CRM для фітнес-клубу та тренажерного залу: абонементи, відвідування, розклад, контроль доступу, нагадування.
CRM для фітнес-клубу рахує дві величини, з яких складається виторг: проданий абонемент і фактичний прихід у зал. Перша — це гроші, отримані наперед, друга — відповідь на питання, чи буде за що продати наступний абонемент. Клуб бачить, у кого строк догорає без відвідувань, і встигає повернути людину до дати закінчення, а не після неї.
Що дає CRM фітнес-клубу
Гроші клубу тримаються на двох датах: коли абонемент куплено і коли він закінчується. Між ними лежать відвідування, заморозки й пропуски, які другу дату зсувають. Схема нижче показує, як ці події лягають у систему одна за одною.
Абонементи та облік відвідувань
Абонементи виглядають схожими лише в прайсі — у щоденній роботі кожен тип створює власну точку втрати грошей.
| Тип абонемента | Де найчастіше втрачаються гроші клубу |
|---|---|
| Безлімітний на 12 місяців | кожен день заморозки зсуває дату закінчення, і строк треба перераховувати |
| Пакет на 10 занять | списання йде на вході; невикористані заняття згорають у день закінчення пакета |
| Групове заняття в розкладі | місць 15, шістнадцятий запис іде в лист очікування, скасування за 2 години звільняє слот |
| Персональне тренування | тренеру нараховують лише за підтверджений візит, а не за факт запису |
| Разовий візит | без картки клієнта людина не потрапляє в базу і губиться до наступного приходу |
Картка клієнта та робота із заявками
Звернення про пробне заняття приходить із сайту, реклами чи месенджера й одразу отримує відповідального адміністратора. Далі все, що людина робить у клубі, накопичується в одному записі: які абонементи купувала, скільки разів приходила, коли востаннє була в залі. Саме ця історія й підказує, з якою пропозицією до неї повертатися.
Розклад занять і запис у групи
Усі групові заняття й тренери — в єдиному розкладі: коли, з ким і скільки вільних місць. Клієнт записується онлайн, а система не дає перевищити кількість місць у групі, тож на одне заняття не продати більше квитків, ніж є місць.
Нагадування та утримання клієнтів
Абонемент не закінчується раптово — за два тижні до дати це вже видно в системі. Клуб сам задає, за скільки днів клієнт отримує повідомлення і що робити з тими, хто не з'являвся місяць: окремий список і дзвінок адміністратора. Продовження коштує клубу дешевше, ніж новий клієнт із реклами.
Контроль доступу та check-in
На вході CRM перевіряє абонемент: чинний, заморожений чи закінчився. Адміністратор бачить, хто в залі, а клієнти без активного абонемента не проходять. Це прибирає неоплачені відвідування й суперечки на ресепшені.
Розрахунок зарплат тренерів
Основа нарахування тренеру — не запис у розкладі, а відмічений візит. Персональні, групові й заміни рахуються за своїми ставками, і наприкінці місяця сума збирається з тих самих відміток, які адміністратор ставив на вході.
Оборот клубу й відсоток продовжень
Звіти дають повну картину: кількість активних абонементів і відсоток продовжень, відвідуваність, оборот за період і завантаження тренерів. Порівняння продовжень із частотою приходів пояснює, чому один тип абонемента дає повторну оплату, а інший — ні.
Для кого підходить ця CRM
Клієнт платить наперед, а клуб заробляє лише тоді, коли той ходить. Різні формати розводить саме це:
- Фітнес-клуби та тренажерні зали — продають доступ на місяці наперед, тому втрачають гроші не на продажу, а на тих, хто перестав ходити;
- Студії та секції — тримаються на групових заняттях: незаповнена група все одно коштує клубу оплати тренера;
- Басейни та спорткомплекси — продають сеанси в конкретний час, де перевищення ліміту доріжок помітне одразу;
- Персональні тренери — рахують кожне заняття окремо: перенесення й пропуски змінюють суму до кінця місяця;
- Мережі клубів — переводять клієнта між залами, тому абонемент має бути видимим у кожній точці.
Як ми впроваджуємо CRM у вашому клубі
Робота починається з виявлення обсягу: ви вже маєте готове технічне завдання або ми з'ясовуємо потреби разом у розмові (зазвичай це займає від 20 хвилин до години). На основі цього складається прайс-лист, поділений на етапи (розділи, звіти та функції — наприклад, абонементи, персональні тренування, розклад тренерів, турнікет), і кожен етап має власну ціну. Ви бачите не одну суму за «CRM», а зрозумілий перелік і самі вирішуєте, з чого почати. Виконання кожного етапу ви контролюєте й приймаєте його окремо. Готову систему ви отримуєте повністю у власність, а ми надалі супроводжуємо проєкт і за потреби масштабуємо його: доопрацювання й вдосконалення, друга філія клубу, нові розділи та функціонал.
Часті запитання
Що буде з абонементом, якщо клієнт захворів на два тижні?
Заморозка оформлюється в картці абонемента: дні призупинення не згорають, а строк дії зсувається на ту саму кількість днів. Правила клубу задаються заздалегідь — скільки заморозок на рік, мінімальна й максимальна тривалість, чи потрібна довідка. Адміністратор не вирішує це на власний розсуд, і в клієнтів не виникає відчуття, що комусь дозволили більше.
Як зафіксувати відвідування, якщо турнікета в клубі немає?
Адміністратор відмічає прихід на рецепції за прізвищем або QR-кодом із застосунку клієнта — списується одне заняття з пакета чи фіксується вхід за безлімітом. Зчитувач карток і турнікет підключають окремо, коли вони в клубі вже стоять; студії на два зали зазвичай обходяться рецепцією.
Чи бачить тренер контакти всієї бази клубу?
Ні — права видають вузько. Тренеру відкривають його розклад, склад його груп і залишки занять у підопічних; уся база номерів клубу лишається поза його доступом. Про це найчастіше питають студії, які вже втрачали клієнтів разом із тренером, що пішов працювати самостійно.
Як нарахувати тренеру за групове заняття, на яке прийшло двоє?
Правило задається під кожен тип заняття: фіксована ставка за проведене тренування, оплата за кожного присутнього або комбінація зі спадним коефіцієнтом, коли група недобрана. Персональні тренування рахуються від фактично проведених, тому неявка, зафіксована як зірвана, у зарплату тренера не потрапляє.
