У CRM для компанії «Signal Hall», яка займається орендою приміщень, передбачено 5 ролей: суперадміністратор, власник, директор, адміністратор і стажер.
Заходи та бронювання
У розділі «Заходи» є фільтри за періодом, залою, клієнтом, назвою броні та статусом оплати. По кліку на клієнта відкривається його картка, а по кнопці з доларом — сторінка оплати саме цієї події. При видаленні події спливає модальне вікно з підтвердженням дії, після чого вона переходить у вкладку «Архів», звідки її можна відновити; події, що минули, видно в окремій вкладці.
При створенні броні можна вибрати кілька залів, період (наприклад, півроку), дні тижня та час — CRM проводить перевірку на наявність колізій і показує всі накладки, щоб перенести час, дату або подію в архів (вручну така перевірка займала б до 10 хвилин). Передбачені калькуляція знижки (сума або відсоток) і копіювання події з усіма полями, крім клієнта.
Календар
У розділі «Календар» видно погодинну завантаженість залів за день: групові заходи виділені зеленим, індивідуальні — синім (залу можуть орендувати кілька клієнтів одночасно). При наведенні на блок миттєво виводиться інформація про клієнтів за цю годину, а по кліку відкривається вікно з переходом в оплати, редагування або архів.
Клієнти, оплати та логування
У розділі «Клієнти» — пошук за ПІБ, компанією, відповідальним, телефоном, e-mail і типом (юр- або фізособа); клієнта можна прибрати в «Архів» з можливістю відновлення. З картки доступні «Оплати», де видно баланс клієнта, суми за кожним способом платежу (готівка, безготівка, банк) та підсумок з урахуванням фільтрів.
Кожна зміна чи видалення платежу фіксується в «Логуванні» — з фільтрами за періодом, клієнтом і співробітником та деталями, з якої суми на яку.
Зали
Розділ «Зали» — додавання, редагування та видалення залів; для кожного вказується метраж і максимальна кількість осіб, яка враховується під час перевірки нової броні.
Каса, баланс і звіти
У розділі «Каса» видно баланс за період — виставлені рахунки й оплати за ними, з фільтрами за періодом, клієнтом, назвою броні, типом (прихід/витрата), способом і видом оплати (бронювання, депозити, борги, кафе, кейтеринг). Звідси можна перейти в «Логування», «Архів» і «Баланс».
На «Балансі» формується звіт за період за трьома напрямками (оренда, кафе, кейтеринг) із загальним підсумком — для закриття каси та звірки балансу. Щоб звіт за великий період будувався швидко, дані перераховуються за кроном і зберігаються в одному записі допоміжної таблиці; перерахунок можна запустити й примусово за конкретну дату.
Товари та постачальники
Розділ «Товари» — таблиця з онлайн-пошуком за всіма полями та додаванням, редагуванням і видаленням. У картці вказуються артикул, штрих-код, назва, ціна й постачальник із розділу «Постачальники» (зі своїм «Архівом»). Кількість на складі вираховується за даними з вкладки «Прихід» розділу «Кафе».
Кафе та кейтеринг
У розділі «Кафе» є фільтри за періодом, клієнтом і способом оплати, за якими йде калькуляція даних: суми за способами оплати, число операцій і товарів, їх вартість і хто проводив операцію. У замовленні додаються позиції, а сума до оплати підраховується автоматично онлайн з урахуванням знижки.
При введенні перших літер іде пошук у базі даних із підказками (назва, роздрібна ціна, кількість), а поле «EAN» розраховане на роботу зі сканером: за штрих-кодом автоматично додається позиція товару, а при повторному скануванні нарощується його кількість. Вкладка «Закупівлі» обліковує витрати на кафе й бере участь у звіті за балансом.
Розділ «Кейтеринг» влаштований так само, але без позицій товарів.
Витрати
У розділі «Витрати» — фільтри за періодом, категорією (з таблиці «Категорії витрат»), підкатегорією (з «Підкатегорій витрат») і способом оплати. У вкладці «Звіт» іде калькуляція за підкатегоріями з урахуванням фільтрів: кількість, загальна сума й суми за способами оплати.
Довідники та доступи
У розділі «Довідники» — вкладки «Співробітники», «Категорії бронювання» та «Категорії поставки». За співробітниками задається роль, від якої залежить, відкритий чи закритий доступ до розділів CRM (стажер бачить частину розділів, але нічого не змінює); у профілі можна завантажити фотографію. Категорії бронювання й поставки підтягуються на сторінках броні та закупівель у «Кафе» і «Кейтерингу».
Результат
Оренда залів, оплати, каса, кафе та кейтеринг ведуться в одній системі: бронювання перевіряється на колізії за секунди, баланс і звіти рахуються автоматично, а доступ співробітників розмежований за ролями. Рішення масштабується під нові зали, послуги й точки.
Якщо ви здаєте майданчики й проводите заходи, подивіться, як влаштована CRM для event-агентства — з бронюванням, оплатами та звітами.
Інші наші проєкти — у розділі кейсів впровадження CRM.
Потрібна така сама система під ваш бізнес? Замовте розробку та впровадження CRM-системи — налаштуємо бронювання, касу, кафе та звіти під ваші процеси.
