Как улучшить продажи с помощь аналитических отчетов в CRM-системе?

Какие отчёты для руководителя позволяют формировать CRM-системы?

По данным маркетинговых исследований, только 5% заказчиков и клиентов, обратившись в компанию, готовы сразу совершить покупку, во всех остальных случаях менеджерам отдела продаж для успешного закрытия сделки приходится «подогревать» клиента.

При этом даже компании, работающей в секторе малого бизнеса и имеющей весьма ограниченный штат сотрудников, довольно сложно уследить за тем, как именно работают специалисты, занимающиеся продажами. В результате этого из-за непрофессионального отношения этих специалистов к своим обязанностям часть заказчиков отказываются от совершения покупки или уходят к конкурентам.

Решить проблемы, связанные с потерей клиентов, поможет внедрение CRM системы, которое позволит повысить качество работы отдела продаж. Помимо этого, CRM аналитика продаж даст возможность руководству получать грамотные отчёты, позволяющие контролировать собственных сотрудников, а также улучшать работу отдела.

В этой статье мы расскажем читателям, какие отчёты следует использовать, если у вас работает CRM аналитика для отдела продаж.

Три важнейших вида отчётов, которые позволяет получить аналитика CRM систем

Аналитика отчётов, предоставляемых этим программным обеспечением, позволяет руководителю оперативно оценивать качество труда специалистов отдела продаж, прогнозировать уровень доходов своей компании, а также выполнить наиболее эффективное распределение денежных средств и ресурсов.

При этом стоит сказать, что, несмотря на такую важность использования отчетов CRM системы, мало кто из руководителей знает о том, с какой именно частотой необходимо знакомиться с этими аналитическими документами и на какие именно показатели следует в первую очередь обращать собственное внимание.

Ежедневные отчёты

Планируя получать ежедневные отчеты в CRM, необходимо понимать, что здесь не должно присутствовать информации о доходах, расходах и прибыли компании. Ведь в этом отчёте руководитель должен получить информацию о том, сколько и каких именно действий выполнили менеджеры, работающие в отделе продаж с клиентской базой компании.

Например, сколько специалистами было выполнено «холодных», «тёплых» или «горячих» звонков, сколько было проведено встреч и презентаций, а также, как именно велась борьба с возражениями. Помимо этого, в таком отчёте должна присутствовать информация о том, сколько полезных для компании действий выполнил каждый сотрудник продаж.

Таким образом, получая и анализируя такой ежедневный отчёт, руководитель будет иметь максимально подробную информацию о том, кто из его сотрудников усердно трудился, а кто только изображал бурную рабочую деятельность.

Еженедельные отчёты

Обработка писем, звонков, обращений клиентов важна, прежде всего, для того, чтобы мотивировать потенциальных заказчиков на заказ услуг или покупку товаров. Получая еженедельные отчеты CRM системы, руководитель получает возможность чётко понимать, как именно работали сотрудники отдела продаж на протяжении недели для повышения прибыли компании.

В этом отчёте руководитель обязательно должен получать следующую важную информацию:

• - количество обращений клиентов, которые в течение недели продвинули менеджеры отдела продаж по воронке продаж;
• - количество отказов клиентов;
• - уровень продвинутых заявок по воронке продаж каждым сотрудником.

Проводя просмотр таких отчётов, руководитель сможет получить информацию о том, какое количество звонков переросло во встречи менеджеров с заказчиками, сколько коммерческих предложений было отправлено клиентам, а также количество сделок, полностью закрытых за календарную неделю сотрудниками.

Ежемесячные отчёты

В ежемесячных отчётах руководитель компании и отдела продаж должен получать информацию о продажах, совершаемых компанией на длительном этапе работы. При этом в данном документе обязательно должна присутствовать следующая информация: количество новых заказчиков или покупателей, обратившихся в компанию за месяц, средняя стоимость покупок в этом месяце, размер выручки, которую смогла получить компания, и объём чистой прибыли.

Знакомство с таким отчётом позволит руководителю получить следующую важную информацию:

• - насколько эффективна структура воронки продаж, используемой компанией в CRM;
• - средний уровень конверсии, присутствующей у компании;
• - эффективность работы отдела продаж.

