CRM для рекламного агентства: кампании по дедлайнам, согласование креатива, медиапланы и бюджеты клиентов отдельно от маржи.
CRM для рекламного агентства держит вместе клиентов, рекламные кампании, креативные задачи, медиапланы и бюджеты. Каждая кампания идёт по дедлайнам публикаций, креатив проходит согласование клиента, а подрядчики-площадки и расходы под контролем. Меньше срывов запусков и прозрачный ROAS по каждому клиенту.
Что даёт CRM рекламному агентству
Главное для агентства — загрузка команды (дизайн, таргет, копирайтинг) и удержание клиентов на ретейнере. CRM сводит задачи по кампаниям, медиаплан и факт расходов, поэтому видна загрузка каждого специалиста и рентабельность клиента. Далее — путь кампании от брифа до отчёта.
Заявки и воронка продаж
Запрос на рекламу начинается с брифа: цели, бюджет, KPI кампании. CRM квалифицирует лид, ведёт согласование медиаплана и коммерческого предложения, напоминает о дедлайне ответа, поэтому горячие заявки на продвижение не остывают в переписке.
Проекты, этапы и задачи команды
Каждый проект CRM ведёт по этапам: задачи для дизайнеров, таргетологов и копирайтеров, дедлайны и статус выполнения. Запуск кампании держится не на памяти аккаунт-менеджера, а на последовательности: макет утверждён — только после этого открывается задача на размещение.
Что агентство сдаёт клиенту
Услуги агентства удобно различать по тому, какой результат считается сданным клиенту.
| Что сдают клиенту | В каком виде |
|---|---|
| Рекламная кампания | отчёт за период с расходом бюджета и стоимостью заявки для клиента |
| Контент-план на месяц | утверждённый график публикаций с датами и ответственными за каждую |
| Макет от дизайнера | правки клиента в одной ветке, финал отмечается версией для печати |
| Работа подрядчика на продакшне | акт и счёт закрывают этап, оплата идёт после приёмки |
Сметы, бюджеты и контроль маржи
На каждый проект CRM ведёт смету: услуги, рекламные бюджеты, ставки подрядчиков и итоговая цена для клиента. Система сравнивает план с фактом, поэтому вы сразу видите, где проект выходит за бюджет, и сохраняете маржу агентства.
Карточка клиента и история сотрудничества
Клиент в агентстве — это не один контакт, а череда проектов со своими бюджетами и сроками. Поэтому под ним собрано всё: действующий договор, прошлогодняя кампания, гайдлайны, переписка по правкам. Новый аккаунт-менеджер входит в работу с этого, а не с повторного брифа.
Договоры, оплаты и документы
Деньги агентства и рекламный бюджет клиента считаются порознь. Предоплата за услуги закрывает акт, а средства на размещение проходят транзитом и в маржу не входят. Смешанные в одном счёте, они дают проект, прибыльный только на бумаге.
Напоминания и удержание клиентов
Ретейнер держится не на добрых отношениях, а на отчёте, который приходит каждый месяц в один и тот же день. Система ставит его подготовку заранее — вместе с датой счёта и дедлайном контент-плана на следующий месяц. Сколько стоит один клиент, ушедший из-за молчания агентства, покажет калькулятор ниже.
Выручка и самые прибыльные направления
Дашборд считает не оборот, а то, что остаётся агентству: доход по услугам минус часы команды и счета подрядчиков, по каждому проекту отдельно. Рядом — загрузка специалистов в часах: она и объясняет, почему прибыльный на вид клиент съедает месяц дизайнера.
Рекламные, digital- и BTL-агентства
У каждого направления деньги проходят своим узлом — и именно он задаёт, что ведёт CRM:
- Рекламные агентства полного цикла — ведут клиента кампаниями с отдельным бюджетом, и маржу видно только после закрытия сметы;
- Digital- и SMM-агентства — работают на ежемесячной ретенции, поэтому потеря одного клиента сразу срезает постоянный доход;
- Креативные и дизайн-студии — тратят больше всего на правках, и каждый лишний круг согласования съедает прибыль проекта;
- Продакшн и производство рекламы — нанимают подрядчиков под каждый проект, поэтому график и закрывающие документы значат больше воронки;
- Маркетинговые команды и фрилансеры — ведут несколько клиентов одновременно и рискуют потерять оплату между проектами.
Как мы внедряем CRM в вашем агентстве
Работа начинается с выявления объёма: вы приходите с готовым техническим заданием или мы выясняем потребности вместе в разговоре (обычно это занимает от 20 минут до часа). На основе этого составляется прайс-лист, разделённый на этапы (разделы, отчёты и функции — например, карточка проекта, таймшиты команды, счета подрядчикам, маржа проекта), и каждый этап имеет свою цену. Вы видите не одну сумму за «CRM», а понятный перечень и сами решаете, с чего начать. Выполнение каждого этапа вы контролируете и принимаете его отдельно. Готовую систему вы получаете полностью в собственность, а мы в дальнейшем сопровождаем проект и при необходимости масштабируем его: доработки и улучшения, вторая команда в другом городе, новые разделы и функционал.
Ближайший по задачам пример — кейс англоязычной CRM для компании «Maverick» — с выставочными проектами, подрядчиками, воронкой продаж и балансом.
Частые вопросы
Что делать, если клиент на абонементе постоянно просит «мелкие правки»?
Каждая такая правка заводится задачей в проект и списывает часы из месячного пакета, поэтому в конце месяца видно, сколько часов клиент съел сверх оговорённых. Дальше это либо счёт за дополнительные работы, либо повод пересмотреть стоимость абонемента на следующий период — разговор опирается на цифры, а не на ощущения перегруженной команды.
Как увидеть маржу проекта, если часть работ отдали фрилансеру?
В смете доход по услугам разделяется с расходами: ставка штатного дизайнера или таргетолога по часам и счёт подрядчика отдельной строкой. Рекламный бюджет клиента в расходы агентства не попадает, иначе маржа будет искажённой. В отчёте видно, какие направления — SMM, контекст, продакшн — реально зарабатывают.
Заменяет ли CRM рекламные кабинеты Meta и Google Ads?
Нет. Ставки, показы и лиды остаются в кабинетах, CRM их не ведёт и не управляет кампаниями. Она держит договорённости с клиентом, смету, задачи команды и оплаты, а итоговые цифры из отчётов кампаний вносятся в проект, чтобы видеть результат рядом с маржой.
