Для немецкой компании «Maverick», которая занимается дизайном и установкой рекламных стендов на выставках в Европе, разработана англоязычная CRM с 6 ролями: администратор, директор, старший проектный менеджер, проектный менеджер, бухгалтер и директор.
«Настройки» (Settings) включают в себя следующие разделы: «Пользователи» (Users), «Страны» (Countries), «Города» (Cities), «ЭКСПО центры» (EXPO centers), «Индустрии» (Industries), «Рубрики» (Rubrics), «Выставки» (Trade fairs), «Категории файлов» (File categories), «Услуги» (Service shop), «Категории расходов» (Cost categories) и «Подкатегории расходов» (Cost sub-categories).
У каждой роли свои права доступа, разрешения на редактирование и удаление данных в системе. В карточке пользователя страна и город подтягиваются из БД (из разделов «Страны» (Countries) и «Города» (Cities)) автоматически при наборе информации в поле. При выборе страны выпадают только ее города. Если же сначала выбирают город, то страна подтягивается автоматически. Эти поля аналогично работают и в других разделах CRM.
На странице добавления и редактирования в разделе «Выставки» (Trade fairs) можно выбрать страну, город и ЭКСПО центр (EXPO centers). У каждой выставки есть вкладка «Индустрии и рубрики» (Industries & Rubrics). При выборе индустрии подтягиваются только ее рубрики, и таких рубрик может быть несколько для одной выставки. Эти данные необходимы для анализа интересов клиентов, чтобы в дальнейшем порекомендовать поучаствовать в предстоящих мероприятиях определенной категории.
В разделе «Клиенты» (Clients) реализовано 3 фильтра: названию компании, по телефону или контактному номеру сотрудника и типу. При добавлении клиента, если его тип «Активный», то нужно заполнить все обязательные поля, включая банковские реквизиты. Метки о том, что поле обязательное, меняются автоматически в зависимости от этого выбора для удобства пользователя. У каждого клиента есть вкладка «Контактные лица» (Contact persons).
Раздел «Поставщики» (Suppliers) разработан подобно разделу с клиентами: тоже есть вкладка с контактами сотрудников и 2 типа, от которых зависит количество обязательных полей для заполнения. Поскольку количество поставщиков до 1000, используется плагин datatable для поиска онлайн (без перезагрузки страницы) по всем ячейкам таблицы, сортировки по каждому столбцу и перелистыванию страниц.
На странице «Проекты» (Projects) можно увидеть множество фильтров: по клиенту, по выставке, периоду проведения, статусу, стране, городу и ответственному менеджеру. При создании нового проекта выбирается клиент, автоматически загружаются данные всех его сотрудников, при выборе одного из них – заполняются данные в поля: телефон и e-mail.
При выборе выставки так же автоматически заполняются поля: страна, город, ЭКСПО центр и организатор. За каждым проектом закрепляется ответственный менеджер, для которого создаются авто-задачи для контроля за соблюдением сроков по сборке стендов.
Во вкладке проекта «Документы» (Documents) можно загрузить файлы указав название и выбрав категорию (из раздела «Категории файлов» (File categories)). На странице «Дизайн» (Design) можно выбрать дизайнера из таблицы «Подрядчики» (Suppliers), если дизайн разрабатывается компанией «Maverick», а не свой. Так же согласно установленным срокам создаются задачи для контроля за выполнением.
На странице «Сборщики» (Builders) в таблице отображаются предложения всех подрядчиков, зеленым выделен победитель с самым выгодным предложением. Во вкладке «Калькуляция» (Calculation) - общий подсчет стоимости проекта. Если клиент отказался от дальнейшего сотрудничества на этапе «Оценка проекта», необходимо указать причину отказа.
В «Дополнительных услугах» (Extra Services) вносятся работы для подрядчиков со строгим сроком выполнения, формируются соответствующие задачи. На странице «Согласовано» (Approved) - перечень услуг из раздела «Service Shop». Если услуга выбрана, то для нее можно указать сроки выполнения и оставить комментарий. Возможность использования этих информационных полей настраивается в карточке такой услуги в настройках.
«Добавленные услуги» (Added services) - услуги, которые учитываются в доходной части проекта. На странице «Другие платежи» (Other payments) указываются расходы с информацией по их категории и подкатегории (из разделов «Категории расходов» (Cost categories) и «Подкатегории расходов» (Cost sub-categories)).
На странице «Стоимость проекта» (Project price) можно увидеть следующую информацию: общую стоимость по контракту и сумму выплаты сборщику стендов, по этим параметрам указывается предоплата, дата платежа и статус оплаты. Далее идет перечень услуг из раздела «Service Shop», с ценой по каждой позиции, для которых необходимо указать плательщика (клиент или рекламная компания). Внизу страницы указана стоимость за дизайн, суммы доходов и расходов в проекте. При изменении данных на странице происходит автоматическая калькуляция онлайн итоговой стоимости.
Все активные проекты отображаются в «Воронке продаж» (Sales funnel) соответственно своим статусам. Здесь так же реализованы фильтры: по клиенту, выставке, стране, городу и ответственному. Проекты можно онлайн перетаскивать из одного статуса в другой, в результате чего происходит автоматический подсчет количества проектов в столбцах. При отмене или удалении проекта – происходит пересчет сумм контрактной стоимости и выплат сборщикам, разница которых дает показатель баланса.
Количество проектных трансферов в воронке продаж подсчитывается. На странице «Трансферы проектов» (Project transfers) выводится соответствующая статистика с фильтрами по дате и ответственному менеджеру. Таким образом, можно увидеть на каком этапе наибольшее количество отмен или удалений сделок (что позволяет выявить слабые места), какой менеджер наиболее успешен с доведением сделок до завершающего статуса «Полностью оплачен» (Full paid).
Так же в проекте есть таблица с организаторами (Organizers) для оперативной связи с ними. При клике на вкладку «Задачи» (Tasks) происходит автоматический переход в соответствующий раздел с включенным фильтром по текущему проекту. Авто-задачи редактировать и удалять нельзя. Они после завершения удаляются автоматически по крону спустя время для разгрузки базы данных.
В разделе «Задачи» (Tasks) 3 вкладки: «Все задачи» (All tasks), «Входящие» (Inbox) и «Исходящие» (Outbox). Доступ ко вкладке «Все задачи» есть только у администратора и директора, здесь находятся все задачи из CRM. Реализованы фильтры: по периоду, автору / ответственному, статусу, просроченности и проекту. Выполненные задачи выделяются в системе зеленым цветом, а просроченные – красным. При создании новых задач, изменении их статуса каждый пользователь, связанный с задачей получает соответствующее уведомление.
Все доходы и расходы из проектов так же отображаются в соответствующих разделах CRM (Incomes & Outcomes). В них так же можно создавать записи. На странице с таблицей доходов для подсчета их общей суммы за период реализован фильтр, аналогично – и у расходов, помимо которого еще есть фильтры по категории и подкатегории.
Страница «Баланс» (Balance) разделена на 2 части: доходы и расходы проектов (Projects), и кастоные (Other - данные, внесенные из соответствующих разделов). Все расходы расписаны по своим категориям и подкатегориям. Подсчитываются сначала суммы доходных и расходных частей. Затем из них калькулируется 2 баланса (проектный и кастомный), разница которых отображается в итоговом балансе за период, с учетом фильтра.
