CRM для учебного центра и курсов: учёт учеников и групп, расписание, посещаемость, оплаты и напоминания о следующем курсе.
CRM для учебного центра — это система, которая ведёт учёт учеников, групп, расписания занятий, оплат и работы преподавателей. Каждая заявка на обучение закреплена за группой и датой старта, посещаемость и прогресс под контролем, а напоминания об оплате и следующем курсе отправляются автоматически. Это больше доведённых до набора заявок, меньше долгов и больше учеников, которые продолжают обучение.
Что даёт CRM учебному центру
Главная ценность CRM для образования — это полный набор групп и удержание учеников. Заявки доводятся до записи, оплаты под контролем, а ученики возвращаются на следующий уровень благодаря напоминаниям. На схеме — жизненный цикл одной группы: от первого запроса о курсе до выпуска и перезаписи на следующий уровень обучения, с фиксацией оплат на каждом шаге.
Учёт учеников и групп
На каждого ученика CRM ведёт карточку со всем, что нужно центру:
- Контакты и данные — ученик, родители, канал связи для напоминаний;
- Курсы и группы — на что записан, в какой группе и на каком уровне;
- Посещаемость и прогресс — журнал занятий, результаты, успеваемость;
- Оплаты и абонементы — что оплачено, что в долг, когда следующий платёж.
Курсы, расписание занятий и посещаемость
Все курсы, группы и расписание — на одном экране: когда занятия, в какой аудитории, с каким преподавателем. Преподаватель отмечает присутствующих в электронном журнале, а система считает посещаемость и остаток занятий по абонементу — без бумажных табелей.
Онлайн-запись и работа с заявками
Заявка на пробное занятие или курс с сайта, рекламы или мессенджера сразу попадает в CRM и закрепляется за администратором с напоминаниями о следующем шаге. Ни одна заявка не остаётся без ответа, поэтому больше людей доходит до записи в группу.
Оплаты, абонементы и контроль долгов
CRM фиксирует оплаты за курсы и абонементы, показывает, кто и сколько должен, и напоминает о следующем платеже. Администратор видит должников и остатки занятий, поэтому деньги не «провисают», а оплаты собираются вовремя.
Напоминания и удержание учеников
Большинство учеников готовы учиться дальше — их лишь нужно вовремя пригласить. CRM напоминает о следующем уровне, заканчивающемся абонементе или пропущенном занятии, поэтому ученики возвращаются, а не «отваливаются» после первого курса. Удержать того, кто уже учится, дешевле, чем привлечь нового.
Расчёт зарплат преподавателей
Система считает нагрузку каждого преподавателя по проведённым занятиям и группам. Зарплата начисляется автоматически по ставкам и фактическим часам, поэтому расчёты прозрачны и сводятся сами.
Доходимость курса и рентабельность групп
Система показывает ключевые показатели: количество заявок и конверсию в набор, наполняемость групп, посещаемость, оборот за период и процент учеников, которые продолжают обучение. Отсюда видно, какой курс стоит масштабировать, а какой лишь тратит рекламный бюджет.
От чего зависит сумма договора
Сумма в договоре считается по-разному в зависимости от формата обучения, и CRM держит эти правила отдельно:
| Формат обучения | Из чего складывается сумма в договоре |
|---|---|
| Групповой курс на 12 занятий | цена фиксирована за курс, пропуск занятия не уменьшает сумму |
| Индивидуальные занятия | оплата за фактически проведённые часы из журнала преподавателя |
| Онлайн-формат с записями | доступ открывается на срок курса и закрывается на дату завершения |
| Подготовка к экзаменам | пакет из пробных тестирований, каждое дополнительное оплачивается отдельно |
| Переход в другую группу | остаток за неиспользованные занятия переходит на новый договор |
Кому подходит эта CRM
У разных форматов обучения деньги поступают в разный момент, и ответственность перед учеником тоже разная:
- Учебные центры и курсы — набирают группу под дату старта, поэтому недобор за неделю до первого занятия срывает весь поток;
- Языковые школы — живут на продлениях: ученик платит за следующий уровень, и сразу видно, кто не перешёл;
- Тренинговые и IT-школы — продают поток целиком, деньги получены заранее, поэтому отсев считают по модулям;
- Школы искусств и секции — держатся на абонементах, где пропущенное занятие нужно либо отработать, либо списать;
- Репетиторы и онлайн-школы — считают каждое занятие отдельно, вместе с переносами и возвратами.
Как мы внедряем CRM в вашем центре
Работа начинается с выявления объёма: вы приходите с готовым техническим заданием или мы выясняем потребности вместе в разговоре (обычно это занимает от 20 минут до часа). На основе этого составляется прайс-лист, разделённый на этапы (разделы, отчёты и функции — например, карточка ученика, расписание групп, табель посещений, абонементы), и каждый этап имеет свою цену. Вы видите не одну сумму за «CRM», а понятный перечень и сами решаете, с чего начать. Выполнение каждого этапа вы контролируете и принимаете его отдельно. Готовую систему вы получаете полностью в собственность, а мы в дальнейшем сопровождаем проект и при необходимости масштабируем его: доработки и улучшения, второй филиал, новые разделы и функционал.
Как это выглядит на практике — смотрите кейс CRM для учебного центра с филиалами, табелем посещаемости, воронкой продаж и расчётом зарплат педагогов.
Частые вопросы
Сколько времени занимает перенос базы учеников из старых таблиц?
Обычно от трёх дней до недели. Excel и Google Таблицы импортируются по фамилии, телефону родителей и названию группы почти без ручной работы; бумажные журналы вносят выборочно — берут тех, кто учится сейчас, и тех, кто закончил последний семестр. Историю оплат за прошлые годы чаще оставляют в архиве, чем переносят.
Что будет, если ученик пропустил занятие по абонементу?
Занятие отмечается в журнале как пропуск с причиной, и дальше срабатывает заданное вами правило: уважительная причина — занятие не списывается и переносится на отработку, неуважительная — списывается с абонемента. Администратор видит остаток занятий в карточке ученика, поэтому споры с родителями закрываются одним экраном.
Заменит ли CRM бухгалтерскую программу?
Нет. CRM ведёт оплаты, абонементы и долги на уровне ученика и группы, а первичные документы, отчётность ФЛП и кассу оставляет бухгалтерии. Из CRM идёт выгрузка поступлений за период — дублировать те же платежи в двух программах не нужно.
Как начислить преподавателю, если в группе каждый раз разное количество учеников?
Ставка задаётся на уровне занятия: фиксированная сумма за проведённую пару, оплата за час или процент от суммы оплат присутствующих учеников. Система берёт фактическую посещаемость из журнала, поэтому у одного преподавателя могут параллельно действовать разные правила — индивидуальные занятия по одному, групповые по другому.
Кто видит контакты учеников и родителей?
Это определяется правами роли. Преподавателю обычно открывают только свои группы без телефонов, администратору — контакты и оплаты, руководителю — всё вместе с отчётами. Такое разделение чаще всего просят центры, у которых преподаватель уже уходил и забирал с собой часть группы.
