CRM-система для управления задачами

CRM – эффективный инструмент постановки задач и контроля сотрудников

Внедрение CRM-системы в работу компании не только позволяет получить оперативный, надёжный и качественно работающий инструмент управления взаимодействиями с клиентами, но и позволяет отслеживать эффективность работы менеджеров путём постановки им различных задач.

Стоит отметить, что по своей сути CRM – это многофункциональная программа, которая позволяет решать самые различные задачи от формирования удобной клиентской базы данных и оперативной обработки обращений клиентов из различных источников трафика, до отслеживания эффективности работы персонала и постановки задач каждому специалисту.

В этой статье мы расскажем читателям, для чего необходима функция по управлению задачами в CRM и что она позволяет получить руководителю после внедрения этой программы.

Что собой представляет постановка задач в CRM?

Разработка и внедрение CRM в бизнес позволяет упростить работу отделов, а также повысить уровень их взаимодействия. Кроме того, наличие в отделе продаж CRM позволяет руководителю ставить задачи каждому сотруднику и отслеживать насколько качественно, быстро и эффективно он их выполняет.

Наличие в этом программном обеспечении функциональных возможностей для постановки задач позволяет назначать сотрудников, ответственных за выполнение задач, определять ответственных лиц за реализацию различных проектов, делить процесс выполнения задачи и проекта на несколько этапов, а также ставить важные вехи, на основании которых и будет отслеживаться скорость исполнения поручений.

Функция «CRM система цели и задачи» позволяет руководителю избавиться от проблем, когда сотрудник забывает выполнить возложенное на него поручение, исполняет её несвоевременно или старается переложить ответственность за её неправильное или несвоевременное исполнение на другого специалиста.

Помимо этого, внедрение CRM позволяет наладить эффективное взаимодействие между несколькими подразделениями компании, так как руководитель может легко разбить одну задачу на несколько этапов и назначить на каждый этап исполнителей, работающих в разных отделах и сидящих в различных кабинетах офиса. При этом система в автоматическом режиме будет отслеживать своевременность исполнения специалистами всех поручений и в случае допущения просрочек информировать об этом начальника отдела, а также других руководителей.

В случае необходимости руководитель, во время разработки CRM для бизнеса, может продумать функционал по постановке задач чётко под нужды и потребности своей компании, например, предусмотреть в программном обеспечении функцию добавления чек-листов по задачам, отправку поставленных задач на телефон или электронную почту сотрудника.

CRM – автоматизация постановки задач и упрощение технологий управления персоналом

Внедрение CRM в отдел продаж даёт возможность не только ставить задачи специалистам, работающим в этом подразделении, но и повысить автоматизацию большинства рутинных процессов, протекающих в данном отделе. Так, например, решив заказать разработку CRM, руководитель может потребовать от разработчика, чтобы созданная под его компанию программа фиксировала всю историю взаимоотношений с клиентами с момента получения первого обращения до полного закрытия сделки.

При этом вся информация по взаимоотношениям с клиентом будет добавляться в его персональную карточку в клиентской базе данных, присутствующей в этом программном обеспечении. Стоит отметить, что во многих компаниях существует практика назначать каждому клиенту персонального менеджера, который будет полностью вести сделку на всех её этапах.

При этом такой персональный менеджер, ведущий сделку на всех этапах сотрудничества, прекрасно знает обо всех потребностях заказчика, его контакты, а также все договорённости. И в случае ухода такого менеджера существует большой риск того, что из-за отсутствия полной информативной картины по договорённостям и сделкам может произойти потеря этого клиента.

И в том случае, если в работу компании интегрирована CRM, то уход менеджера не окажет негативного влияния на отношения с клиентом, так как вся информация по сделкам и сотрудничеству будет присутствовать в этом программном обеспечении. Кроме того, руководитель может оперативно переложить все задачи и проекты, реализуемые ушедшим специалистом, на другого сотрудника, что позволит эффективно продолжить рабочий процесс.

CRM-система – эффективный способ планирования работы сотрудников

Нужно отметить, что основные задачи CRM – это не только создать эффективную систему управления взаимодействия с клиентами, но и предоставление возможности специалистам максимально эффективно построить собственный рабочий процесс.

Так, например, каждый менеджер во время общения с клиентом может вносить все договорённости и потребности заказчика в его персональную карточку, а также выставлять для себя по ним различные напоминания. В итоге можно сказать, что CRM-система позволяет интегрировать работу специалиста с потребностями заказчика.

В том случае, если клиент попросил специалиста позвонить ему в определённое время, для того чтобы дать ответ по коммерческому предложению, то менеджер может прямо в программе поставить себе напоминание и в нужное время программное обеспечение автоматически оповестит специалиста о необходимости совершения звонка. Если сотрудник в это время будет находиться на больничном, в отпуске или уволится, то тогда выполнить задачу сможет другой сотрудник, оперативно ознакомившись с историей общения с клиентом.

