CRM для детского сада и детского центра: учёт детей, табель посещаемости, оплаты по факту и связь с родителями.
CRM для детского сада и центра — это система, которая ведёт учёт детей, групп, посещаемости, оплат и связи с родителями — от зачисления до закрытия табеля. Месячный счёт считается из отметок в табеле, а не из памяти администратора, а напоминания об оплате и событиях отправляются автоматически. Это меньше долгов, меньше бумажной работы у администратора и больше довольных родителей, которые остаются с вами.
Что даёт CRM детскому саду и центру
Главная ценность CRM для детского заведения — это порядок в оплатах и прозрачная связь с родителями. Каждый ребёнок с карточкой и табелем, оплаты под контролем, а родители получают отчёты и напоминания автоматически. Ниже — полный путь от записи ребёнка до ежемесячной оплаты и продления, который берёт на себя система.
Учёт детей и групп
На каждого ребёнка CRM ведёт карточку со всем, что нужно заведению:
- Данные ребёнка — возраст, группа, особенности, аллергии;
- Контакты родителей — телефоны, канал связи для напоминаний;
- Посещаемость — табель присутствия за каждый день;
- Оплаты и абонемент — что оплачено, что в долг, когда следующий платёж.
Посещаемость и табель
Воспитатель отмечает присутствующих детей в электронном табеле, а система сама считает посещённые дни, пропуски и остаток по абонементу. Это убирает бумажные журналы и даёт точную основу для расчёта оплат и питания.
Связь с родителями
CRM помогает держать родителей в курсе: сообщения о событиях и праздниках, напоминания об оплате, фото и короткие отчёты о дне ребёнка. Прозрачная связь повышает доверие, а родители реже уходят в другие заведения.
Оплаты, абонементы и контроль долгов
Система фиксирует оплаты за месяц или абонемент, показывает должников и автоматически напоминает о платеже. Администратор видит, кто и сколько должен, поэтому оплаты собираются вовремя, а деньги не «провисают» месяцами.
Расписание занятий и кружков
Все занятия, кружки и дополнительные услуги — в едином расписании: когда, с кем и в какой группе. Видно загрузку педагогов и помещений, поэтому накладок меньше, а дополнительные кружки легко продавать родителям.
Расчёт зарплат педагогов
CRM считает нагрузку каждого воспитателя и педагога по проведённым занятиям и группам. Зарплата начисляется автоматически по ставкам и фактическим часам, поэтому расчёты прозрачны и сводятся сами.
Наполненность и прибыльность направлений
Руководитель видит всё в цифрах: наполняемость групп, посещаемость, собранные и просроченные оплаты, оборот за период и прибыльность направлений. На основе отчётов легко определить, какие группы и кружки развивать и где заведение теряет деньги.
Что воспитатель отмечает за день
То, что воспитатель отмечает в течение дня, дальше превращается в счёт, напоминание или запись в карточке ребёнка:
| Что фиксирует воспитатель | Что из этого считает система |
|---|---|
| Утренняя отметка присутствия | дни без ребёнка уменьшают сумму за питание в счёте следующего месяца |
| Абонемент на кружок | 8 занятий с датой сгорания, пропуск переносится только по справке |
| Занятия с логопедом | ведётся отдельный график, родители получают итог раз в месяц |
| Справка после болезни | без загруженного скана ребёнка не принимают, напоминание уходит родителям |
Кому подходит эта CRM
В разных детских заведениях родители платят за разное, да и пропущенные дни считают по-своему:
- Частные детские сады — берут оплату за месяц вперёд, поэтому пропущенные дни приходится пересчитывать в следующем;
- Детские развивающие центры — продают абонемент на количество занятий, где непроведённое занятие либо отрабатывают, либо оно сгорает;
- Студии и секции — держат ребёнка на расписании одного педагога, поэтому его болезнь останавливает сразу всю группу;
- Детские лагеря и смены — продают место под фиксированную дату старта: не проданное до заезда уже не продастся.
Как мы внедряем CRM в вашем заведении
Работа начинается с выявления объёма: вы уже подготовили техническое задание или мы выясняем потребности вместе в разговоре (обычно это занимает от 20 минут до часа). На основе этого составляется прайс-лист, разделённый на этапы (разделы, отчёты и функции — например, группы детей, табель посещаемости, оплата за месяц, отчёт по питанию), и каждый этап имеет свою цену. Вы видите не одну сумму за «CRM», а понятный перечень и сами решаете, с чего начать. Выполнение каждого этапа вы контролируете и принимаете его отдельно. Готовую систему вы получаете полностью в собственность, а мы в дальнейшем сопровождаем проект и при необходимости масштабируем его: доработки и улучшения, второе отделение, новые разделы и функционал.
Частые вопросы
Что будет с оплатой, если ребёнок болел две недели?
Табель присутствия ведёт воспитатель, и перерасчёт считается от него: пропущенные дни по справке можно не считать полностью или вычитать только стоимость питания — правило задаётся один раз. Родители видят в квитанции, за сколько именно дней начисление, поэтому вопросы «а почему столько» почти исчезают.
Видят ли родители табель своего ребёнка?
Да, если вы откроете родительский кабинет: там видны отмеченные дни, остаток по абонементу и сумма к оплате. Чужих детей и контактов других родителей там нет — кабинет показывает только своего ребёнка.
Ведёт ли CRM меню и нормы питания?
Нет. Технологические карты, накопительные ведомости и нормы по санитарным правилам остаются за программой пищеблока или бумажной меню-раскладкой. CRM берёт из табеля количество присутствовавших детей и считает по нему оплату и количество порций к заказу — дальше это передаётся кухне.
Как начислить педагогу, который ведёт и группу, и кружок?
Это два разных правила в одной карточке: за группу — ставка за смену или месяц, за кружок — оплата за проведённое занятие или процент от оплат детей, которые на него ходили. Система берёт фактически проведённые занятия из расписания, поэтому вести параллельную таблицу не приходится.
