Для німецької компанії «Maverick», яка займається дизайном та встановленням рекламних стендів на виставках у Європі, ми розробили англомовну CRM з 6 ролями: адміністратор, директор, старший проектний менеджер, проектний менеджер, бухгалтер і директор.
Налаштування
«Налаштування» (Settings) включають розділи «Користувачі» (Users), «Країни» (Countries), «Міста» (Cities), «ЕКСПО-центри» (EXPO centers), «Індустрії» (Industries), «Рубрики» (Rubrics), «Виставки» (Trade fairs), «Категорії файлів» (File categories), «Послуги» (Service Shop), «Категорії витрат» (Cost categories) та «Підкатегорії витрат» (Cost sub-categories).
У кожної ролі свої права доступу та дозволи на редагування й видалення даних. У картці користувача країна та місто підтягуються з «Країн» (Countries) і «Міст» (Cities) автоматично під час набору: за країною випадають лише її міста, а за містом підставляється країна (так само в усіх розділах).
Виставки
У розділі «Виставки» (Trade fairs) обираються країна, місто та ЕКСПО-центр, а у вкладці «Індустрії та рубрики» (Industries & Rubrics) при виборі індустрії підтягуються лише її рубрики (їх може бути декілька). Ці дані потрібні для аналізу інтересів клієнтів — щоб рекомендувати їм відповідні майбутні виставки.
Клієнти та постачальники
У розділі «Клієнти» (Clients) — 3 фільтри (назва компанії, телефон/контакт співробітника, тип); для «Активного» клієнта обов'язкові всі поля, включно з банківськими реквізитами, а мітки обов'язковості змінюються автоматично залежно від типу. У клієнта є вкладка «Контактні особи» (Contact persons).
Розділ «Постачальники» (Suppliers) влаштований так само; оскільки постачальників до 1000, використовується плагін Datatable з онлайн-пошуком за всіма комірками, сортуваннями та пагінацією.
Проекти
На сторінці «Проекти» (Projects) — безліч фільтрів (клієнт, виставка, період, статус, країна, місто, відповідальний). При створенні проекту за клієнтом автоматично завантажуються дані його співробітників (з підстановкою телефону та e-mail), а за виставкою автоматично заповнюються поля країни, міста, ЕКСПО-центру й організатора.
За проектом закріплюється відповідальний менеджер, якому створюються авто-завдання для контролю термінів збирання стендів.
Вкладки проекту
У вкладці «Документи» (Documents) файли завантажуються з категорією з «Категорій файлів» (File categories). На сторінці «Дизайн» (Design) обирається дизайнер із «Підрядників» (Suppliers) (якщо дизайн робить «Maverick»), і під терміни створюються завдання для контролю.
На сторінці «Складальники» (Builders) видно пропозиції підрядників — переможець із найкращою ціною виділений зеленим, а у вкладці «Калькуляція» (Calculation) рахується загальна вартість (при відмові клієнта на етапі «Оцінка проекту» вказується причина).
У «Додаткових послугах» (Extra Services) для робіт підрядників формуються завдання, а на сторінці «Узгоджено» (Approved) — послуги із Service Shop, для яких налаштовується можливість задавати терміни й коментар.
«Додані послуги» (Added services) враховуються в доходній частині, а в «Інших платежах» (Other payments) фіксуються витрати за «Категоріями витрат» (Cost categories) та «Підкатегоріями витрат» (Cost sub-categories).
На сторінці «Вартість проекту» (Project price) видно загальну вартість за контрактом, виплату збирачеві, передоплату, дату й статус оплати, а також послуги Service Shop з указанням платника (клієнт або компанія); при зміні даних іде автоматична онлайн-калькуляція підсумкової вартості.
Воронка продажів і трансфери
Активні проекти відображаються у «Воронці продажів» (Sales funnel) за статусами, з фільтрами (клієнт, виставка, країна, місто, відповідальний). Проекти можна онлайн перетягувати між статусами, і тоді йде автоматичний підрахунок кількості проектів у стовпцях, а при скасуванні/видаленні — перерахунок сум контракту й виплат із показником балансу.
Статистика «Трансфери проектів» (Project transfers) із фільтрами за датою й менеджером показує, на якому етапі найбільше скасувань (слабкі місця) і який менеджер частіше доводить угоди до статусу «Повністю оплачений» (Full paid).
У проекті є таблиця з організаторами (Organizers), а вкладка «Завдання» (Tasks) відкриває розділ із фільтром за проектом; авто-завдання не можна змінювати — після завершення вони видаляються автоматично за кроном.
Завдання
У розділі «Завдання» (Tasks) 3 вкладки — «Всі завдання» (All tasks), «Вхідні» (Inbox) та «Вихідні» (Outbox). Доступ до «Всіх завдань» є тільки в адміністратора та директора. Є фільтри за періодом, автором/відповідальним, статусом, простроченістю та проектом; виконані підсвічуються зеленим, прострочені — червоним, а кожен пов'язаний із завданням користувач отримує повідомлення.
Доходи, витрати та баланс
Доходи та витрати (Incomes & Outcomes) проектів відображаються у відповідних розділах, де можна створювати й свої записи: для підрахунку загальної суми за період є фільтр, а у витрат — ще й фільтри за категорією та підкатегорією.
Сторінка «Баланс» (Balance) ділиться на проектну (Projects) і кастомну (Other) частини: витрати розписані за категоріями й підкатегоріями, підраховуються суми доходних і видаткових частин, з них калькулюється 2 баланси (проектний і кастомний), а їх різниця дає підсумковий баланс за період з урахуванням фільтра.
Результат
Виставкові проекти ведуться в одній англомовній системі від заявки до оплати: дані клієнтів і виставок підставляються автоматично, воронка й завдання тримають терміни, а доходи, витрати та баланс рахуються онлайн. Рішення масштабується під нові виставки, країни та послуги.
Якщо у вас рекламна агенція, подивіться, як влаштована CRM для рекламної агенції — з проектами, завданнями та фінансами.
Інший проєкт у цій ніші — впровадження CRM для виробництва реклами.
Потрібна така сама система під вашу компанію? Замовте розробку та впровадження CRM-системи — автоматизуємо облік проектів, воронку продажів, завдання та баланс.
