CRM-система для керування завданнями

CRM – ефективний інструмент постановки завдань та контролю співробітників

Впровадження CRM-системи в роботу компанії не тільки дозволяє отримати оперативний, надійний та якісно працюючий інструмент управління взаємодіями з клієнтами, а й дозволяє відслідковувати ефективність роботи менеджерів шляхом постановки різних завдань.

Слід зазначити, що за своєю суттю CRM – це багатофункціональна програма, яка дозволяє вирішувати найрізноманітніші завдання від формування зручної клієнтської бази даних та оперативної обробки звернень клієнтів із різних джерел трафіку, до відстеження ефективності роботи персоналу та постановки завдань кожному спеціалісту.

У цій статті ми розповімо читачам, для чого потрібна функція з управління завданнями в CRM і що вона дозволяє отримати керівнику після впровадження цієї програми.

Що являє собою постановка завдань у CRM?

Розробка та впровадження CRM у бізнес дозволяє спростити роботу відділів, а також підвищити рівень їхньої взаємодії. Крім того, наявність у відділі продажів CRM дозволяє керівнику ставити завдання кожному співробітнику та відстежувати наскільки якісно, ​​швидко та ефективно він їх виконує.

Наявність у цьому програмному забезпеченні функціональних можливостей для постановки завдань дозволяє призначати співробітників, відповідальних за виконання завдань, визначати відповідальних осіб за реалізацію різних проектів, ділити процес виконання завдання та проекту на кілька етапів, а також ставити важливі віхи, на підставі яких і буде відстежуватися швидкість виконання доручень.

Функція «CRM система мети та завдання» дозволяє керівнику позбавитися проблем, коли співробітник забуває виконати покладене на нього доручення, виконує його несвоєчасно або намагається перекласти відповідальність за його неправильне або несвоєчасне виконання на іншого фахівця.

Окрім цього, впровадження CRM дозволяє налагодити ефективну взаємодію між кількома підрозділами компанії, оскільки керівник може легко розбити одне завдання на кілька етапів та призначити на кожен етап виконавців, які працюють у різних відділах та сидять у різних кабінетах офісу. При цьому система в автоматичному режимі відстежуватиме своєчасність виконання фахівцями всіх доручень та у разі допущення прострочок інформуватиме про це начальника відділу, а також інших керівників.

У разі потреби керівник, під час розробки CRM для бізнесу, може продумати функціонал з постановки завдань чітко під потреби своєї компанії, наприклад, передбачити у програмному забезпеченні функцію додавання чек-листів за завданнями, відправлення поставлених завдань на телефон або електронну пошту співробітника.

CRM – автоматизація постановки завдань та спрощення технологій управління персоналом

Впровадження CRM у відділ продажів дає можливість не тільки ставити завдання фахівцям, які працюють у цьому підрозділі, а й підвищити автоматизацію більшості рутинних процесів, що протікають у цьому відділі. Так, наприклад, вирішивши замовити розробку CRM, керівник може вимагати від розробника, щоб створена під його компанію програма фіксувала всю історію взаємин із клієнтами з моменту отримання першого звернення до повного закриття угоди.

При цьому вся інформація про взаємини з клієнтом додаватиметься до його персональної картки в клієнтській базі даних, яка є у цьому програмному забезпеченні. Варто відзначити, що в багатьох компаніях існує практика призначати кожному клієнту персонального менеджера, який повністю вестиме угоду на всіх її етапах.

При цьому такий персональний менеджер, який веде угоду на всіх етапах співробітництва, чудово знає про всі потреби замовника, його контакти, а також усі домовленості. І у разі звільнення такого менеджера існує великий ризик того, що через відсутність повної інформативної картини за домовленостями та угодами може статися втрата цього клієнта.

І в тому випадку, якщо в роботу компанії інтегрована CRM, то втрата менеджера не вплине на відносини з клієнтом, тому що вся інформація про угоди та співробітництво буде присутня в цьому програмному забезпеченні. Крім того, керівник може оперативно перекласти всі завдання та проекти, що реалізуються спеціалістом, що пішов, на іншого співробітника, що дозволить ефективно продовжити робочий процес.

CRM-система – ефективний спосіб планування роботи співробітників

Слід зазначити, що основні завдання CRM – це не лише створити ефективну систему управління взаємодії з клієнтами, але й надання можливості фахівцям максимально ефективно побудувати власний робочий процес.

Так, наприклад, кожен менеджер під час спілкування з клієнтом може вносити всі домовленості та потреби замовника в його персональну картку, а також виставляти для себе різні нагадування. У результаті можна сказати, що CRM-система дозволяє інтегрувати роботу спеціаліста з потребами замовника.

У тому випадку, якщо клієнт попросив фахівця зателефонувати йому в певний час, для того, щоб дати відповідь за комерційною пропозицією, то менеджер може прямо в програмі поставити собі нагадування і в потрібний час програмне забезпечення автоматично сповістить спеціаліста про необхідність здійснення дзвінка. Якщо співробітник у цей час перебуватиме на лікарняному, у відпустці чи звільниться, то тоді виконати завдання зможе інший співробітник, оперативно ознайомившись із історією спілкування з клієнтом.

