CRM для дитячого садка та дитячого центру: облік дітей, табель відвідуваності, оплати за факт і зв'язок із батьками.
CRM для дитячого садка та центру — це система, яка веде облік дітей, груп, відвідуваності, оплат і зв'язку з батьками — від зарахування до закриття табеля. Місячний рахунок рахується з відміток у табелі, а не з пам'яті адміністратора, а нагадування про оплату й події надсилаються автоматично. Це менше боргів, менше паперової роботи в адміністратора та більше задоволених батьків, які залишаються з вами.
Що дає CRM дитячому садку та центру
Головна цінність CRM для дитячого закладу — це порядок в оплатах і прозорий зв'язок із батьками. Кожна дитина з карткою та табелем, оплати під контролем, а батьки отримують звіти й нагадування автоматично. Нижче — повний шлях від запису дитини до щомісячної оплати та продовження, який бере на себе система.
Облік дітей і груп
На кожну дитину CRM веде картку з усім, що потрібно закладу:
- Дані дитини — вік, група, особливості, алергії;
- Контакти батьків — телефони, канал зв'язку для нагадувань;
- Відвідуваність — табель присутності за кожен день;
- Оплати та абонемент — що сплачено, що в борг, коли наступний платіж.
Відвідуваність і табель
Вихователь відмічає присутніх дітей в електронному табелі, а система сама рахує відвідані дні, пропуски та залишок за абонементом. Це прибирає паперові журнали й дає точну основу для розрахунку оплат і харчування.
Зв'язок із батьками
CRM допомагає тримати батьків у курсі: повідомлення про події та свята, нагадування про оплату, фото й короткі звіти про день дитини. Прозорий зв'язок підвищує довіру, а батьки рідше йдуть до інших закладів.
Оплати, абонементи та контроль боргів
Система фіксує оплати за місяць чи абонемент, показує боржників і автоматично нагадує про платіж. Адміністратор бачить, хто й скільки винен, тож оплати збираються вчасно, а гроші не «провисають» місяцями.
Розклад занять і гуртків
Усі заняття, гуртки та додаткові послуги — у єдиному розкладі: коли, з ким і в якій групі. Видно завантаження педагогів і приміщень, тож накладок менше, а додаткові гуртки легко продавати батькам.
Розрахунок зарплат педагогів
CRM рахує навантаження кожного вихователя й педагога за проведеними заняттями та групами. Зарплата нараховується автоматично за ставками й фактичними годинами, тож розрахунки прозорі та зводяться самі.
Наповненість і прибутковість напрямів
Керівник бачить усе в цифрах: наповненість груп, відвідуваність, зібрані та прострочені оплати, оборот за період і прибутковість напрямів. На основі звітів легко визначити, які групи й гуртки розвивати та де заклад втрачає гроші.
Що вихователь відмічає за день
Те, що вихователь відмічає протягом дня, далі перетворюється на рахунок, нагадування або запис у картці дитини:
| Що фіксує вихователь | Що з цього рахує система |
|---|---|
| Ранкова відмітка присутності | дні без дитини зменшують суму за харчування в рахунку наступного місяця |
| Абонемент на гурток | 8 занять із датою згорання, пропуск переноситься тільки за довідкою |
| Заняття з логопедом | ведеться окремий графік, батьки отримують підсумок раз на місяць |
| Довідка після хвороби | без завантаженого скана дитину не приймають, нагадування йде батькам |
Для кого підходить ця CRM
У різних дитячих закладах батьки платять за різне, та й пропущені дні рахують по-своєму:
- Приватні дитячі садки — беруть оплату за місяць наперед, тому пропущені дні доводиться перераховувати в наступному;
- Дитячі розвиваючі центри — продають абонемент на кількість занять, де непроведене заняття або відпрацьовують, або воно згорає;
- Студії та секції — тримають дитину на розкладі одного педагога, тому його хвороба зупиняє одразу цілу групу;
- Дитячі табори та зміни — продають місце під фіксовану дату старту: не продане до заїзду вже не продасться.
Як ми впроваджуємо CRM у вашому закладі
Робота починається з виявлення обсягу: у вас уже є готове технічне завдання або ми з'ясовуємо потреби разом у розмові (зазвичай це займає від 20 хвилин до години). На основі цього складається прайс-лист, поділений на етапи (розділи, звіти та функції — наприклад, групи дітей, табель відвідувань, оплата за місяць, звіт з харчування), і кожен етап має власну ціну. Ви бачите не одну суму за «CRM», а зрозумілий перелік і самі вирішуєте, з чого почати. Виконання кожного етапу ви контролюєте й приймаєте його окремо. Готову систему ви отримуєте повністю у власність, а ми надалі супроводжуємо проєкт і за потреби масштабуємо його: доопрацювання й вдосконалення, друге відділення, нові розділи та функціонал.
Часті запитання
Що буде з оплатою, якщо дитина хворіла два тижні?
Табель присутності веде вихователь, і перерахунок рахується від нього: пропущені дні за довідкою можна не рахувати повністю або віднімати лише вартість харчування — правило задається один раз. Батьки бачать у квитанції, за скільки саме днів нарахування, тому питання «а чому стільки» майже зникають.
Чи бачать батьки табель своєї дитини?
Так, якщо ви відкриєте батьківський кабінет: там видно відмічені дні, залишок за абонементом і суму до сплати. Чужих дітей і контактів інших батьків там немає — кабінет показує лише свою дитину.
Чи веде CRM меню й норми харчування?
Ні. Технологічні карти, накопичувальні відомості й норми за санітарними правилами лишаються за програмою харчоблоку або паперовим меню-розкладом. CRM бере з табеля кількість присутніх дітей і рахує за нею оплату та кількість порцій до замовлення — далі це передається кухні.
Як нарахувати педагогу, який веде і групу, і гурток?
Це два різні правила в одній картці: за групу — ставка за зміну або місяць, за гурток — оплата за проведене заняття чи відсоток від оплат дітей, які на нього ходили. Система бере фактично проведені заняття з розкладу, тому вести паралельну таблицю не доводиться.
