CRM-система для университета и колледжа

CRM для университета и колледжа — это система, которая ведёт абитуриентов и источники их обращений, профориентационные события и рассылки, приёмную кампанию с документами и конкурсом, договоры, оплаты и стипендии, группы, успеваемость и выпуск. Видно, какой канал реально приводит абитуриентов, а какой лишь тратит бюджет, ни одно обращение не теряется между приёмной комиссией и кафедрами. Ниже стоимость привлечения абитуриента, ровнее набор и меньше отчислений из-за долгов за обучение.

Что даёт CRM университету и колледжу

Главная ценность CRM для учебного заведения — это понимание, сколько стоит привлечение одного абитуриента из каждого канала. Набор идёт раз в год, бюджет на профориентацию тратится на дни открытых дверей, выезды в школы, рекламу и соцсети, а связь «откуда пришёл зачисленный студент» чаще всего никто не ведёт. Ниже — полный путь абитуриента от первого запроса до выпуска, который ведёт система.

Абитуриенты, заявки и источники обращений

Обращения с сайта, по телефону, из соцсетей, с дней открытых дверей и выездов в школы попадают в одну базу с желаемой специальностью, формой обучения и источником. Каждый абитуриент закреплён за ответственным в приёмной комиссии, поэтому вопрос об общежитии или проходном балле не остаётся без ответа, а сама база не рассыпается по тетрадям и личным чатам.

Профориентация, события и коммуникация

CRM планирует дни открытых дверей, вебинары, олимпиады и выезды в школы: кто зарегистрировался, кто дошёл, кто после этого подал заявление. Система рассылает напоминания о событиях и ключевых датах приёмной кампании, поэтому абитуриент не пропускает сроки, а заведение видит, какие именно мероприятия дают реальных абитуриентов, а какие — только массовку.

Специальности, приёмная кампания и контингент

Под каждое направление работы заведения CRM ведёт свой набор данных и документов:

Стоимость привлечения абитуриента по каналам

Главный рычаг учебного заведения — знать, во что обходится один зачисленный студент из каждого канала: без этого бюджет следующего года распределяется «как в прошлом году», и часть средств ежегодно уходит туда, откуда не приходит ни один абитуриент. CRM держит источник по каждому абитуриенту до самого зачисления, поэтому в конце кампании видна стоимость привлечения отдельно по дням открытых дверей, рекламе, школам и рекомендациям. Сколько даёт перераспределение бюджета на набор — можно прикинуть в калькуляторе ниже.

Приёмная кампания: заявления, документы, конкурс

Система ведёт поданные заявления, комплект документов, баллы и приоритеты специальностей, статусы рассмотрения и решения комиссии. CRM показывает, у кого пакет неполный, и напоминает абитуриенту, пока срок ещё не истёк. Это рабочий инструмент приёмной комиссии рядом с государственными системами поступления, а не их замена: в CRM живёт коммуникация, аналитика и внутренняя работа с заявлениями.

Договоры, оплаты и стипендии

CRM ведёт договоры на обучение, график оплат по семестрам, скидки, льготные категории и стипендии. Видно, кто не внёс оплату за следующий семестр и сколько осталось до конца срока, поэтому напоминания идут заблаговременно, а не тогда, когда вопрос уже дошёл до отчисления. Бухгалтерия видит реальную картину поступлений по факультетам и формам обучения.

Студенты, группы и успеваемость

После зачисления карточка абитуриента становится карточкой студента: группа, курс, специальность, форма обучения, контакты, история оплат. Система ведёт движение контингента — переводы, академические отпуска, отчисления, восстановления — и показывает группы риска: тех, у кого одновременно долг за обучение и проблемы с успеваемостью.

Выполнение плана набора и отсев

Руководство видит ключевые цифры: количество заявок и зачисленных по специальностям, конверсию обращения в поступление, стоимость привлечения по каналам, выполнение плана набора, поступления по контрактам и задолженность, движение контингента и отсев по курсам. На основе этих данных легко планировать бюджет профориентации и набор следующего года.

Университеты, колледжи, бизнес-школы и подготовительные

Решение настраивается под любой формат:

• Университеты и академии — факультеты, специальности, контингент;
• Колледжи и техникумы — набор после 9 и 11 класса;
• Частные учебные заведения — контракты, оплаты, набор;
• Бизнес-школы и MBA — программы, группы, корпоративные клиенты;
• Подготовительные отделения — курсы, слушатели, переход в абитуриенты.

Как мы внедряем CRM в вашем заведении

Разворачиваем систему под процессы конкретного заведения: переносим базу абитуриентов и студентов, настраиваем учёт источников обращений, профориентационные события, работу приёмной комиссии с заявлениями, договоры и графики оплат, движение контингента и отчёты. Обучаем приёмную комиссию, деканаты и бухгалтерию, и заведение уверенно работает в CRM с первого дня — эффект на стоимости привлечения виден уже по итогам первой кампании.

Частые вопросы

Показывает ли CRM, какой канал приводит абитуриентов?

Да. Источник фиксируется при первом обращении и сохраняется до зачисления, поэтому в конце кампании видна стоимость привлечения по каждому каналу. Сколько даёт перераспределение бюджета — можно оценить в калькуляторе ниже.

Заменяет ли CRM государственные системы поступления?

Нет. CRM работает рядом с ними: ведёт коммуникацию с абитуриентами, внутреннюю работу приёмной комиссии, оплаты и аналитику, а официальные процедуры остаются в соответствующих государственных системах.

Можно ли вести оплаты по семестрам и задолженность?

Да. Система ведёт договор, график оплат, скидки и льготы и заранее напоминает о следующем платеже.

Подойдёт ли решение небольшому колледжу?

Да. CRM настраивается под любой масштаб — от колледжа с несколькими специальностями до университета с десятками факультетов.