Для німецької компанії «Maverick», яка займається дизайном та встановленням рекламних стендів на виставках у Європі, розроблено англомовну CRM з 6 ролями: адміністратор, директор, старший проектний менеджер, проектний менеджер, бухгалтер та директор.
«Налаштування» (Settings) включають такі розділи: «Користувачі» (Users), «Країни» (Countries), «Міста» (Cities), «ЕКСПО центри» (EXPO centers), «Індустрії» (Industries), «Рубрики» (Rubrics), «Виставки» (Trade fairs), «Категорії файлів» (File categories), «Послуги» (Service shop), «Категорії витрат» (Cost categories) та «Підкатегорії витрат» (Cost sub-categories).
У кожній ролі свої права доступу, дозволи на редагування та видалення даних у системі. У картці користувача країна та місто підтягуються з БД (з розділів «Країни» (Countries) та «Міста» (Cities)) автоматично під час набору інформації в полі. При виборі країни випадають лише її міста. Якщо спочатку вибирають місто, то країна підтягується автоматично. Ці поля аналогічно працюють і в інших розділах CRM.
На сторінці додавання та редагування у розділі «Виставки» (Trade fairs) можна вибрати країну, місто та ЕКСПО центр (EXPO centers). Кожна виставка має вкладку «Індустрії та рубрики» (Industries & Rubrics). При виборі промисловості підтягуються лише її рубрики, і таких рубрик може бути декілька для однієї виставки. Ці дані необхідні для аналізу інтересів клієнтів, щоб надалі порекомендувати взяти участь у майбутніх заходах певної категорії.
У розділі «Клієнти» (Clients) реалізовано 3 фільтри: за назвою компанії, за телефоном або контактним номером співробітника та типом. При додаванні клієнта, якщо його тип «Активний», потрібно заповнити всі обов'язкові поля, включаючи банківські реквізити. Мітки про те, що поле є обов'язковим, змінюються автоматично залежно від цього вибору для зручності користувача. Кожен клієнт має вкладку «Контактні особи» (Contact persons).
Розділ «Постачальники» (Suppliers) розроблений подібно до розділу з клієнтами: також є вкладка з контактами співробітників та 2 типи, від яких залежить кількість обов'язкових полів для заповнення. Оскільки кількість постачальників до 1000, використовується плагін datatable для пошуку онлайн (без перезавантаження сторінки) за всіма осередками таблиці, сортування за кожним стовпцем та перегортанням сторінок.
На сторінці «Проекти» (Projects) можна побачити безліч фільтрів: за клієнтом, за виставкою, періодом проведення, статусом, країною, містом та відповідальним менеджером. При створенні нового проекту обирається клієнт, автоматично завантажуються дані всіх його співробітників. При обранні одного з них заповнюються дані в поля: телефон та e-mail.
При обранні виставки також автоматично заповнюються поля: країна, місто, ЕКСПО центр та організатор. За кожним проектом закріплюється відповідальний менеджер, для якого створюються авто-завдання для контролю за дотриманням термінів збирання стендів.
У вкладці проекту «Документи» (Documents) можна завантажити файли, вказавши назву та вибравши категорію з розділу «Категорії файлів» (File categories). На сторінці Дизайн (Design) можна обрати дизайнера з таблиці «Підрядники» (Suppliers), якщо дизайн розробляється компанією «Maverick», а не свій. Також відповідно до встановлених термінів створюються завдання для контролю за виконанням.
На сторінці «Складальники» (Builders) у таблиці відображаються пропозиції всіх підрядників, зеленим виділено переможця із найвигіднішою пропозицією. У вкладці «Калькуляція» (Calculation) - загальний підрахунок вартості проекту. Якщо клієнт відмовився від подальшої співпраці на етапі «Оцінка проекту», необхідно вказати причину відмови.
У розділ «Додаткові послуги» (Extra Services) вносяться роботи для підрядників із суворим терміном виконання, формуються відповідні завдання. На сторінці «Узгоджено» (Approved) - перелік послуг з розділу «Service Shop». Якщо послугу обрано, то для неї можна вказати терміни виконання та залишити коментар. Можливість використання цих інформаційних полів налаштовується у картці такої послуги у налаштуваннях.
«Додані послуги» (Added services) - це послуги, що враховуються у доходній частині проекту. На сторінці «Інші платежі» (Other payments) вказуються витрати з інформацією щодо їх категорії та підкатегорії з розділів «Категорії витрат» (Cost categories) та «Підкатегорії» витрат» (Cost sub-categories).
На сторінці «Вартість проекту» (Project price) можна побачити таку інформацію: загальну вартість за контрактом та суму виплати збирачеві стендів. За цими параметрами вказується передоплата, дата платежу та статус оплати. Далі йде перелік послуг із розділу «Service Shop» з ціною по кожній позиції, для яких необхідно вказати платника (клієнт або рекламна компанія). Внизу сторінки вказана вартість за дизайн, суми доходів та витрат у проекті. При зміні даних на сторінці відбувається автоматична калькуляція онлайн підсумкової вартості.
Всі активні проекти відображаються у «Воронці продажів» (Sales funnel) відповідно до своїх статусів. Тут також реалізовані фільтри: за клієнтом, виставкою, країною, містом та відповідальним. Проекти можна онлайн перетягувати з одного статусу до іншого, внаслідок чого відбувається автоматичний підрахунок кількості проектів у стовпцях. При скасуванні або видаленні проекту відбувається перерахунок сум контрактної вартості та виплат збиральникам, різниця яких дає показник балансу.
Кількість проектних трансферів у воронці продажів підраховується. На сторінці «Трансфери проектів» (Project transfers) виводиться відповідна статистика з фільтрами за датою та відповідальним менеджером. Таким чином, можна побачити на якому етапі найбільшу кількість скасування чи видалення угод (що дозволяє виявити слабкі місця), який менеджер найбільш успішний із доведенням угод до завершального статусу «Повністю оплачений» (Full paid).
Так само у проекті є таблиця з організаторами (Organizers) для оперативного зв'язку з ними. При натисканні на вкладку «Завдання» (Tasks) відбувається автоматичний перехід у відповідний розділ з увімкненим фільтром за поточним проектом. Автозавдання редагувати та видаляти не можна. Після завершення видаляються автоматично за кроном через час для розвантаження бази даних.
У розділі «Завдання» (Tasks) 3 вкладки: «Всі завдання» (All tasks), «Вхідні» (Inbox) та «Вихідні» (Outbox). Доступ до вкладки «Всі завдання» є тільки у адміністратора та директора, тут знаходяться всі завдання з CRM. Реалізовані фільтри: за періодом, автором / відповідальним, статусом, простроченістю та проектом. Виконані завдання виділяються у системі зеленим кольором, а прострочені – червоним. При створенні нових завдань чи зміні їх статусу кожен користувач, пов'язаний із завданням, отримує відповідне повідомлення.
Всі доходи та витрати з проектів також відображаються у відповідних розділах CRM (Incomes & Outcomes). В них також можна створювати записи. На сторінці з таблицею доходів для підрахунку їх загальної суми за період реалізовано фільтр, аналогічно – і витрати, крім якого ще є фільтри за категорією та підкатегорією.
Сторінку «Баланс» (Balance) поділено на 2 частини: доходи та витрати проектів (Projects), та кастомні (Other - дані, внесені з відповідних розділів). Всі витрати розписані за своїми категоріями та підкатегоріями. Підраховуються спочатку суми доходних і видаткових частин. Потім з них калькулюється 2 баланси (проектний та кастомний), різниця яких відображається в підсумковому балансі за період, з урахуванням фільтра.
