Автоматизация продаж с помощью CRM-системы: преимущества использования программы

Какие преимущества получает компания, автоматизируя деятельность отдела продаж путём внедрения CRM?

Как показывают статистические исследования, по мнению 70% менеджеров автоматизация отдела продаж путём внедрения CRM позволяет сотрудникам этого подразделения выполнять намного больше работы, чем они делали до внедрения этого программного обеспечения. Во многом это происходит в связи с тем, что присутствующая в CRM автоматизация бизнес процессов существенно упрощает работу с потенциальными заказчиками.

В этой статье мы расскажем читателям, что собой представляет автоматизация продаж CRM и каким образом владелец бизнеса может, используя эту программу, автоматизировать работу отдела продаж.

Что собой представляет автоматизация управления продажами?

По своей сути автоматизация продаж – это организация процесса работы с потенциальными заказчиками и клиентами, когда большая часть рутинных процессов выполняется специализированной программой, а не сотрудниками отдела. В связи с тем, что большинство рутинных процессов выполняет программное обеспечение, сотрудники получают возможность уделять больше собственного внимания обращениям клиентов и обработке поступивших от них заявок.

Помимо этого, в связи с тем, что большую часть работы выполняется программой, происходит исключение человеческого фактора, соответственно в документах не будет ошибок и опечаток, а информация о клиенте будет своевременно добавляться в единую базу данных. Для автоматизации работы отделов продаж используется специализированное программное обеспечение, именуемое CRM.

При этом стоит отметить, что эта программа не только позволяет автоматизировать большинство бизнес-процессов, но и ставить различные задачи сотрудникам, а также отслеживать эффективность и быстроту их выполнения. Также внедрение CRM-системы позволяет руководителю автоматизировать практически все бизнес-процессы, протекающие в отделе продаж:

• - собирать обращения, поступившие из различных источников, например с сайта, электронной почты или контактного номера телефона и назначать специалиста, ответственного за их обработку;
• - ставить сотрудникам задачи для обеспечения связи с клиентами;
• - проводить в автоматическом режиме расчёт ценовой планки товаров или заказываемых клиентом услуг;
• - отправлять потенциальным клиентам по запросу коммерческое предложение;
• - делать отправку на телефон клиента информацию о статусе его заказа;
• - в том случае, если сумма заключаемой сделки превышает определённую сумму, то программа может назначить для работы с этим клиентом лучших специалистов.

Нужно отметить, что данный список можно продолжать очень долго, ведь программа в случае необходимости может выполнять отправку клиенту закрывающих документов, регламентирующих окончание сделки.

Что позволяет получить владельцу бизнеса автоматизация маркетинга и продаж?

Автоматическое заполнение документов и отправка писем клиентам

Не секрет, что на составление договоров, выставление счетов, а также формирование коммерческих предложений может уходить большое количество времени. При этом даже одна ошибка или опечатка, допущенная сотрудником в одном из этих документов, может оказать на сделку и клиента самое негативное влияние, помимо этого документ придётся составлять заново, снова потратив на него много рабочего времени.

Внедрение CRM-системы позволит выполнять подготовку необходимой документации и коммерческих предложений сотрудникам, сделав всего несколько кликов мышью. При этом для того, чтобы формировать документы, в программе необходимо создать шаблон. После создания шаблонов программное обеспечение начнёт подставлять в документ индивидуальные значения для каждого заказчика.

Автоматизация постановки задач сотрудникам

Для того чтобы не забывать даже самых мельчайших деталей, можно автоматизировать CRM таким образом, чтобы программа самостоятельно выставляла задачи специалистам, например, рекомендовала отправлять письмо клиентам, позвонить заказчику, отправить коммерческое предложение или выставит счёт на оплату товаров или услуг. Помимо этого, данное программное обеспечение будет просто незаменимым в том случае, если сотрудники систематически забывают перезванивать клиентам и заказчикам.

Приведём простой пример. Один из ваших постоянных клиентов систематически задерживает оплату за полученные товары или услуги. Автоматизация отдела продаж позволит настроить программу таким образом, чтобы она за неделю до того, как клиенту нужно будет сделать оплату, напоминала менеджеру о необходимости совершения звонка заказчику, а также в автоматическом режиме выставляла счёт на услуги и высылала его на электронную почту клиента.

Вообще благодаря функциональности этой программы руководитель получает возможность автоматизировать любые задачи для своих подчинённых, например, выставлять их по датам. Задачи, выставленные по датам, будут напоминать сотрудникам об истекающем сроке договора, днях рождения постоянных заказчиков и клиентов или о том, что необходимо сделать рассылку на клиентов, давно не покупавших товары.

Настройка SMS-рассылок

Автоматизация продаж CRM позволяет получить удобную систему для создания SMS-оповещений клиентов об отправленных им товарах или проводимых компанией акциях. Такая система информирования отлично подойдёт для компаний, работающих в самых различных отраслях бизнеса.

Так, например, салоны красоты с помощью SMS-рассылок могут напоминать своим клиентам, что завтра они записаны к мастеру, для компаний, продающих различные товары, система даст возможность напоминать покупателям об отправленных им товарах.

