CRM-система для фитнес-клуба и тренажёрного зала

CRM для фитнес-клуба считает две величины, из которых складывается выручка: проданный абонемент и фактический приход в зал. Первая — это деньги, полученные вперёд, вторая — ответ на вопрос, будет ли за что продать следующий абонемент. Клуб видит, у кого срок догорает без посещений, и успевает вернуть человека до даты окончания, а не после неё.

Что даёт CRM фитнес-клубу

Деньги клуба держатся на двух датах: когда абонемент куплен и когда он заканчивается. Между ними лежат посещения, заморозки и пропуски, которые вторую дату сдвигают. Схема ниже показывает, как эти события ложатся в систему одно за другим.

Абонементы и учёт посещений

Абонементы выглядят похожими только в прайсе — в ежедневной работе каждый тип создаёт собственную точку потери денег.

Карточка клиента и работа с заявками

Обращение о пробном занятии приходит с сайта, рекламы или мессенджера и сразу получает ответственного администратора. Дальше всё, что человек делает в клубе, накапливается в одной записи: какие абонементы покупал, сколько раз приходил, когда последний раз был в зале. Именно эта история и подсказывает, с каким предложением к нему возвращаться.

Расписание занятий и запись в группы

Все групповые занятия и тренеры — в едином расписании: когда, с кем и сколько свободных мест. Клиент записывается онлайн, а система не даёт превысить количество мест в группе, поэтому на одно занятие не продать больше билетов, чем есть мест.

Напоминания и удержание клиентов

Абонемент не заканчивается внезапно — за две недели до даты это уже видно в системе. Клуб сам задаёт, за сколько дней клиент получает сообщение и что делать с теми, кто не появлялся месяц: отдельный список и звонок администратора. Продление обходится клубу дешевле, чем новый клиент из рекламы.

Контроль доступа и check-in

На входе CRM проверяет абонемент: действующий, замороженный или закончился. Администратор видит, кто в зале, а клиенты без активного абонемента не проходят. Это убирает неоплаченные посещения и споры на ресепшене.

Расчёт зарплат тренеров

Основа начисления тренеру — не запись в расписании, а отмеченный визит. Персональные, групповые и замены считаются по своим ставкам, и в конце месяца сумма собирается из тех же отметок, которые администратор ставил на входе.

Оборот клуба и процент продлений

Отчёты дают полную картину: количество активных абонементов и процент продлений, посещаемость, оборот за период и загрузку тренеров. Сравнение продлений с частотой приходов объясняет, почему один тип абонемента даёт повторную оплату, а другой — нет.

Кому подходит эта CRM

Клиент платит вперёд, а клуб зарабатывает только тогда, когда тот ходит. Разные форматы разводит именно это:

• Фитнес-клубы и тренажёрные залы — продают доступ на месяцы вперёд, поэтому теряют деньги не на продаже, а на тех, кто перестал ходить;
• Студии и секции — держатся на групповых занятиях: незаполненная группа всё равно стоит клубу оплаты тренера;
• Бассейны и спорткомплексы — продают сеансы в конкретное время, где превышение лимита дорожек заметно сразу;
• Персональные тренеры — считают каждое занятие отдельно: переносы и пропуски меняют сумму до конца месяца;
• Сети клубов — переводят клиента между залами, поэтому абонемент должен быть виден в каждой точке.

Как мы внедряем CRM в вашем клубе

Работа начинается с выявления объёма: у вас уже есть готовое техническое задание или мы выясняем потребности вместе в разговоре (обычно это занимает от 20 минут до часа). На основе этого составляется прайс-лист, разделённый на этапы (разделы, отчёты и функции — например, абонементы, персональные тренировки, расписание тренеров, турникет), и каждый этап имеет свою цену. Вы видите не одну сумму за «CRM», а понятный перечень и сами решаете, с чего начать. Выполнение каждого этапа вы контролируете и принимаете его отдельно. Готовую систему вы получаете полностью в собственность, а мы в дальнейшем сопровождаем проект и при необходимости масштабируем его: доработки и улучшения, второй филиал клуба, новые разделы и функционал.

Частые вопросы

Что будет с абонементом, если клиент заболел на две недели?

Заморозка оформляется в карточке абонемента: дни приостановки не сгорают, а срок действия сдвигается на то же количество дней. Правила клуба задаются заранее — сколько заморозок в год, минимальная и максимальная длительность, нужна ли справка. Администратор не решает это по своему усмотрению, и у клиентов не возникает ощущения, что кому-то разрешили больше.

Как зафиксировать посещение, если турникета в клубе нет?

Администратор отмечает приход на ресепшене по фамилии или QR-коду из приложения клиента — списывается одно занятие из пакета либо фиксируется вход по безлимиту. Считыватель карт и турникет подключают отдельно, когда они в клубе уже стоят; студии на два зала обычно обходятся ресепшеном.

Видит ли тренер контакты всей базы клуба?

Нет — права выдают узко. Тренеру открывают его расписание, состав его групп и остатки занятий у подопечных; вся база номеров клуба остаётся вне его доступа. Об этом чаще всего спрашивают студии, которые уже теряли клиентов вместе с тренером, ушедшим работать самостоятельно.

Как начислить тренеру за групповое занятие, на которое пришли двое?

Правило задаётся под каждый тип занятия: фиксированная ставка за проведённую тренировку, оплата за каждого присутствующего или комбинация с понижающим коэффициентом, когда группа недобрана. Персональные тренировки считаются от фактически проведённых, поэтому неявка, зафиксированная как сорванная, в зарплату тренера не попадает.