CRM для кадрового агентства и рекрутинга: база кандидатов и вакансий, воронка подбора, коммуникация, комиссии.
CRM для кадрового агентства — это система, которая ведёт базу кандидатов, вакансии работодателей и весь процесс подбора в одном контуре. У каждой вакансии есть срок закрытия и согласованный профиль, а кандидат движется по стадиям, и коммуникация с соискателями автоматизирована. Рекрутеры закрывают вакансии быстрее, руководитель видит всю воронку, а клиенты возвращаются с новыми заказами.
Что даёт CRM кадровому агентству
Главная ценность CRM для рекрутинга — это скорость подбора и порядок в базе кандидатов. Резюме лежит в карточке вакансии, а не в ящике рекрутера, каждая вакансия ведётся по этапам, а кандидаты не «остывают» из-за забытого ответа. Ниже — полный путь от вакансии клиента до закрытия и оплаты за подобранного кандидата.
Единая база кандидатов и резюме
На каждого кандидата CRM ведёт карточку со всем, что нужно для подбора:
- Опыт и навыки — должность, квалификация, ожидаемая зарплата;
- Резюме и документы — прикреплённые файлы и портфолио;
- История взаимодействий — звонки, собеседования, статус по каждой вакансии;
- Теги и поиск — быстрый подбор кандидатов по критериям из базы.
Вакансии и клиенты-работодатели
Все вакансии и компании-заказчики — в одной базе: требования к кандидату, условия, ответственный рекрутер и статус закрытия. Видно, какие вакансии в работе, какие горят и какие уже закрыты, поэтому ни один заказ не остаётся без внимания.
Воронка подбора по этапам
Каждая вакансия движется по воронке: отклик → телефонное интервью → собеседование → оффер → выход. Видно, на каком этапе каждый кандидат, где процесс завис и сколько людей в работе по вакансии. Это убирает хаос и ускоряет закрытие.
Автоматический подбор кандидатов под вакансию
CRM сама предлагает кандидатов из базы, которые соответствуют требованиям вакансии, — по опыту, навыкам и зарплатным ожиданиям. Рекрутер не начинает поиск с нуля каждый раз, а использует накопленную базу, поэтому закрывает вакансии быстрее конкурентов.
Коммуникация с кандидатами
Система помогает поддерживать связь: массовые и персональные рассылки о вакансиях, напоминания о собеседованиях, шаблоны писем и сообщений. Кандидаты не остаются без ответа, а рекрутер не тратит время на ручные письма каждому.
Учёт размещений и комиссий
CRM фиксирует закрытые вакансии, выходы кандидатов и начисленную комиссию по каждому рекрутеру и клиенту. Вознаграждение считается автоматически по результату, поэтому расчёты с рекрутерами и выставление счетов клиентам прозрачны и сводятся сами.
Отчёты руководителю: сроки и источники кандидатов
Аналитика собирает главные метрики: количество вакансий и процент закрытия, среднее время подбора, результат каждого рекрутера, лучшие источники кандидатов и оборот за период. По ним видно, какие вакансии закрываются быстро, а какие висят и съедают время рекрутера.
Как считается гонорар агентства
Гонорар агентства считается не одинаково, поэтому условия оплаты хранятся в CRM отдельно по типам подбора.
| Тип подбора | Из чего складывается гонорар агентства |
|---|---|
| Постоянная вакансия | процент годового дохода, счёт выставляется после выхода кандидата |
| Массовый набор | оплата за каждого, кто отработал испытательный срок до конца |
| Executive search | аванс на старте поиска, остальное — после завершения гарантийного периода |
Кому подходит эта CRM
Модели подбора отличаются моментом оплаты и тем, за что агентство отвечает перед заказчиком:
- Кадровые и рекрутинговые агентства — получают комиссию за факт выхода кандидата, поэтому ведут гарантийный срок после трудоустройства;
- Хедхантинг и точечный поиск — месяцами работают с одним кандидатом, и вся сделка держится на истории контактов с ним;
- Аутстаффинг и аутсорсинг персонала — сами платят зарплату выведенным работникам, поэтому считают табель и смены ежемесячно;
- Трудоустройство за рубежом — ведут кандидата через документы и визы, где один этап тянется неделями и требует контроля.
Как мы внедряем CRM в вашем агентстве
Работа начинается с выявления объёма: вы приносите готовое техническое задание или мы выясняем потребности вместе в разговоре (обычно это занимает от 20 минут до часа). На основе этого составляется прайс-лист, разделённый на этапы (разделы, отчёты и функции — например, карточка кандидата, база резюме, статусы вакансий, отчёт по рекрутёрам), и каждый этап имеет свою цену. Вы видите не одну сумму за «CRM», а понятный перечень и сами решаете, с чего начать. Выполнение каждого этапа вы контролируете и принимаете его отдельно. Готовую систему вы получаете полностью в собственность, а мы в дальнейшем сопровождаем проект и при необходимости масштабируем его: доработки и улучшения, направление массового подбора, новые разделы и функционал.
Как это выглядит на практике — смотрите кейс CRM для агентства «Тотал» с базой кандидатов и рассылками и кейс для рекрутинговой компании «Simha» с вакансиями, прикреплёнными кандидатами и расчётом выплат.
Частые вопросы
Откуда в базу попадают резюме с job-сайтов?
Чаще всего двумя путями: расширением в браузере, которое сохраняет открытое резюме в один клик, и разбором почты, куда падают отклики на вакансию. Поля — опыт, город, ожидаемая вилка — раскладываются автоматически, рекрутер только проверяет. Прямой обмен по API зависит от тарифа конкретной площадки и согласовывается отдельно.
Что будет, если двое рекрутеров подали одного кандидата на разные вакансии?
Система ловит дубль по телефону и почте ещё на этапе создания карточки и предлагает объединить. Кандидат остаётся один, а участие в двух подборах видно в его истории — вместе с тем, кто его привёл первым. Это главная причина споров о комиссии, поэтому дату первого контакта система фиксирует отдельным полем.
Как дать заказчику доступ к статусам его вакансий?
Для этого делают отдельный кабинет клиента: работодатель видит движение собственных вакансий и присланных ему кандидатов, но не имеет доступа к базе агентства. Туда же обычно выводят согласование времени собеседования — это убирает половину переписки.
Можно ли держать резюме в базе сколько угодно долго?
Нет. Кандидат даёт согласие на обработку своих данных, и в системе есть срок его действия: когда он истекает, карточка уходит в архив или обезличивается, а рекрутер получает задачу обновить согласие. Это требование закона о защите персональных данных, и лучше, чтобы его отслеживала система, а не память рекрутера.
Кто отвечает за кандидата после собеседования у заказчика?
Тот рекрутер, за которым закреплена вакансия: как только этап меняется на «собеседование состоялось», система ставит ему задачу собрать обратную связь от обеих сторон с дедлайном. Если ответа нет два дня, задача подсвечивается руководителю направления.