Помимо этого, программа позволяет автоматизировать большую часть бизнес-процессов, которые протекают внутри компании. Так, например, программа может автоматически выполнять отправку коммерческих предложений, счетов или закрывающих документов, причём для того, чтобы программа выполнила отправку менеджеру, нужно будет перевести сделку на определённый этап сотрудничества. Таким образом, программа позволяет существенно понизить нагрузку специалистов и даёт возможность заниматься именно общением с клиентами и заказчиками.

Важные особенности функционала CRM «постановка задач»

Постановка задач сотрудником является важной функциональной особенностью современных CRM-систем, которая позволяет в электронном виде в одной программе ставить задачи всем специалистам определённого подразделения компании, а затем отслеживать скорость и эффективность их выполнения.

Стоит отметить, что обратившись в специализированную компанию, решив заказать разработку CRM-системы, владелец бизнеса может получить функционал, связанный с разработкой задач и отслеживанием эффективности их выполнения, полностью адаптированный под его нужды.

Так, например, программа может не только учитывать важнейшие моменты, но и позволят назначать ответственных лиц за работу отделов и подразделений, составлять план реализации каждой задачи и проекта, прилагать самые различные документы и изображения. Также функционал этой программы может выставлять задачи по приоритету их выполнения и информировать об этом ответственных лиц.

Наличие такого программного обеспечения будет особенно удобно тем владельцам бизнеса, в работе которого присутствуют разнообразные системные задачи. Связано это, прежде всего, с тем, что руководитель может создавать шаблоны для однотипных задач, а также ставить автоматическое назначение выполнения шаблонных задач сотрудников через определённый промежуток времени.

Также используя такую систему, руководитель получает возможность формировать из нескольких задач один большой проект. При этом руководитель, используя программное обеспечение, может отслеживать как выполнение сотрудником каждой отдельной задачи, так и всего проекта в целом. Отслеживать реализацию проекта, а также отдельной задачи, можно будет по отправке документов и срокам выполнения поручений.

Довольно часто в компаниях поручения сотрудникам даются в устной форме или с помощью электронной почты, что в итоге становится причиной появления большого количества проблем. Такие проблемы возникают из-за того, что специалист забывает своевременно выполнить полученное поручение и начинает настаивать на том, что такой задачи не назначалось или говорит, что руководитель заявлял о другом алгоритме выполнения.

Выставление задачи в специализированной программе позволяет избежать подобных проблем, а также повысить эффективность работы специалистов на 40–45%. Повышение дисциплины, а также эффективности работы связано со следующими факторами:

• 1. CRM ведёт учёт всех поставленных специалисту задач. Так как в CRM фиксируются все задачи и поручения, возложенные на специалиста, у него не будет возможности переложить ответственность на другого. Кроме того, при приближении срока выполнения задачи программа автоматически отправит ответственному специалисту уведомление на телефон или электронную почту, а также пришлёт уведомление в самой системе. После того, как сотрудник выполнит задачу и закроет её, уведомление об этом придёт руководителю и начальнику отдела.
• 2. Сбор статистической информации по всем задачам. Используя CRM-систему, руководитель не только сможет назначать задачи каждому сотруднику, но и отслеживать эффективность их выполнения. Связано это с тем, что программное обеспечение позволит руководителю получать информацию о том, сколько задач было выполнено своевременно за определённый временной отрезок, какие задачи сотрудник закрыл, нарушив время выполнения. Наличие такой статистики будет мотивировать сотрудников, ведь руководитель может поощрять тех специалистов, кто работает быстро, эффективно и не нарушает сроков.

Какие преимущества получает руководитель, решив внедрить CRM-систему для постановки задач своим сотрудникам?

• - CRM позволяет сотрудникам быстро вникать в суть поставленной задачи. Вся информация, алгоритм выполнения задачи, документы и письма по выполнению задачи будут собраны в максимально удобной карточке, что позволяет быстро понять, как правильно выполнить возложенное поручение. В том случае, если специалист, выполнявший задачу, уходит в отпуск или увольняется, то другой сотрудник всего за несколько часов может легко вникнуть во все тонкости выполнения поручения.
• - Наличие эффективного контроля над работой сотрудников. Используя планировщик задач, присутствующий в CRM, руководитель получает возможность оперативно отслеживать их занятость, эффективность работы и своевременность выполнения задач. Таким образом, руководителю не нужно даже находиться в своём кабинете, для того чтобы понимать, как работают его подчинённые.
• - Персональное внимание к каждому обратившемуся в компанию клиенту. Для построения наиболее эффективного взаимодействия с потенциальными клиентами необходимо только один раз выполнить разработку чек-листа и после этого менеджеры всегда будут знать, как поступать в той или иной ситуации.
• - Назначение задач сотрудникам всего в одно нажатие мышью. Функциональность этого программного обеспечения максимально удобна для постановки задач, поэтому руководителю, чтобы назначить поручение сотруднику, потребуется выполнить всего одно нажатие мышью.