CRM для навчального центру та курсів: облік учнів і груп, розклад, відвідуваність, оплати й нагадування про наступний курс.
CRM для навчального центру — це система, яка веде облік учнів, груп, розкладу занять, оплат і роботи викладачів. Кожна заявка на навчання закріплена за групою й датою старту, відвідуваність і прогрес під контролем, а нагадування про оплату й наступний курс надсилаються автоматично. Це більше доведених до набору заявок, менше боргів і більше учнів, які продовжують навчання.
Що дає CRM навчальному центру
Головна цінність CRM для освіти — це повний набір груп і утримання учнів. Заявки доводяться до запису, оплати під контролем, а учні повертаються на наступний рівень завдяки нагадуванням. На схемі — життєвий цикл однієї групи: від першого запиту про курс до випуску й перезапису на наступний рівень навчання, з фіксацією оплат на кожному кроці.
Облік учнів і груп
На кожного учня CRM веде картку з усім, що потрібно центру:
- Контакти й дані — учень, батьки, канал зв'язку для нагадувань;
- Курси та групи — на що записаний, у якій групі та на якому рівні;
- Відвідуваність і прогрес — журнал занять, результати, успішність;
- Оплати та абонементи — що сплачено, що в борг, коли наступний платіж.
Курси, розклад занять і відвідуваність
Усі курси, групи й розклад — на одному екрані: коли заняття, у якій аудиторії, з яким викладачем. Викладач відмічає присутніх в електронному журналі, а система рахує відвідуваність і залишок занять за абонементом — без паперових табелів.
Онлайн-запис і робота із заявками
Заявка на пробне заняття чи курс із сайту, реклами або месенджера одразу потрапляє в CRM і закріплюється за адміністратором із нагадуваннями про наступний крок. Жодна заявка не залишається без відповіді, тож більше людей доходить до запису в групу.
Оплати, абонементи та контроль боргів
CRM фіксує оплати за курси й абонементи, показує, хто й скільки винен, і нагадує про наступний платіж. Адміністратор бачить боржників і залишки занять, тож гроші не «провисають», а оплати збираються вчасно.
Нагадування та утримання учнів
Більшість учнів готові вчитися далі — їх лише треба вчасно запросити. CRM нагадує про наступний рівень, абонемент, що закінчується, чи пропущене заняття, тож учні повертаються, а не «відвалюються» після першого курсу. Утримати того, хто вже вчиться, дешевше, ніж залучити нового.
Розрахунок зарплат викладачів
Система рахує навантаження кожного викладача за проведеними заняттями та групами. Зарплата нараховується автоматично за ставками й фактичними годинами, тож розрахунки прозорі й зводяться самі.
Доходимість курсу та рентабельність груп
Система показує ключові показники: кількість заявок і конверсію в набір, наповненість груп, відвідуваність, оборот за період і відсоток учнів, які продовжують навчання. Звідси видно, який курс варто масштабувати, а який лише витрачає рекламний бюджет.
Від чого залежить сума договору
Сума в договорі рахується по-різному залежно від формату навчання, і CRM тримає ці правила окремо:
| Формат навчання | З чого складається сума в договорі |
|---|---|
| Груповий курс на 12 занять | ціна фіксована за курс, пропуск заняття не зменшує суму |
| Індивідуальні заняття | оплата за фактично проведені години з журналу викладача |
| Онлайн-формат із записами | доступ відкривається на строк курсу й закривається на дату завершення |
| Підготовка до НМТ | пакет із пробних тестувань, кожне додаткове оплачується окремо |
| Перехід в іншу групу | залишок за невикористані заняття переходить на новий договір |
Для кого підходить ця CRM
У різних форматів навчання гроші надходять у різний момент, і відповідальність перед учнем теж різна:
- Навчальні центри та курси — набирають групу під дату старту, тому недобір за тиждень до першого заняття зриває весь потік;
- Мовні школи — живуть на продовженнях: учень платить за наступний рівень, і одразу видно, хто не перейшов;
- Тренінгові та IT-школи — продають потік цілком, гроші отримані наперед, тому відсів рахують по модулях;
- Школи мистецтв і секції — тримаються на абонементах, де пропущене заняття треба або відпрацювати, або списати;
- Репетитори та онлайн-школи — рахують кожне заняття окремо, разом із перенесеннями й поверненнями.
Як ми впроваджуємо CRM у вашому центрі
Робота починається з виявлення обсягу: ви приходите з готовим технічним завданням або ми з'ясовуємо потреби разом у розмові (зазвичай це займає від 20 хвилин до години). На основі цього складається прайс-лист, поділений на етапи (розділи, звіти та функції — наприклад, картка учня, розклад груп, табель відвідувань, абонементи), і кожен етап має власну ціну. Ви бачите не одну суму за «CRM», а зрозумілий перелік і самі вирішуєте, з чого почати. Виконання кожного етапу ви контролюєте й приймаєте його окремо. Готову систему ви отримуєте повністю у власність, а ми надалі супроводжуємо проєкт і за потреби масштабуємо його: доопрацювання й вдосконалення, друга філія, нові розділи та функціонал.
Як це виглядає на практиці — дивіться кейс CRM для навчального центру з філіями, табелем відвідуваності, воронкою продажів і розрахунком зарплат педагогів.
Часті запитання
Скільки часу займає перенесення бази учнів зі старих таблиць?
Зазвичай від трьох днів до тижня. Excel і Google Таблиці імпортуються за прізвищем, телефоном батьків і назвою групи майже без ручної роботи; паперові журнали вносять вибірково — беруть тих, хто вчиться зараз, і тих, хто закінчив останній семестр. Історію оплат за минулі роки частіше лишають в архіві, ніж переносять.
Що буде, якщо учень пропустив заняття за абонементом?
Заняття позначається в журналі як пропуск із причиною, і далі спрацьовує правило, яке ви задали: поважна причина — заняття не списується й переноситься на відпрацювання, неповажна — списується з абонемента. Адміністратор бачить залишок занять у картці учня, тож суперечки з батьками закриваються одним екраном.
Чи замінить CRM бухгалтерську програму?
Ні. CRM веде оплати, абонементи й борги на рівні учня та групи, а первинні документи, ФОП-звітність і касу лишає бухгалтерії. З CRM іде вивантаження надходжень за період — дублювати ті самі платежі у двох програмах не потрібно.
Як нарахувати викладачу, якщо в групі щоразу різна кількість учнів?
Ставка задається на рівні заняття: фіксована сума за проведену пару, оплата за годину або відсоток від суми оплат присутніх учнів. Система бере фактичну відвідуваність із журналу, тож в одного викладача можуть паралельно діяти різні правила — індивідуальні заняття за одним, групові за іншим.
Хто бачить контакти учнів і батьків?
Це визначається правами ролі. Викладачу зазвичай відкривають лише свої групи без телефонів, адміністратору — контакти й оплати, керівнику — все разом зі звітами. Такий поділ найчастіше просять центри, у яких викладач уже йшов і забирав із собою частину групи.
