Для компании «EXW», которая занимается перевозкой товаров из Китая в Украину, была разработана CRM-система со следующими ролями: собственник, администратор, директор, старший менеджер, менеджер, финансист и логист.
В проекте «Сделки» - основной раздел, в нем реализованы следующие фильтры: по дате создания, по статусу, по номеру сделки, по маркированию, по клиенту, по статусу оплаты, по отмененным/неотмененным, по контейнеру, по ответственному, по дате закрытия.
Под фильтрами расположена финансовая статистика по отобранным сделкам, выводятся следующие данные: общий бюджет, сумма оплат, общий долг, общие вес и объем. В таблице вес и объем выделены красным, если не указаны коэффициенты для расчета себестоимости перевозки внутри самой сделки.
Также на основной странице можно указать контейнер для выбранных сделок, чтобы не открывать каждую карточку отдельно для редактирования. Собственнику доступна функция экспорта таблицы сделок в CSV, файл обрабатывается скриптами циклично, что позволяет работать с неограниченным количеством записей.
В карточке редактирования сделки автоматически подставляется текущий порядковый номер, и сам номер формируется автоматически из префикса (константа), этого номера и индивидуального номера ответственного. При изменении этих данных – поле «Маркирование» заполняется автоматически, хотя и доступно для редактирования.
В зависимости от статуса сделки и роли пользователя – доступны для заполенения ряд финансовых данных, на основе которых сначала происходит онлайн калькуляция себестоимости, а далее с учетом бюджета расчитывается комиссия ответственного. Такая комиссия после завершения сделки автоматически создает запись в разделе расходы.
После редактирования поля «Ответственный», при заполнении поля «Клиент» автоматически подтягиваются либо его личные клиенты, либо по иерархии ниже в зависимости от роли. Статусы сделок строго регламентированы, и для каждого из них учтены соотвествующие права. Их переключение для каждой сделки производится последовательно, на предыдущий этап откатить могут только собственник, администратор и директор.
Также собственник и администратор могут удалять сделки, остальные роли вплоть до менеджера могут их отменить и они исчезнут из финансовых отчетов, при этом необходимо указать причину отмены. Первые две роли могут их при необходимости восстановить, тогда финансовые показатели снова станут доступными в отчетах. Все сделки, включая удаленные, учитываются при расчете статуса «Клиента», который должен быть актуальным за год от текущей даты.
У каждой сделки есть вкладка «Оплаты», в поле «Сумма оплаты» автоматически подставляется остаток задолженности. После каждого платежа происходит пересчет финансового статуса сделки: «Не оплачено», «Оплачено частично», «Оплачено» и «Оплачено больше». Эти данные необходимы для определения должников и расчета общих финансовых показателей в разделе.
В разделе «Контейнеры» находятся следующие фильтры: по номеру контейнера, по дате выхода, по дате прибытия, по статусу. Под фильтрами показаны общие показатели по контейнерам: бюджет, расходы, баланс, количество мест, вес и объем. При нажатии на номер контейнера сразу происходит переход на страницу его сделок, фильтр срабатывает автоматически.
Статусы контейнера тоже строго регламентированы, и переключаются последовательно. Поскольку изменение статуса контейнера касается всех связанных сделок, то у последних статус тоже меняется соответственно.
Раздел «Клиенты» - с поиском по ФИО, телефону, E-mail, Telegram, также есть фильтры: по статусу, по активности и по ответственному. Если у клиентов уволился, к примеру, какой-то менеджер, то через модальное окно можно назначить другого всем его клиентам (если их предварительно отфильтровать).
Так же на этой странице собственник и администратор могут актуализировать статус для всех клиентов, который будет актуальный на сегодняшний день. Чтобы обработать большой объем данных при пересчете актуальных объемов и определение статусов для клиентов, запросы к БД происходят рекурсивно, пока не отработается информация по последнему из них.
В таблице клиентов отображается актуальный объем по сделкам за год, над таблицей – общий показатель. Можно производить сортировку клиентов по колонке «Актуальный объем», чтобы увидеть лидеров. А в соседней колонке находится информация о количестве их сделок, включая отмененные и удаленные.
В этой CRM-системе есть два раздела «близнеца» с очень подобным функционалом: «Авиа сделки» и «FCL сделки» (морские перевозки). На их главных страницах над таблицей реализованы следующие фильтры: по дате создания, по статусу, по маркированию, по клиенту, по ответственному и по дате закрытия.
Под фильтрами можно увидеть следующие общие показатели, включая финансовые: общий бюджет, общая себестоимость, общая маржа, общие вес и объем. Если в сделке не указана себестоимость, то бюджет в таблице подсвечивается красным цветом.
Есть в проекте два справочника «Категория расходов» и «Подкатегория расходов», они необходимы при добавлении расходов в одноименном разделе. При выборе категории автоматически отрисовывается селект с выбором именно ее подкатегорий.
Часть этих расходов создаются автоматически в сделках. Например, комиссия ответственного – категория «Заработная плата» и подкатегория «Комиссия» (эти данные в справочнике невозможно отредактировать и удалить, так как они используются автоматически системой).
В этом разделе можно увидеть фильтры: по периоду, по категории, по подкатегории, по контейнеру и по сотруднику, который создал запись. Над таблицей указана общая сумма расходов. Данные по контейнеру влияют на его баланс, поэтому эти категории тоже зарезервированы системой. Все изменения в каждом расходе логируются: кто, что и когда изменил.
В финансовом отчете «Баланс» указаны доходы, расходы и общий баланс. По умолчанию включен фильтр за текущий месяц, но можно выбрать любой период. Помимо общего показателя расходов, сумма высчитывается по каждой категории и подкатегории.
