CRM для языковой школы и курсов: расписание, оплаты, посещаемость и переход студентов на следующий уровень.
CRM для языковой школы строится вокруг группы: сколько в ней мест, какой уровень, кто уже оплатил и стартует ли она вообще. Когда набор на A2 недобирает трёх человек, это видно до даты старта, а не в день первого занятия. Отсюда меньше сдвинутых потоков, меньше долгов за абонементы и больше студентов, доходящих до следующего уровня.
Что даёт CRM языковой школе
Доход школы упирается в наполнение групп и в то, сколько студентов дойдёт до следующего уровня. Оба показателя зависят от мелочей: когда сделан вступительный тест, в какую группу зачислили, напомнили ли об оплате перед стартом модуля. Схема ниже раскладывает эти шаги в порядке, в котором они идут в школе.
Заявки и запись на курсы
Запрос на пробный урок с сайта, рекламы или мессенджера попадает в систему с ответственным администратором. Дальше у него появляются стадии: тест не пройден, уровень определён, ждёт старта группы, оплачено. Стадия отвечает на единственный вопрос — чего не хватает, чтобы человек сел в конкретную группу.
Тестирование уровня и формирование групп
Результаты вступного теста хранятся в карточке студента, поэтому его легко зачислить в группу своего уровня. CRM показывает, где есть свободные места, а где группа уже набрана, поэтому новые студенты быстро попадают в подходящую группу без простоев.
Форматы обучения
Расписание и оплата в школе завязаны друг на друга, а правила перерасчёта отличаются по формату занятий.
| Формат занятий | Что влияет на оплату и расписание |
|---|---|
| Группа уровня A2 | занятия не переносят под одного ученика, и пропуск не уменьшает месячную оплату |
| Индивидуальные уроки | отмена менее чем за 12 часов списывает урок из пакета как проведённый |
| Онлайн-курс | доступ к материалам открыт на срок курса и закрывается после его завершения |
| Корпоративное обучение | компания получает ежемесячный отчёт с посещаемостью и результатами тестов |
Расписание занятий и посещаемость
Все группы, преподаватели и аудитории — в едином расписании: когда, с кем и сколько свободных мест. Отметка о явке ставится на каждом занятии, а перенос и замена преподавателя меняют запись в журнале, а не только договорённость в чате.
Оплаты, абонементы и контроль долгов
Оплата за курс, помесячная и пакет занятий считаются по-разному, и остаток у каждой схемы свой. Перед стартом следующего модуля список должников формируется сам, поэтому в группу не заходит студент, за которого школа уже второй месяц ничего не получила.
Напоминания и продление курсов
Уровень заканчивается в предсказуемую дату, и именно к ней школа должна предложить следующий. Рассылка идёт по группе: осталось три занятия — сообщение о наборе на B1, пропущено два подряд — сигнал администратору. Удержать существующего студента дешевле, чем привлечь нового. Сколько даёт полная загрузка групп — видно в калькуляторе ниже.
Расчёт зарплат преподавателей
Начисление опирается на журнал занятий, а не на расписание: в расчёт попадает то, что действительно состоялось. Преподаватель при этом видит собственную загрузку на месяц вперёд и может планировать, сколько групп берёт.
Наполнение групп и отток учеников
Отчётность школы строится вокруг группы: среднее наполнение по уровням, доля дошедших до конца модуля, процент переходов на следующий уровень и оборот за поток. Уровень, на котором поток стабильно обрывается, виден по цифрам раньше, чем об этом скажет преподаватель.
Языковые школы, курсы и онлайн-группы
Единица учёта здесь у каждого своя: группа по уровню, доступ, отдельное занятие или филиал:
- Языковые школы и курсы — набирают группы по уровням, поэтому недобор на один уровень останавливает старт всего потока;
- Онлайн-школы языков — продают занятия без привязки к городу, поэтому следят за доступом и часовыми поясами;
- Частные преподаватели и репетиторы — считают каждое занятие отдельно, вместе с переносами и долгами за месяц;
- Сети языковых центров — переводят ученика между филиалами, поэтому уровень и оплаченные занятия должны быть видны везде.
Как мы внедряем CRM в вашей школе
Работа начинается с выявления объёма: вы уже подготовили техническое задание или мы выясняем потребности вместе в разговоре (обычно это занимает от 20 минут до часа). На основе этого составляется прайс-лист, разделённый на этапы (разделы, отчёты и функции — например, группы и расписание, журнал занятий, абонементы, кабинет родителей), и каждый этап имеет свою цену. Вы видите не одну сумму за «CRM», а понятный перечень и сами решаете, с чего начать. Выполнение каждого этапа вы контролируете и принимаете его отдельно. Готовую систему вы получаете полностью в собственность, а мы в дальнейшем сопровождаем проект и при необходимости масштабируем его: доработки и улучшения, онлайн-группы, новые разделы и функционал.
Частые вопросы
Что делать с учеником, который пропустил половину уровня?
Посещаемость ведётся по каждому занятию, поэтому виден и остаток абонемента, и какие именно темы пропущены. Школа обычно либо переносит остаток на следующий поток, либо даёт отработку в параллельной группе того же уровня — оба варианта фиксируются, чтобы при продлении не было споров о «сгоревших» занятиях.
Как начислить преподавателю, который ведёт и группу, и индивидуальные?
Ставка задаётся отдельно по формату: группа — за проведённое занятие независимо от явки, индивидуальные — за фактически отработанные часы. Замена чужой группы тоже попадает в начисление тому, кто действительно провёл пару, а не тому, кто закреплён в расписании.
Выставит ли система счёт и примет ли оплату сама?
Нет. CRM ведёт абонементы, остатки занятий и долг и формирует счёт, а деньги проходят через ваш платёжный сервис или банк. Сверка делается импортом выписки: платёж привязывается к конкретному ученику, и долг закрывается автоматически.
Сколько длится перенос групп из старых таблиц?
Обычно около недели. Сначала справочники — уровни, форматы, преподаватели, аудитории, — затем активные группы с расписанием и остатками абонементов. Архив выпускников переносят уже после запуска, потому что он не блокирует ежедневную работу администратора.
Кто видит контакты учеников, кроме администратора?
Преподаватель видит состав своей группы и посещаемость, а телефоны и долги ему обычно не открывают. Права настраиваются под школу, и этот вопрос возникает почти всегда, когда преподаватель параллельно работает ещё где-то.
