CRM-система для кадрового агентства и рекрутинга

CRM для кадрового агентства — это система, которая ведёт базу кандидатов, вакансии работодателей и весь процесс подбора в одном контуре. У каждой вакансии есть срок закрытия и согласованный профиль, а кандидат движется по стадиям, и коммуникация с соискателями автоматизирована. Рекрутеры закрывают вакансии быстрее, руководитель видит всю воронку, а клиенты возвращаются с новыми заказами.

Что даёт CRM кадровому агентству

Главная ценность CRM для рекрутинга — это скорость подбора и порядок в базе кандидатов. Резюме лежит в карточке вакансии, а не в ящике рекрутера, каждая вакансия ведётся по этапам, а кандидаты не «остывают» из-за забытого ответа. Ниже — полный путь от вакансии клиента до закрытия и оплаты за подобранного кандидата.

Единая база кандидатов и резюме

На каждого кандидата CRM ведёт карточку со всем, что нужно для подбора:

• Опыт и навыки — должность, квалификация, ожидаемая зарплата;
• Резюме и документы — прикреплённые файлы и портфолио;
• История взаимодействий — звонки, собеседования, статус по каждой вакансии;
• Теги и поиск — быстрый подбор кандидатов по критериям из базы.

Вакансии и клиенты-работодатели

Все вакансии и компании-заказчики — в одной базе: требования к кандидату, условия, ответственный рекрутер и статус закрытия. Видно, какие вакансии в работе, какие горят и какие уже закрыты, поэтому ни один заказ не остаётся без внимания.

Воронка подбора по этапам

Каждая вакансия движется по воронке: отклик → телефонное интервью → собеседование → оффер → выход. Видно, на каком этапе каждый кандидат, где процесс завис и сколько людей в работе по вакансии. Это убирает хаос и ускоряет закрытие.

Автоматический подбор кандидатов под вакансию

CRM сама предлагает кандидатов из базы, которые соответствуют требованиям вакансии, — по опыту, навыкам и зарплатным ожиданиям. Рекрутер не начинает поиск с нуля каждый раз, а использует накопленную базу, поэтому закрывает вакансии быстрее конкурентов.

Коммуникация с кандидатами

Система помогает поддерживать связь: массовые и персональные рассылки о вакансиях, напоминания о собеседованиях, шаблоны писем и сообщений. Кандидаты не остаются без ответа, а рекрутер не тратит время на ручные письма каждому.

Учёт размещений и комиссий

CRM фиксирует закрытые вакансии, выходы кандидатов и начисленную комиссию по каждому рекрутеру и клиенту. Вознаграждение считается автоматически по результату, поэтому расчёты с рекрутерами и выставление счетов клиентам прозрачны и сводятся сами.

Отчёты руководителю: сроки и источники кандидатов

Аналитика собирает главные метрики: количество вакансий и процент закрытия, среднее время подбора, результат каждого рекрутера, лучшие источники кандидатов и оборот за период. По ним видно, какие вакансии закрываются быстро, а какие висят и съедают время рекрутера.

Как считается гонорар агентства

Гонорар агентства считается не одинаково, поэтому условия оплаты хранятся в CRM отдельно по типам подбора.

Тип подбора	Из чего складывается гонорар агентства
Постоянная вакансия	процент годового дохода, счёт выставляется после выхода кандидата
Массовый набор	оплата за каждого, кто отработал испытательный срок до конца
Executive search	аванс на старте поиска, остальное — после завершения гарантийного периода

Кому подходит эта CRM

Модели подбора отличаются моментом оплаты и тем, за что агентство отвечает перед заказчиком:

• Кадровые и рекрутинговые агентства — получают комиссию за факт выхода кандидата, поэтому ведут гарантийный срок после трудоустройства;
• Хедхантинг и точечный поиск — месяцами работают с одним кандидатом, и вся сделка держится на истории контактов с ним;
• Аутстаффинг и аутсорсинг персонала — сами платят зарплату выведенным работникам, поэтому считают табель и смены ежемесячно;
• Трудоустройство за рубежом — ведут кандидата через документы и визы, где один этап тянется неделями и требует контроля.

Как мы внедряем CRM в вашем агентстве

Работа начинается с выявления объёма: вы приносите готовое техническое задание или мы выясняем потребности вместе в разговоре (обычно это занимает от 20 минут до часа). На основе этого составляется прайс-лист, разделённый на этапы (разделы, отчёты и функции — например, карточка кандидата, база резюме, статусы вакансий, отчёт по рекрутёрам), и каждый этап имеет свою цену. Вы видите не одну сумму за «CRM», а понятный перечень и сами решаете, с чего начать. Выполнение каждого этапа вы контролируете и принимаете его отдельно. Готовую систему вы получаете полностью в собственность, а мы в дальнейшем сопровождаем проект и при необходимости масштабируем его: доработки и улучшения, направление массового подбора, новые разделы и функционал.

Как это выглядит на практике — смотрите кейс CRM для агентства «Тотал» с базой кандидатов и рассылками и кейс для рекрутинговой компании «Simha» с вакансиями, прикреплёнными кандидатами и расчётом выплат.

Хотите сразу связаться с нами и получить цену на разработку собственной CRM для агентства уже сегодня — напишите нам.

Частые вопросы

Откуда в базу попадают резюме с job-сайтов?

Чаще всего двумя путями: расширением в браузере, которое сохраняет открытое резюме в один клик, и разбором почты, куда падают отклики на вакансию. Поля — опыт, город, ожидаемая вилка — раскладываются автоматически, рекрутер только проверяет. Прямой обмен по API зависит от тарифа конкретной площадки и согласовывается отдельно.

Что будет, если двое рекрутеров подали одного кандидата на разные вакансии?

Система ловит дубль по телефону и почте ещё на этапе создания карточки и предлагает объединить. Кандидат остаётся один, а участие в двух подборах видно в его истории — вместе с тем, кто его привёл первым. Это главная причина споров о комиссии, поэтому дату первого контакта система фиксирует отдельным полем.

Как дать заказчику доступ к статусам его вакансий?

Для этого делают отдельный кабинет клиента: работодатель видит движение собственных вакансий и присланных ему кандидатов, но не имеет доступа к базе агентства. Туда же обычно выводят согласование времени собеседования — это убирает половину переписки.

Можно ли держать резюме в базе сколько угодно долго?

Нет. Кандидат даёт согласие на обработку своих данных, и в системе есть срок его действия: когда он истекает, карточка уходит в архив или обезличивается, а рекрутер получает задачу обновить согласие. Это требование закона о защите персональных данных, и лучше, чтобы его отслеживала система, а не память рекрутера.

Кто отвечает за кандидата после собеседования у заказчика?

Тот рекрутер, за которым закреплена вакансия: как только этап меняется на «собеседование состоялось», система ставит ему задачу собрать обратную связь от обеих сторон с дедлайном. Если ответа нет два дня, задача подсвечивается руководителю направления.