Получение и знакомство с ежемесячным отчётом и будет самым эффективным временем для того, чтобы проводить разбор работы отдела продаж. При этом, проводя встречу со специалистами этого отдела, необходимо обязательно выслушать все мысли, идеи сотрудников, а также рассказать о своём мнении по поводу успехов и неудач в работе этого подразделения. Также во время этого собрания необходимо озвучить тактику и стратегию, которая позволит избавиться отделу от слабых сторон в работе.

Как правильно должны быть составлены отчёты об эффективности работы отдела?

Использование отчётов, составленных в таблицах Excel – это решение, которое подойдёт только для небольших компаний, имеющих в собственном штате всего нескольких сотрудников, а также с минимальным количеством клиентов и заказчиков.

Для всех остальных компаний и видов бизнеса для составления аналитических отчётов рекомендуется использование специализированных программ, обладающих высокой функциональностью и всеми необходимыми инструментами.

Стоит отметить, что одним из лучших видов программного обеспечения, позволяющих получить качественные отчёты, являются CRM-системы. Так, например, используя данное программное обеспечение, пользователь получает возможность получить аналитические отчёты в виде визуально простых, понятных и удобных для ознакомления графиков или диаграмм.

Причём при обращении к разработчику, для того чтобы выполнить создание и внедрение CRM для бизнеса, руководитель получает возможность разработать любой функционал и получать максимально подробные и интересные для себя отчёты. При этом стоит отметить, что получать такие отчёты можно будет в режиме реального времени, сделав всего несколько нажатий мышью.

Виды и типы аналитических отчётов, которые будут интересны любому руководителю

Далее для наших читателей мы составили подборку наиболее актуальных и эффективных отчётов, которые используются компаниями для получения информации о своём бизнесе и эффективности работы специалистов. Ознакомившись с этими отчётами, вы сможете понять, как, используя CRM-системы, легко получить важную и полезную аналитическую информацию.

Оценка продуктивности и качества работы сотрудников

Не уверены, что работающие в структуре отдела продаж специалисты стараются сделать всё возможное, чтобы увеличить количество продаж компании? Значит, пришло самое время для того, чтобы проанализировать эффективность работы каждого сотрудника этого подразделения, а также его руководителя и сделать это можно выполнив внедрение CRM, которая представит вам следующие полезные аналитические отчёты:

• 1. Получение ответа по выполненным сотрудниками задачам. Получение этого отчёта позволит руководителю чётко понимать, кто из специалистов, получая задачу, старается максимально оперативно и качественно её выполнить, а кто откладывает дело в «долгий» ящик или вовсе забывает о выполнении возложенных на него задач. Благодаря возможности получения отчёта в виде графика или диаграммы, вы сможете быстро понять, как каждый из менеджеров относится к своей работе.
• 2. Отчёт по количеству заявок, обработанных каждым специалистом. Стоит сказать, что получение такого отчёта может дать самые неожиданные результаты и, например, менеджер Александр, постоянно ведущий разговоры по рабочему телефону, занят совершенно не рабочими задачами.
• 3. Прибыль, принесённая компании каждым менеджером. Получение такого аналитического отчёта позволит вам максимально чётко понимать, какой реальный вклад делает каждый сотрудник в прибыль компании за определённый отрезок времени. При этом стоит отметить, что благодаря получению этого отчёта руководитель сможет понять, что кто-то из сотрудников получает зарплату намного больше прибыли, которую он приносит компании.
• 4. Количество звонков, которые обработал каждый специалист. Многие могут сказать, что это неэффективный показатель полезности сотрудника, однако согласитесь, что активный менеджер, постоянно обрабатывающих заявки клиентов, имеет более высокие шансы получать и закрывать выгодные для компании сделки.
• 5. Составление рейтинга эффективности работы отдела. Наличие такого отчёта позволяет руководителю делать поощрения лучшим специалистам, а также показывает тех, кто является в отделе «слабым звеном». В том случае, если такой отчёт доступен для ознакомления каждому сотруднику, то он также может выступать в качестве мощного мотивирующего фактора.

Визуализация работы воронки продаж

Не секрет, что любой бизнес – это путь от обращения клиента до успешного закрытия сделки или до получения от заказчика отказа в продолжение сотрудничества. Используя данные отчёты, вы получите возможность визуализировать работу воронки продаж, а также поймёте, где присутствуют наиболее узкие места, из-за которых теряется большая часть клиентов.

