CRM для мовної школи та курсів: розклад, оплати, відвідуваність і перехід студентів на наступний рівень.
CRM для мовної школи будується навколо групи: скільки в ній місць, який рівень, хто вже оплатив і чи стартує вона взагалі. Коли набір на A2 недобирає трьох осіб, це видно до дати старту, а не в день першого заняття. Звідси менше зсунутих потоків, менше боргів за абонементи й більше студентів, які доходять до наступного рівня.
Що дає CRM мовній школі
Дохід школи впирається в наповнення груп і в те, скільки студентів дійде до наступного рівня. Обидва показники залежать від дрібниць: коли зроблено вступний тест, у яку групу зарахували, чи нагадали про оплату перед стартом модуля. Схема нижче розкладає ці кроки в порядку, у якому вони йдуть у школі.
Заявки та запис на курси
Запит на пробний урок із сайту, реклами чи месенджера потрапляє в систему з відповідальним адміністратором. Далі в нього з'являються стадії: тест не пройдено, рівень визначено, чекає старту групи, оплачено. Стадія відповідає на єдине питання — чого бракує, щоб людина сіла в конкретну групу.
Тестування рівня та формування груп
Результати вступного тесту зберігаються в картці студента, тож його легко зарахувати у групу свого рівня. CRM показує, де є вільні місця, а де група вже набрана, тож нові студенти швидко потрапляють у відповідну групу без простоїв.
Формати навчання
Розклад і оплата в школі зав'язані одне на одне, а правила перерахунку відрізняються за форматом занять.
| Формат занять | Що впливає на оплату та розклад |
|---|---|
| Група рівня A2 | заняття не переносять під одного учня, і пропуск не зменшує місячну оплату |
| Індивідуальні уроки | скасування менш ніж за 12 годин списує урок із пакета як проведений |
| Онлайн-курс | доступ до матеріалів відкритий на строк курсу і закривається після його завершення |
| Корпоративне навчання | компанія отримує щомісячний звіт із відвідуваністю та результатами тестів |
Розклад занять і відвідуваність
Усі групи, викладачі й аудиторії — в єдиному розкладі: коли, з ким і скільки вільних місць. Відмітка про явку ставиться на кожному занятті, а перенесення й заміна викладача змінюють запис у журналі, а не лише домовленість у чаті.
Оплати, абонементи та контроль боргів
Оплата за курс, помісячна й пакет занять рахуються по-різному, і залишок у кожної схеми свій. Перед стартом наступного модуля список боржників формується сам, тож у групу не заходить студент, за якого школа вже другий місяць нічого не отримала.
Нагадування та продовження курсів
Рівень закінчується в передбачувану дату, і саме до неї школа має запропонувати наступний. Розсилка йде за групою: залишилося три заняття — повідомлення про набір на B1, пропущено два поспіль — сигнал адміністратору. Утримати наявного студента дешевше, ніж залучити нового. Скільки дає повне завантаження груп — видно в калькуляторі нижче.
Розрахунок зарплат викладачів
Нарахування спирається на журнал занять, а не на розклад: у розрахунок потрапляє те, що справді відбулося. Викладач при цьому бачить власне завантаження на місяць уперед і може планувати, скільки груп бере.
Наповнення груп і відтік учнів
Звітність школи будується навколо групи: середнє наповнення за рівнями, частка тих, хто дійшов до кінця модуля, відсоток переходів на наступний рівень і оборот за потік. Рівень, на якому потік стабільно обривається, видно за цифрами раніше, ніж про це скаже викладач.
Мовні школи, курси та онлайн-групи
Одиниця обліку тут у кожного своя: група за рівнем, доступ, окреме заняття чи філія:
- Мовні школи й курси — набирають групи за рівнями, тому недобір на один рівень зупиняє старт усього потоку;
- Онлайн-школи мов — продають заняття без прив'язки до міста, тому стежать за доступом і часовими поясами;
- Приватні викладачі й репетитори — рахують кожне заняття окремо, разом із перенесеннями та боргами за місяць;
- Мережі мовних центрів — переводять учня між філіями, тому рівень і оплачені заняття мають бути видимі всюди.
Як ми впроваджуємо CRM у вашій школі
Робота починається з виявлення обсягу: у вас уже є готове технічне завдання або ми з'ясовуємо потреби разом у розмові (зазвичай це займає від 20 хвилин до години). На основі цього складається прайс-лист, поділений на етапи (розділи, звіти та функції — наприклад, групи й розклад, журнал занять, абонементи, кабінет батьків), і кожен етап має власну ціну. Ви бачите не одну суму за «CRM», а зрозумілий перелік і самі вирішуєте, з чого почати. Виконання кожного етапу ви контролюєте й приймаєте його окремо. Готову систему ви отримуєте повністю у власність, а ми надалі супроводжуємо проєкт і за потреби масштабуємо його: доопрацювання й вдосконалення, онлайн-групи, нові розділи та функціонал.
Часті запитання
Що робити з учнем, який пропустив половину рівня?
Відвідуваність ведеться позанятійно, тому видно і залишок абонемента, і які саме теми пропущені. Школа зазвичай або переносить залишок на наступний потік, або дає відпрацювання в паралельній групі того ж рівня — обидва варіанти фіксуються, щоб при продовженні не було суперечок про «згорілі» заняття.
Як нарахувати викладачу, який веде і групу, і індивідуальні?
Ставка задається окремо за форматом: група — за проведене заняття незалежно від явки, індивідуальні — за фактично відпрацьовані години. Заміна чужої групи теж потрапляє в нарахування тому, хто справді провів пару, а не тому, хто закріплений у розкладі.
Чи виставить система рахунок і прийме оплату сама?
Ні. CRM веде абонементи, залишки занять і борг та формує рахунок, а гроші проходять через ваш платіжний сервіс або банк. Звірка робиться імпортом виписки: платіж прив'язується до конкретного учня, і борг закривається автоматично.
Скільки триває перенесення груп зі старих таблиць?
Зазвичай близько тижня. Спершу довідники — рівні, формати, викладачі, аудиторії, — потім активні групи з розкладом і залишками абонементів. Архів випускників переносять уже після запуску, бо він не блокує щоденну роботу адміністратора.
Хто бачить контакти учнів, крім адміністратора?
Викладач бачить склад своєї групи й відвідуваність, а телефони та борги йому зазвичай не відкривають. Права налаштовуються під школу, і це питання виникає майже завжди, коли викладач паралельно працює ще десь.