Для того чтобы у программы присутствовала такая функция, при заказе разработки CRM руководителю необходимо уведомить об этом разработчика, и он добавит возможность интеграции программы с сервисами, выполняющими SMS-рассылки.

Чаще всего для выполнения таких рассылок в программе необходимо создать шаблон, который будет «привязан» к определённым датам и отправлять клиенту сообщение за сутки или несколько часов до наступления события. Также отправка сообщения может быть настроена таким образом, что сообщение автоматически уходит клиенту после того, как сделка перешла на определённый этап сотрудничества.

Рассылка писем на электронную почту клиента

Функциональность CRM позволяет не только отправлять сообщения клиентам на телефон, но и высылать письма на электронную почту.

Так, например, при наличии правильных настроек эта программа может автоматически формировать и высылать на электронную почту, указанную клиентом, договор. При этом программное обеспечение самостоятельно найдёт необходимый шаблон и выполнит его заполнение, подставив данные клиента, название вашей компании, а также товар или услугу, которую заказывает клиент.

После этого текст договора будет вставлен в тело письма. Помимо этого, используя функциональность CRM, можно настроить программу таким образом, чтобы договор о сотрудничестве автоматически формировался и отравлялся на электронную почту заказчика сразу после того, как произошло изменение статуса заказа или наступила определённая дата.

Для получения возможностей, связанных с отправкой сообщений на электронную почту, CRM может интегрироваться с программами, которые выполняют email-рассылки. При этом CRM настолько удобна и функциональна, что загрузить базу данных и отправить письма нужным клиентам можно, сделав всего несколько нажатий мышью.

Выполнив интеграцию этой программы с серверами рассылок, владелец бизнеса получает возможность выполнять подогревающие интерес клиентов рассылки, рассылать информацию о новых товарах или услугах, делать отправку писем с приветствиями, проводить деление заказчиков на различные сегменты со своими сценариями отправки писем.

Так, например, в том случае, если потенциальный клиент отказался от приобретения товара или заказа услуги из-за высокой стоимости, то его можно добавить в отдельный раздел и отправлять на почту информацию о наличии скидок на интересующий его товар или проводимых вашей компанией акциях.

Помимо этого, выполнение интеграции этой программы с сервисом, позволяющим выполнять почтовые рассылки, даёт возможность отправлять клиентам персонализированные письма, сделав при этом всего несколько нажатий мышью.

Создание заявок на основании определённых условий

В том случае, если ещё несколько лет назад заявки от потенциальных заказчиков и клиентов могли поступать только при помощи контактного номера телефона компании, то сегодня можно получить обращения через собственный официальный сайт, лендинги, рекламные объявления в мировой паутине.

Однако без наличия специальной программы менеджеры вынуждены записывать эти заявки в записных книжках, на стикерах, в таблицах. Такой подход приводит к тому, что сотрудники могут забывать обработать некоторые заявки из-за высокой загруженности.

Для того чтобы этого не происходило автоматизация процесса продажи, присутствующая в CRM, позволяет проводить интеграцию программного обеспечения с сайтами, лендингами, IP-телефонией и официальной электронной почтой компании. После такой интеграции CRM в автоматическом режиме будет собирать заявки и добавлять в базу данных информацию о каждом клиенте.

Проведение автоматического расчёта стоимости

Благодаря тому, что будет выполнено внедрение CRM-систем, сотрудникам этого отдела не нужно будет самостоятельно проводить расчёт стоимости товара, а также совершать звонок заказчику, чтобы озвучить ему итоговую цену. Ведь программное обеспечение самостоятельно выполнит расчёт стоимости товара, пока специалист ведёт телефонные переговоры с потенциальным покупателем. Для того чтобы программа могла проводить расчёт стоимости товаров и услуг необходимо просто создать в ней определённый шаблон.

Возможность назначения и смены ответственного сотрудника за проведение сделки или покупки

В некоторых случаях для успешного закрытия сделки руководителю необходимо выполнить замену ответственного за работу с клиентом специалиста. В CRM это можно сделать на любом этапе сотрудничества, используя для этого воронку продаж. Замена специалиста, ведущего сделку, может происходить в следующих случаях:

• 1. Отдел продаж вашей компании поделен на две группы сотрудников: в первой группе присутствуют менеджеры, работающие с холодными звонками, а во второй группе наиболее опытные специалисты по продажам. После обработки заявки на этапе холодного звонка и перевода сделки на этап презентации на неё автоматически назначается новый менеджер.
• 2. В том случае, если в процессе обработки заявки менеджер ставит метку «проблемная заявка», то программа автоматически ставит ответственным руководителя отдела продаж, который сможет погасить конфликт и поможет компании не потерять заказчика.
• 3. В том случае, если стоимость покупки выше определённого уровня, то тогда вместо обычного менеджера ответственным за обработку заявки назначается руководитель отдела продаж.

Конечно, можно проводить замену ответственных за обработку заявки специалистов и в ручном режиме или просто передать его другому специалисту, сделав устный приказ, но в этом случае при возникновении проблем или потери клиентам найти ответственного будет практически невозможно. Поэтому намного проще и удобнее позволить программе делать это в автоматическом режиме.