Визуализировать работу воронки продаж можно при помощи следующих аналитических отчетов в CRM:

• 1. Информация по количеству обращений клиентов за определённый отрезок времени. Получая такие аналитические отчёты, руководитель сможет понимать, какое количество реальных клиентов обращается в компанию за определённый отрезок времени.
• 2. Отчёт по количеству закрытых сделок за этот же отрезок времени. Зная о том, какое количество обращений от реальных клиентов имеет компания за определённое время при помощи этого отчёта, вы будете понимать, какое количество заказчиков ваши менеджеры смогли довести до успешного закрытия сделки. И в том случае, если обращений клиентов намного больше, чем успешных сделок, значит пришло время задуматься об эффективности работы вашего отдела продаж.
• 3. Отчёт по проигранным сделкам с сегментацией их по воронке продаж. Наличие такого отчёта даст возможность понимать, на каких именно этапах чаще всего происходит отсеивание потенциальных покупателей или заказчиков. Например, они могут уходить к конкурентам из-за того, что очень долго ожидают получения коммерческого предложения, оправки документов со стороны компании или после разговора с невежливыми специалистами.
• 4. Распределение количества обращений по всем этапам воронки продаж. Если знакомясь с таким отчётом вы обратили внимание, что у вашей компании практически отсутствуют «горячие» клиенты, то это говорит о том, что работающие в отделе продаж специалисты не имеют необходимых знаний и навыков, для того чтобы оперативно и качественно «разогреть» заказчика.
• 5. Проведение сравнения эффективности работы нескольких воронок продаж. Создав несколько различных воронок продаж и отслеживая их эффективность, вы сможете создать максимально качественную воронку продаж, которая позволит существенно увеличить уровень продаж за небольшой отрезок времени.

Оптимизация бюджетов компании

Проводя оптимизацию бюджетов, владельцу бизнеса необходимо помнить о том, что главной ошибкой при выполнении данной процедуры является максимальное сокращение любых расходов, так как это может привести к получению компанией серьёзного ущерба.

Так, например, необдуманное сокращение расходов компании может стать причиной сильного снижения прибыли. И поэтому, задумываясь о проведении оптимизации, очень важно понимать, от каких именно расходов можно безболезненно избавиться вашей компании.

Ознакомиться с такой информацией можно получая специальные отчеты CRM системы:

• - Отчет по расходам и доходам компании. Получение такого отчёта позволит вам чётко понимать, какое реальное положение дел присутствует у вашего бизнеса. Вполне возможно, что дела обстоят намного лучше, чем вы считали.
• - Проведение оценки расходов и доходов компании по направлению её деятельности. Получив такой отчёт, вы сможете понять, какие именно направления вашего бизнеса являются наиболее прибыльными, а какие приносят убыток. Также используя этот отчёт, вы будете чётко понимать, на каком направлении деятельности стоит сосредоточиться компании, а от чего необходимо отказаться.
• - Получение точной информации о задолженности клиентов и заказчиков. На бумаге доход компании может казаться очень внушительным, однако если деньги от заказчиков ещё не поступили на счёт, то толку от этой информации мало.
• - Отчёт эффективности использования рекламных бюджетов. CRM сквозная аналитика позволит вам чётко понимать, насколько эффективно используются денежные средства, присутствующие в рекламном бюджете. Также используя этот отчёт, вы получите информацию о том, какой именно источник трафика является наиболее эффективным для вашей компании.
• - Получение отчёта о доходах с небольшим количеством лидов. Перед тем, как отказываться от источников, приносящих небольшое количество заявок, обязательно ознакомьтесь с суммой, которую вы заработали на этом источнике трафика. Вполне возможно, что получив всего несколько сделок с этого источника, ваша компания заработала больше прибыли, чем с тех ресурсов, откуда приходит большое количество обращений клиентов.

Задумываясь о внедрении CRM, необходимо понимать, что получение ежедневных, еженедельных и ежемесячных отчётов позволяет руководителю полностью анализировать работу своей компании. Конечно, получение такой информации не решит всех проблем, присутствующих у вашего бизнеса, однако позволит понять, в каком направлении необходимо двигаться, чтобы повысить эффективность работы, а также уровень продаж.