CRM-система для психолога и психологического центра

CRM для психолога держит расписание сессий, карточки клиентов, оплаты пакетов и напоминания — всё привязано к конкретной встрече. Переносы и отмены видны сразу, история работы с клиентом остаётся под рукой, а напоминания возвращают его на следующие сессии. Меньше неявок и «сливов» после первой встречи, больше сессий на клиента и прозрачный учёт практики.

Что даёт CRM психологу

Главная ценность CRM для психолога или коуча — это удержание клиентов на курсе сессий и снижение неявок. Все записи собраны в расписании, заметки и история сессий под рукой, а напоминания возвращают клиента на следующую встречу. Ниже — путь клиента от записи до повторных сессий.

Запись и расписание сессий

Заявка с сайта, соцсетей или мессенджера сразу попадает в CRM, а клиент записывается на свободное время онлайн. Видно занятые и свободные слоты, поэтому накладок не бывает, а «окна» в расписании заполняются. Каждая запись привязана к карточке клиента.

Карточка клиента и история сессий

В карточке клиента стоят запрос, формат работы, заметки сессий и динамика состояния. Данные конфиденциальны и под рукой, поэтому вы быстро восстанавливаете контекст перед встречей, а работа над запросом идёт последовательно, без потери важных деталей.

Что случается в практике

В частной практике дороже всего обходятся отмены и потерянные договорённости — ниже видно, где они фиксируются.

Напоминания и снижение неявок

Большинство пропусков — из-за забывчивости, а не нежелания. CRM сама отправляет клиенту напоминание о сессии за день и за час, поэтому неявок и отмен в последний момент становится меньше, а ваше время не простаивает.

Удержание клиентов на курсе сессий

Терапия даёт результат на дистанции, но часть клиентов «сливается» после первой-второй встречи. CRM напоминает о следующей сессии, помогает держать ритм и возвращает тех, кто сделал паузу, поэтому клиенты проходят курс до результата. Сколько даёт удержание клиентов на курсе сессий — есть оценка в калькуляторе ниже.

Оплаты, пакеты сессий и абонементы

CRM ведёт оплаты за отдельные сессии, пакеты или абонементы. Виден остаток оплаченных встреч в каждом пакете, поэтому напомнить об оплате можно заранее и тактично.

Онлайн-сессии и работа с нескольких устройств

Для онлайн-консультаций CRM ведёт ссылки на видеовстречи, напоминания и оплаты. Записи, заметки и история доступны с любого устройства, поэтому вы ведёте практику из кабинета, из дома или в дороге без потери данных.

Доход практики и загрузка расписания

Аналитика собирает главные метрики: количество записей и неявок, среднее количество сессий на клиента, доход за период и загрузку расписания. Имея их под рукой, вы видите, после какой сессии клиенты обычно останавливаются и где у практики есть простор расти.

Психологи, коучи и психологические центры

Дороже всего здесь ломается разное — терапия, оплаченный пакет или чужой час в расписании:

• Частные психологи и психотерапевты — ведут клиента неделями подряд, поэтому пропущенная сессия чаще означает выход из терапии;
• Коучи и консультанты — продают пакет заранее, и нужно видеть, сколько сессий из него клиент действительно отходил;
• Психологические центры — сводят расписание нескольких специалистов, где накладка или пустое окно стоит оплаченного часа;
• Семейные и детские психологи — работают сразу с несколькими участниками, поэтому запись и согласия оформляют на всю семью.

Как мы внедряем CRM в вашей практике

Работа начинается с выявления объёма: вы приносите готовое техническое задание или мы выясняем потребности вместе в разговоре (обычно это занимает от 20 минут до часа). На основе этого составляется прайс-лист, разделённый на этапы (разделы, отчёты и функции — например, расписание и запись, карточка клиента, история сессий, пакеты сессий), и каждый этап имеет свою цену. Вы видите не одну сумму за «CRM», а понятный перечень и сами решаете, с чего начать. Выполнение каждого этапа вы контролируете и принимаете его отдельно. Готовую систему вы получаете полностью в собственность, а мы в дальнейшем сопровождаем проект и при необходимости масштабируем его: доработки и улучшения, направление онлайн-сессий, новые разделы и функционал.

Частые вопросы

Кто видит заметки с сессии, кроме самого специалиста?

Никто, если вы не откроете доступ отдельно. Администратор, который ведёт запись и оплаты, видит время встречи, статус и остаток сессий в абонементе, но не текст заметок. В центрах обычно так и настраивают: расписание общее, содержание работы со случаем — только у терапевта.

Что остаётся центру, если специалист уходит в частную практику?

Контакты клиентов, история записей, оплаты и неиспользованные встречи остаются в базе центра, а не в личном чате специалиста. Записи о содержании сессий передаются по договорённости и этическим правилам, но администратор может передать клиента другому терапевту, не потеряв ни расписания, ни остатка абонемента.

Как считается абонемент, если клиент отменил встречу за час до начала?

Правило отмены задаётся заранее — например, свободная отмена за сутки, позже сессия списывается из пакета. Система применяет его автоматически и показывает клиенту остаток встреч, поэтому условия не приходится каждый раз объяснять в переписке.

Сколько стоят напоминания клиентам о сессии?

Само напоминание CRM формирует бесплатно, платёж идёт за канал доставки. SMS оплачиваются оператору за каждое сообщение, Viber и Telegram выходят заметно дешевле, письмо на почту не стоит ничего. Большинство практик держит напоминание за сутки в мессенджере и дублирует SMS только для тех, кто мессенджерами не пользуется.

Проводятся ли онлайн-сессии внутри системы, без Zoom или Meet?

Нет. Видеосвязь остаётся за сервисом видеовстреч. CRM хранит ссылку в карточке записи, отправляет её клиенту вместе с напоминанием и после встречи фиксирует, что сессия состоялась и списана из пакета.