Интеграция почты с CRM позволяет упростить работу менеджеров, не терять поступившие заявки, а также получить ряд важных конкурентных преимуществ. О том, как должна выполняться интеграция почтового ящика с CRM, читайте в этой статье.
Почему стоит выполнить интеграцию CRM с электронной почтой?
По последним маркетинговым исследованиям более 80% коммерческих структур считают электронную почту важнейшим каналом, позволяющим привлекать и удерживать потенциальных заказчиков и покупателей. Однако как показывает практика, вести бизнес и общаться с партнёрами, клиентами и заказчиками на электронной почте, используя классические email-клиенты, далеко не всегда удобно.
Так как очень часто при большом потоке писем могут теряться важные сообщения, а обработка каждого поступившего письма выполняется в ручном режиме и требует от руководителя или сотрудников много рабочего времени. Решить все эти проблемы позволит интеграция CRM с email. В этой статье мы расскажем читателям, какие преимущества позволяет получить интеграция email с CRM.
Внедрение CRM– это возможность объединить все почтовые ящики в одной программе
Как показывают исследования, сотрудник отдела продаж, систематически отвлекаясь на проверку почты, ежедневно теряет более двух часов своего рабочего времени. А в том случае, если на почту приходит большой поток писем или компания имеет несколько почтовых ящиков, то у менеджера вообще не остаётся времени на то, чтобы выполнять другие задачи.
Разработка CRM-системы с учётом потребностей и нужд компании и внедрение этого программного обеспечения позволит экономить время сотрудникам на работу с электронной почтой и таким образом даст им возможность заниматься и другими, не менее важными делами. Также интеграция CRM с корпоративным почтовым ящиком позволит отвечать на все полученные письма непосредственно из интерфейса программы.
Не следует забывать и о том, что CRM выполняет формирование базы данных в виде очень удобных карточек, и для того, чтобы отправить заказчику или партнёру сообщение, менеджеру даже не потребуется открывать почтовый ящик, так как всё это можно сделать непосредственно в программном обеспечении. При этом заказывая разработку CRM для бизнеса, вы можете указать, чтобы в процессе интеграции с почтовым ящиком программа имела наиболее широкий функционал, например, позволяла ставить подпись, обращаться к клиенту по имени или имела многие другие возможности.
Возможность сохранения истории переписки с заказчиками и покупателями
Интеграция почтового ящика с CRM позволит руководителю забыть о проблемах, связанных с долгим ответом на пришедшие от клиентов письма, а также длительными поисками нужного адреса электронной почты. Связано это с тем, что после проведения интеграции все письма в хронологическом порядке начинают сохраняться программой в карточке клиента.
Помимо этого, CRM-системы по желанию заказчика также могут сохранять информацию обо всех документах, полученных или отправленных клиенту, телефонных переговорах, выставленных счетах и поступивших в качестве оплаты денежных средствах. Таким образом, каждый менеджер, работая с CRM и формируя ответ клиенту, может быстро освежить в памяти любую информацию, просто просмотрев его карточку в клиентской базе компании, которая также находится в этом программном обеспечении.
Функция настройки шаблонов
Как правило, письма, оповещающие клиентов о новых акциях, проводимых компанией, появлении нового товара, коммерческие предложения и напоминание о необходимости оплаты товара имеют стандартные формы и в них изменяется только ряд данных.
Функциональные возможности CRM-системы позволяют создавать шаблоны практически на каждый случай, после чего у менеджеров компании, работающих в отделе продаж, появляется возможность, сделав всего несколько нажатий мышью, отправить нужное клиенту письмо. При этом программа в автоматическом режиме проставит в тело письма всю необходимую информацию и данные, а также добавит в название отправляемого письма имя клиента, для того чтобы он обратил на него внимание после получения.
Проведение сортировки полученных писем
CRM программа для отправки писем на email позволяет не только создавать шаблоны, но и присваивать каждому полученному письму собственную метку. Так, например, специалисты отдела продаж могут присваивать полученным на почте письмам следующие метки: «Отклик на вакансию», «необходимо отправить коммерческое предложение» или «предложение о сотрудничестве».
Наличие такого подхода позволяет существенно упростить обработку сотрудниками компании и руководством полученных писем. Программа позволяет добавлять любое количество меток и присваивать им свою цветовую гамму.
Быстрота при обработке корреспонденции
В том случае, если CRM для бизнеса интегрирована с почтой, то после получения писем от новых клиентов менеджерам не нужно будет тратить собственное время на то, чтобы добавить информацию о заказчике или покупателе в клиентскую базу. Это существенно повышает скорость обработки информации и позволяет сотруднику быстро переключиться на выполнение других важных задач.
Стоит отметить, что добавить информацию о новом клиенте, купленном товаре, запросе коммерческого предложения или оплате товаров в клиентскую базу менеджер может всего одним нажатием мыши. Помимо этого, в случае необходимости можно автоматизировать этот процесс, благодаря чему вся информация будет автоматически вноситься в клиентскую базу. Также это программное обеспечение позволяет руководителю ставить задачи своим сотрудникам при помощи электронной почты и следить за качеством и своевременностью их выполнения.
Какие преимущества получает владелец компании, решив выполнить интеграцию CRM с почтой?
- - Получение писем с разных ящиков в одной программе. После интеграции CRM с почтой программа будет отслеживать и собирать все письма, поступившие с разных почтовых ящиков. А при получении писем от новых клиентов, заказчиков и партнёров автоматически добавлять их контакты в клиентскую базу данных.
- - Снижение риска потерять обращения клиентов. CRM автоматически может создавать новые контакты, добавлять информацию о клиентах в базу, высылать приветственные письма, а также отправлять коммерческие предложения. Всё это способствует тому, что менеджеры перестанут терять письма и начнут более оперативно отвечать потенциальным клиентам.
- - Мгновенные ответы. После поступления нового письма менеджер компании моментально получает уведомление и может дать ответ непосредственно из программного обеспечения, не открывая почтовых клиентов. Быстрая отправка писем покупателям снизит риск того, что клиент передумает или уйдёт к конкурентам, пока будет ожидать ответ.
- - Сохранение переписки. Все письма, полученные от клиента, сохраняются в его персональной карточке, благодаря чему, давая очередной ответ, специалист может быстро освежить в памяти важную информацию по сделке.
