CRM для стоматологической клиники: записи, карты пациентов, оплаты и напоминания об осмотре.
CRM для стоматологической клиники держит два объекта учёта: план лечения пациента и час работы кресла. План определяет, сколько визитов впереди и на какую сумму; кресло показывает, нашлось ли для этих визитов место в графике. Разрыв между этими двумя величинами и есть то, что клиника недополучает за месяц.
Что даёт CRM стоматологической клинике
План лечения редко умещается в один визит: терапия — это шесть приёмов, имплантация растягивается на несколько месяцев, ортодонтия длится годами. Каждый такой план требует своего слота в графике и своего напоминания накануне. Схема ниже показывает эти шаги в том порядке, в каком их проходит пациент.
Запись на приём и расписание врачей
Обращение с сайта, рекламы или телефона превращается в запись с тремя обязательными параметрами: врач, кресло и длительность процедуры. Из-за этой длительности имплантацию не поставят в получасовое окно перед осмотром, а освободившееся после отмены место сразу видно тому, кто ведёт график.
Карточка пациента и история лечения
На каждого пациента ведётся электронная карточка с диагнозами, снимками, планом лечения и историей визитов. Врач, который принимает пациента впервые, видит предыдущие вмешательства и снимки, поэтому продолжает чужой план лечения, а не собирает анамнез заново.
На чём клиника теряет деньги
У каждого направления клиники есть своя точка, где пациент или деньги теряются между визитами.
| Вид лечения | На чём клиника здесь теряет деньги |
|---|---|
| Терапия | план на 6 визитов обрывается после второго, и вернуть пациента некому |
| Хирургия и имплантация | между имплантацией и коронкой 3-6 месяцев паузы, за это время пациент уходит к другим |
| Ортодонтия | активация брекетов раз в 4-6 недель; пропущенный визит удлиняет лечение на месяцы |
| Профилактика и гигиена | осмотр раз в полгода никому не напоминают, и вместо чистки выходит лечение |
| Гарантия и рекламации | срок гарантии на работу считают по памяти, дата установки — в бумажной карте |
Напоминания и возвращение пациентов
Дата следующего контакта считается от самого лечения: полгода после гигиены, четыре недели до активации брекетов, три месяца между имплантацией и коронкой. Эти даты стоят в плане, и накануне пациент получает сообщение, а администратор — список тех, кто не подтвердил. Удержать существующего пациента дешевле, чем привлечь нового. Сколько приносят напоминания о профосмотрах — считает калькулятор ниже.
Оплаты, план лечения и смета
На каждый план лечения CRM ведёт смету по этапам: что сделано, что впереди и сколько оплачено. Видно, кто уже рассчитался, а кому нужна доплата, поэтому финансы клиники прозрачны, а пациент понимает стоимость лечения заранее.
Расчёт зарплат врачей
Начисление собирается из процедур, зафиксированных в карточках: процент от выполненной работы, отдельная ставка ассистента, вычет стоимости материалов. Врач открывает собственный расчёт и видит, из каких визитов сложилась сумма.
Загрузка кресел и прибыльные направления
Система показывает ключевые показатели: количество записей и загрузку кресел, процент возвращения пациентов, оборот за период и самые прибыльные направления. Отдельной строкой считаются оборванные планы лечения — сумма, которую пациенты уже согласовали, но не дошли её оплатить.
Стоматологии, ортодонтия и сети клиник
Лечение длится от одного визита до нескольких лет, и деньги идут вдоль всего срока:
- Стоматологические клиники — ведут пациента планом лечения на несколько визитов, поэтому оборванный план видно раньше, чем он станет долгом;
- Частные кабинеты — держат расписание одного врача, где каждый неявившийся пациент оставляет пустой час без замены;
- Сети стоматологий — передают пациента между филиалами, поэтому карта и остаток оплаты должны совпадать во всех точках;
- Ортодонтические центры — лечат годами с контрольными визитами ежемесячно, и пропущенная активация сдвигает весь срок;
- Центры имплантации — разводят этапы на месяцы, а между ними лежат снимки и гарантии, которые потом приходится поднимать.
Как мы внедряем CRM в вашей клинике
Работа начинается с выявления объёма: у вас уже есть готовое техническое задание или мы выясняем потребности вместе в разговоре (обычно это занимает от 20 минут до часа). На основе этого составляется прайс-лист, разделённый на этапы (разделы, отчёты и функции — например, зубная формула, план лечения, карточка пациента, расписание врачей), и каждый этап имеет свою цену. Вы видите не одну сумму за «CRM», а понятный перечень и сами решаете, с чего начать. Выполнение каждого этапа вы контролируете и принимаете его отдельно. Готовую систему вы получаете полностью в собственность, а мы в дальнейшем сопровождаем проект и при необходимости масштабируем его: доработки и улучшения, учет имплантов по партиям, новые разделы и функционал.
Частые вопросы
Что будет с записью, если врач заболел накануне?
День одного врача переносится пакетом: пациенты выводятся списком, по каждому виден тип визита и контакт. Сложные вмешательства обычно сдвигают на того же врача, а осмотры и снятие швов отдают коллеге — система показывает, у кого в эти часы свободное кресло.
Заменит ли система медицинскую карту и государственные реестры?
Нет. CRM ведёт запись, план лечения, смету и коммуникацию с пациентом, а декларации, электронные направления и отчётность остаются в медицинской информационной системе. Клиники обычно держат обе и делят зоны: пациентопоток и деньги — в CRM, медицинские документы — в МИС.
Как показать пациенту стоимость лечения, которое длится полгода?
План лечения разбивается на этапы с ценами и ориентировочными датами: терапия, эндодонтия, протезирование. Пациент видит сумму за этап, а не одну пугающую цифру, и в карточке остаётся видно, сколько из плана уже выполнено и оплачено.
Сколько времени занимает перенос базы пациентов?
Контакты и историю визитов переносят за несколько дней, если учёт вёлся в программе или таблице. Снимки и описания лечения полностью мигрируют редко: старые рентгены оставляют в архиве, а в CRM заводят историю с текущего плана лечения.
Кто видит диагнозы и суммы, кроме врача?
Администратор работает с записью, оплатами и напоминаниями, а клиническую часть карточки ему закрывают. Врач видит своих пациентов, руководитель — всю клинику; в сети права ещё и разделяют по филиалам.
