На сегодняшний день руководители компаний и бизнеса стараются найти оптимальные технологии для отслеживания эффективности компании и мотивации сотрудников. Решить обе эти задачи позволит внедрение в бизнес-процессы компании KPI.
По международным социологическим опросам и исследованиям, более 60% компаний, выполнивших внедрение KPI в свои бизнес-процессы, смогли получить положительный эффект. При этом более 70% компаний используют классические таблицы Excel, проводя расчет KPI, и только 10% от общего числа отдают предпочтение современным технологиям в виде облачных сервисов. В этой статье мы расскажем нашим читателям, что такое KPI компании и как правильно, быстро и эффективно внедрить её в бизнес-процессы.
KPI – что это такое простыми словами?
Аббревиатура KPI расшифровывается как Key Performance Indicators и по своей сути содержит и анализирует важнейшие показатели, от которых напрямую зависит прибыль коммерческой структуры. При этом стоит отметить, что KPI организации может существенно отличаться для разных отделов, входящих в структуру этой коммерческой структуры. Так, например, KPI аналитика для отдела продаж будет отслеживать количество обработанных менеджерами обращений потенциальных клиентов, а основным показателем отдела, занимающегося маркетингом, будет число новых клиентов, обратившихся в компанию за определённый отрезок времени. Кроме того, KPI позволяет руководителю бизнеса получить следующие важные показатели:
- - максимально прозрачную и достоверную информацию о проведении расчётов оплаты труда;
- - наличие оперативного и эффективного контроля над всеми процессами, проходящими внутри бизнеса;
- - управление KPI позволяет владельцу бизнеса без наличия полного погружения отслеживать эффективность работы каждого отдела.
Как правильно выполнить внедрение KPI?
Перед тем, как начать внедрение KPI предприятия или коммерческой структуры, руководителю очень важно определиться с тем, каковы основные цели его бизнеса. Например, увеличение прибыли организации за определённый временной отрезок. После этого руководителю необходимо сформулировать, какие именно количественные и качественные показатели будут оказывать влияние на повышение уровня прибыли. Также необходимо учесть какой из отделов будет отвечать за достижение этих количественных и качественных показателей.
Так, например, специалисты колл-центра отвечают за звонки потенциальным клиентам, а также за превращение звонка в сделку. Значит, если каждый сотрудник этого подразделения будет ежемесячно совершать большое количество звонков, компания получит большее количество продаж, что автоматически положительно скажется на увеличении прибыли.
После того, как были определены KPI ключевые показатели эффективности, а также распределена ответственность отделов за их достижение, руководителю необходимо разработать систему мотивации специалистов, от которых напрямую будет зависеть увеличение прибыли компании. Поступив подобным образом, руководитель сможет заинтересовать своих сотрудников в выполнении поставленных перед ними задач. Для мотивации сотрудников в достижении ключевых показателей KPI бизнеса руководитель может поступить следующим образом:
- 1. Для сотрудников отдела продаж – уменьшить оклад и начать выплачивать каждому специалисту премии в виде процента по каждой заключенной им сделке.
- 2. Для бухгалтерии можно ввести финансовое вознаграждение за то, что компания в течение определённого отрезка времени укладывалась в принятый руководством бюджет расходов или за личное участие при проведении налоговых проверок.
- 3. Для специалистов отдела маркетинга бонусы могут начисляться за каждую качественно проведённую акцию или запуск нового источника трафика.
Как правильно протестировать KPI показатели эффективности перед их полным внедрением?
Для того чтобы посмотреть насколько эффективна разработанная вами система KPI, лучше всего запустить её сначала в одном отделе в виде пилотного проекта. И в том случае, если отдел, где проводится тестирование этой системы, начнёт более эффективно функционировать, то тогда можно выполнить подключение к KPI предприятия и все остальные подразделения. В том случае, если отдел не начал работать более эффективно, то, скорее всего, руководителем при планировании запуска этой системы были выбраны неправильные или некорректные ключевые показатели.
Пред запуском системы на всём предприятии руководству нужно будет собрать специалистов, для того чтобы объяснить, по каким причинам происходит изменение их оплаты труда. При этом в процессе общения с сотрудниками очень важно донести до них мысль о том, что новая система позволит им зарабатывать больше, быстрее продвигаться по карьерной лестнице, в том случае если они будут показывать собственный профессионализм.
Также после того, как было внедрено управление KPI, необходимо будет внести определённые изменения и в документацию, например, перезаключить с каждым сотрудником трудовой договор. Помимо этого, в рамках отслеживания системы KPI может понадобиться расширение полномочий ряда сотрудников, изменение времени их работы или штатного расписания.
