На сьогоднішній день керівники компаній та бізнесу намагаються знайти оптимальні технології для відстеження ефективності компанії та мотивації співробітників. Вирішити ці завдання дозволить впровадження в бізнес-процеси компанії KPI.
За міжнародними соціологічними опитуваннями та дослідженнями, понад 60% компаній, які виконали впровадження KPI у свої бізнес-процеси, змогли отримати позитивний ефект. При цьому понад 70% компаній використовують класичні таблиці Excel, проводячи розрахунок KPI, і лише 10% від загальної кількості віддають перевагу сучасним технологіям у вигляді хмарних сервісів. У цій статті ми розповімо нашим читачам, що таке KPI компанії та як правильно, швидко та ефективно впровадити це у бізнес-процеси.
KPI – що це таке простими словами?
Абревіатура KPI розшифровується як Key Performance Indicators і за своєю суттю містить та аналізує найважливіші показники, від яких безпосередньо залежить прибуток комерційної структури. При цьому варто відзначити, що KPI організації може суттєво відрізнятися для різних відділів, що входять до цієї комерційної структури. Так, наприклад, KPI аналітика для відділу продажів відстежуватиме кількість оброблених менеджерами звернень потенційних клієнтів, а основним показником відділу, що займається маркетингом, буде кількість нових клієнтів, які звернулися до компанії за певний відрізок часу. Крім того, KPI дозволяє керівнику бізнесу отримати такі важливі показники:
- - максимально прозору та достовірну інформацію про проведення розрахунків оплати праці;
- - наявність оперативного та ефективного контролю над усіма процесами, що проходять усередині бізнесу;
- - управління KPI дозволяє власнику бізнесу без повного занурення відстежувати ефективність роботи кожного відділу.
Як правильно виконати впровадження KPI?
Перед тим, як розпочати впровадження KPI підприємства чи комерційної структури, керівнику дуже важливо визначитися з тим, які основні цілі його бізнесу. Наприклад, збільшення прибутку організації за певний часовий відрізок. Після цього керівнику необхідно сформулювати, які саме кількісні та якісні показники впливатимуть на підвищення рівня прибутку. Також необхідно врахувати який із відділів відповідатиме за досягнення цих кількісних та якісних показників.
Так, наприклад, фахівці кол-центру відповідають за дзвінки потенційним клієнтам, а також за перетворення дзвінка на угоду. Отже, якщо кожен співробітник цього підрозділу щомісяця здійснюватиме велику кількість дзвінків, компанія отримає більшу кількість продажів, що автоматично позитивно позначиться на збільшенні прибутку.
Після того, як було визначено KPI ключові показники ефективності, а також розподілено відповідальність відділів за їх досягнення, керівнику необхідно розробити систему мотивації фахівців, від яких безпосередньо залежатиме збільшення прибутку компанії. Вчинивши так, керівник зможе зацікавити своїх співробітників у виконанні поставлених перед ними завдань. Для мотивації співробітників у досягненні ключових показників KPI бізнесу керівник може вчинити так:
- 1. Для співробітників відділу продажів – зменшити оклад та почати виплачувати кожному спеціалісту премії у вигляді відсотка за кожною укладеною ним угодою.
- 2. Для бухгалтерії можна запровадити фінансову винагороду за те, що компанія протягом певного відрізку часу вкладалася до прийнятого керівництвом бюджету витрат або за особисту участь при проведенні податкових перевірок.
- 3. Для фахівців відділу маркетингу бонуси можуть нараховуватись за кожну якісно проведену акцію або запуск нового джерела трафіку.
Як правильно протестувати KPI показники ефективності перед їх повним впровадженням?
Для того щоб подивитися наскільки ефективна розроблена вами система KPI, найкраще запустити її спочатку в одному відділі у вигляді пілотного проекту. І в тому випадку, якщо відділ, де проводиться тестування цієї системи, почне більш ефективно функціонувати, тоді можна виконати підключення до KPI також всі інші підрозділи підприємства. Якщо відділ не почав працювати більш ефективно, то, швидше за все, керівником при плануванні запуску цієї системи були обрані неправильні або некоректні ключові показники.
Перед запуском системи на всьому підприємстві керівництву потрібно буде зібрати фахівців, щоб пояснити, з яких причин відбувається зміна їхньої оплати праці. При цьому в процесі спілкування зі співробітниками дуже важливо донести до них думку про те, що нова система дозволить їм заробляти більше, швидше просуватися кар'єрними сходами, якщо вони показуватимуть власний професіоналізм.
Також після того, як було впроваджено управління KPI, необхідно буде внести певні зміни і в документацію, наприклад, переукласти з кожним співробітником трудовий договір. Крім цього, в рамках відстеження системи KPI може знадобитися розширення повноважень ряду співробітників, зміна часу їх роботи або штатного розкладу.
