Інтеграція пошти з CRM дозволяє спростити роботу менеджерів, не втрачати заявки, що надійшли, а також отримати ряд важливих конкурентних переваг. Про те, як має виконуватися інтеграція поштової скриньки з CRM, читайте у цій статті.
Чому варто виконати інтеграцію CRM з електронною поштою?
За останніми маркетинговими дослідженнями понад 80% комерційних структур вважають електронну пошту найважливішим каналом, що дозволяє залучати та утримувати потенційних замовників та покупців. Однак, як показує практика, вести бізнес та спілкуватися з партнерами, клієнтами та замовниками по електронній пошті, використовуючи класичні email-клієнти, далеко не завжди зручно.
Оскільки дуже часто при великому потоці листів можуть втрачатися важливі повідомлення, а обробка кожного листа, що надійшов, виконується в ручному режимі і вимагає від керівника або співробітників багато робочого часу. Вирішити всі ці проблеми дозволить інтеграція CRM із email. У цій статті ми розповімо читачам, які переваги дозволяє отримати інтеграція електронної пошти з CRM.
Використання CRM – це можливість об'єднати всі поштові скриньки в одній програмі
Як показують дослідження, співробітник відділу продажів, систематично відволікаючись на перевірку пошти, щодня втрачає понад дві години свого робочого часу. А в тому випадку, якщо на пошту надходить великий потік листів або компанія має кілька поштових скриньок, то у менеджера взагалі не залишається часу на те, щоб виконувати інші завдання.
Розробка CRM-системи з урахуванням потреб компанії та впровадження цього програмного забезпечення дозволить економити час співробітникам на роботу з електронною поштою і таким чином дасть їм можливість займатися іншими не менш важливими справами. Також інтеграція CRM із корпоративною поштовою скринькою дозволить відповідати на всі отримані листи безпосередньо з інтерфейсу програми.
Не слід забувати і про те, що CRM виконує формування бази даних у вигляді дуже зручних карток, і для того, щоб надіслати замовнику або партнеру повідомлення, менеджеру навіть не потрібно відкривати поштову скриньку, оскільки все це можна зробити безпосередньо в програмному забезпеченні. Замовляючи розробку CRM для бізнесу, ви можете вказати, щоб у процесі інтеграції з поштовою скринькою програма мала найбільш широкий функціонал, наприклад, дозволяла ставити підпис, звертатися до клієнта на ім'я або мала багато інших можливостей.
Можливість збереження історії листування із замовниками та покупцями
Інтеграція поштової скриньки із CRM дозволить керівнику забути про проблеми, пов'язані з довгою відповіддю на листи, що прийшли від клієнтів, а також із тривалими пошуками потрібної адреси електронної пошти. Пов'язано це з тим, що після проведення інтеграції всі листи у хронологічному порядку починають зберігатись програмою у картці клієнта.
Окрім цього, CRM-системи за бажанням замовника також можуть зберігати інформацію про всі документи, отримані або надіслані клієнту, телефонні переговори, виставлені рахунки та грошові кошти, що надійшли як оплата. Таким чином, кожен менеджер, працюючи з CRM та формуючи відповідь клієнту, може швидко освіжити в пам'яті будь-яку інформацію, просто переглянувши його картку у клієнтській базі компанії, яка також знаходиться у цьому програмному забезпеченні.
Функція налаштування шаблонів
Як правило, листи, які сповіщають клієнтів про нові акції, що проводяться компанією, про появу нового товару, комерційні пропозиції та нагадування про необхідність оплати товару мають стандартні форми і в них змінюється лише низка даних.
Функціональні можливості CRM-системи дозволяють створювати шаблони практично на кожен випадок, після чого у менеджерів компанії, що працюють у відділі продажів, з'являється можливість, зробивши лише кілька натискань мишею, надіслати потрібний клієнтові лист. При цьому програма в автоматичному режимі проставить у тіло листа всю необхідну інформацію та дані, а також додасть у назву листа, що відправляється, ім'я клієнта, для того щоб він звернув на нього увагу після отримання.
Проведення сортування отриманих листів
CRM програма для надсилання листів на email дозволяє не тільки створювати шаблони, але й надавати кожному отриманому листу власну мітку. Так, наприклад, фахівці відділу продажів можуть надавати отриманим на пошті листам такі позначки: «Відгук на вакансію», «необхідно надіслати комерційну пропозицію» або «пропозицію про співпрацю».
Наявність такого підходу дозволяє суттєво спростити обробку співробітниками компанії та керівництвом отриманих листів. Програма дозволяє додавати будь-яку кількість міток та надавати їм свою кольорову гаму.
Швидкість при обробці кореспонденції
Якщо CRM для бізнесу інтегрована з поштою, то після отримання листів від нових клієнтів менеджерам не потрібно буде витрачати власний час на те, щоб додати інформацію про замовника чи покупця до клієнтської бази. Це суттєво підвищує швидкість обробки інформації та дозволяє співробітнику швидко переключитися на виконання інших важливих завдань.
Слід зазначити, що додати інформацію про нового клієнта, куплений товар, запит комерційної пропозиції або оплату товарів у клієнтську базу менеджер може лише одним натисканням миші. Крім цього, у разі потреби можна автоматизувати цей процес, завдяки чому вся інформація автоматично вноситиметься в клієнтську базу. Також це програмне забезпечення дозволяє керівнику ставити завдання своїм співробітникам за допомогою електронної пошти та стежити за якістю та своєчасністю їх виконання.
Які переваги отримує власник компанії, вирішивши виконати інтеграцію CRM з поштою?
- - Отримання листів з різних скриньок в одній програмі. Після інтеграції CRM з поштою програма відстежуватиме і збиратиме всі листи, що надійшли з різних поштових скриньок. А при отриманні листів від нових клієнтів, замовників та партнерів автоматично додаватиме їх контакти до клієнтської бази даних.
- - Зниження ризику втратити звернення клієнтів. CRM автоматично може створювати нові контакти, додавати інформацію про клієнтів до бази, надсилати вітальні листи, а також відправляти комерційні пропозиції. Все це сприяє тому, що менеджери перестануть втрачати листи і почнуть оперативніше відповідати потенційним клієнтам.
- - Миттєві відповіді. Після надходження нового листа менеджер компанії моментально отримує повідомлення і може дати відповідь безпосередньо з програмного забезпечення, не відкриваючи поштових клієнтів. Швидке надсилання листів покупцям знизить ризик того, що клієнт передумає або піде до конкурентів, поки чекатиме на відповідь.
- - Збереження листування. Всі листи, отримані від клієнта, зберігаються в його персональній картці, завдяки чому, даючи чергову відповідь, фахівець може швидко освіжити в пам'яті важливу інформацію щодо угоди.