Окрім цього, програма дозволяє автоматизувати більшу частину бізнес-процесів, що протікають усередині компанії. Так, наприклад, програма може автоматично виконувати відправлення комерційних пропозицій, рахунків або документів, що закривають угоду. Причому для того, щоб програма виконала відправку менеджеру, потрібно буде перевести угоду на певний етап співпраці. Таким чином, програма дозволяє суттєво знизити навантаження фахівців та дає можливість займатися саме спілкуванням з клієнтами та замовниками.

Важливі особливості функціоналу CRM «постановка завдань»

Постановка завдань співробітником є ​​важливою функціональною особливістю сучасних CRM-систем, яка дозволяє в електронному вигляді в одній програмі ставити завдання всім спеціалістам певного підрозділу компанії, а потім відстежувати швидкість та ефективність їх виконання.

Варто зазначити, що звернувшись до спеціалізованої компанії та вирішивши замовити розробку CRM-системи, власник бізнесу може отримати функціонал, пов'язаний з розробкою завдань та відстеженням ефективності їх виконання, повністю адаптований до його потреб.

Так, наприклад, програма може не лише враховувати найважливіші моменти, а й дозволить призначати відповідальних осіб за роботу відділів та підрозділів, складати план реалізації кожного завдання та проекту, додавати найрізноманітніші документи та зображення. Також функціонал цієї програми може виставляти завдання щодо пріоритету їх виконання та інформувати про це відповідальних осіб.

Наявність такого програмного забезпечення буде особливо зручною для тих власників бізнесу, в роботі якого присутні різноманітні системні завдання. Це пов'язано, перш за все з тим, що керівник може створювати шаблони для однотипних завдань, а також ставити автоматичне призначення виконання шаблонних завдань співробітників через певний проміжок часу.

Також використовуючи таку систему, керівник отримує можливість формувати з кількох завдань один великий проект. У цьому керівник, використовуючи програмне забезпечення, може відстежувати як виконання співробітником кожної окремої завдання, так і всього проекту загалом. Можна буде відстежувати реалізацію проекту, а також окремого завдання, надсилати документи та терміни виконання доручень.

Досить часто в компаніях доручення співробітникам даються в усній формі або за допомогою електронної пошти, що стає причиною появи великої кількості проблем. Такі проблеми виникають через те, що фахівець забуває своєчасно виконати отримане доручення та починає наполягати на тому, що такого завдання не призначалося чи каже, що керівник заявляв про інший алгоритм виконання.

Виставлення завдання у спеціалізованій програмі дозволяє уникнути подібних проблем, а також підвищити ефективність роботи спеціалістів на 40–45%. Підвищення дисципліни, а також ефективність роботи пов'язані з такими факторами:

• 1. CRM веде облік всіх поставлених спеціалісту завдань. Оскільки в CRM фіксуються всі завдання та доручення, покладені на фахівця, він не матиме можливості перекласти відповідальність на іншого. Крім того, при наближенні терміну виконання завдання програма автоматично надішле відповідальному фахівцю повідомлення на телефон або електронну пошту, а також надішле повідомлення в самій системі. Після того як співробітник виконає завдання та закриє його, повідомлення про це прийде керівнику та начальнику відділу.
• 2. Збір статистичної інформації з усіх завдань. Використовуючи CRM-систему, керівник не тільки зможе призначати завдання кожному співробітнику, а й відстежувати ефективність їх виконання. Пов'язано це з тим, що програмне забезпечення дозволить керівнику отримувати інформацію про те, скільки завдань було виконано за певний часовий відрізок, які завдання співробітник закрив, порушивши час виконання. Наявність такої статистики мотивуватиме співробітників, адже керівник може заохочувати тих фахівців, хто працює швидко, ефективно та не порушує термінів.

Які переваги отримує керівник, вирішивши впровадити CRM-систему для постановки завдань своїм співробітникам?

• - CRM дозволяє співробітникам швидко вникати в суть поставленого завдання. Вся інформація, алгоритм виконання завдання, документи та листи щодо виконання завдання будуть зібрані в максимально зручній картці, що дозволяє швидко зрозуміти, як правильно виконати покладене доручення. У тому випадку, якщо фахівець, який виконував завдання, йде у відпустку або звільняється, то інший співробітник лише за кілька годин може легко вникнути у всі тонкощі виконання доручення.
• - Наявність ефективного контролю за роботою співробітників. Використовуючи планувальник завдань, присутній у CRM, керівник отримує можливість оперативно відстежувати їхню зайнятість, ефективність роботи та своєчасність виконання завдань. Таким чином, керівнику не потрібно навіть перебувати у своєму кабінеті, щоб розуміти, як працюють його підлеглі.
• - Персональна увага до кожного клієнта, що звернувся до компанії. Для побудови найбільш ефективної взаємодії з потенційними клієнтами необхідно лише один раз виконати розробку чек-листа і після цього менеджери завжди знатимуть, як чинити в тій чи іншій ситуації.
• - Призначення завдань співробітникам лише в одне натискання мишею. Функціональність цього програмного забезпечення є максимально зручною для постановки завдань, тому керівнику, щоб призначити доручення співробітнику, потрібно виконати лише одне натискання мишею.