У CRM-системі для компанії «Signal Hall», яка займається орендою приміщень, було передбачено 5 ролей користувачів: суперадміністратор, власник, директор, адміністратор та стажер.
Розділ «Заходи»: реалізовані фільтри за періодом, залою, клієнтом, назвою бронювання, статусом оплати. З таблиці по кліку на клієнта можна відразу відкрити його картку, а при натисканні на кнопку зі значком долара – відкриється сторінка із заповненими полями для оплати саме за цією подією.
При кожному видаленні події – спливає модальне вікно, в якому потрібно підтвердити дію, після чого воно буде перенесено у вкладку «Архів», де її так само можна відновити. Події, що вже минули, можна побачити в однойменній вкладці.
При створенні нового бронювання можна вибрати кілька залів і задати період (наприклад, півроку), вибрати дні тижня та час, після чого CRM проведе перевірку на наявність колізій та виведе перелік усіх подій, де відбулися накладки. Далі можна змінити їм час і дату або перенести вже існуючу подію в архів, або ті самі дії вжити для нової події. Без такого функціоналу подібна перевірка вручну могла б зайняти у адміністратора до 10 хвилин, особливо якщо вказано досить великий період. Передбачені калькуляція знижки (фіксована сума або відсоток) та копіювання події при збереженні, всі поля будуть заповнені ідентично поточного запису тільки без вказівки клієнта.
У розділі Календар можна візуально дізнатися погодинну заповненість залів у вибраний день. При наведенні мишкою на блок (зеленим виділено групові заходи, синім – індивідуальні, в останньому випадку орендувати зал можуть декілька клієнтів одночасно) – миттєво виводиться ліворуч інформація про клієнтів за обрану годину, при натисканні – модальне вікно, де можна перейти в оплати, редагування або перенести подію до «Архіву».
Розділ «Клієнти»: пошук за ПІБ, назвою компанії, за відповідальним, телефоном та адресою електронної пошти, типом (юридична особа або фізична особа). Клієнта можна видалити в Архів з можливістю відновлення. З його картки доступні вкладки «Оплати» та їхній «Архів». У таблиці з оплатами можна побачити баланс клієнта, суми оплат за кожним способом платежу (готівкою, безготівковий розрахунок, банк), загальну кількість оплат та їх суму з урахуванням застосування фільтрів.
Кожне редагування платежу або видалення в архів – логується з детальною інформацією, наприклад, з якої суми, на яку відбулися зміни. У «Логуванні» передбачено фільтрацію за період, клієнтом та співробітником, який редагував дані.
Розділ «Зали»: додавання, редагування та видалення залів. За залами вказується метраж і максимально допустима кількість осіб, які враховуються під час перевірки при додаванні нової броні.
У розділі Каса можна побачити баланс за період – тут є як виставлені рахунки, так і оплати за ними. Фільтри: за періодом, клієнтом, назвою броні, типом оплати (прихід або витрата), способом оплати та її видом (клієнт, бронювання – це платежі за заходи, плюс депозити для клієнтів, а також виставлені борги, кафе та кейтеринг).
З цієї сторінки можна перейти до «Логування», «Архів» та «Баланс». В останній вкладці – звіт за період за трьома напрямками (оренда – це аналог «клієнт, бронювання» з виду оплат у «Касі», кафе та кейтеринг), із загальним підрахунком значень. Це необхідно для закриття каси наприкінці дня, а також звірки балансу і за короткий проміжок часу. Для цього звіту дані перераховуються за кроном протягом дня. Достатньо велика кількість даних за день міститься в одному записі в суміжній допоміжній таблиці – це необхідно для швидкості формування такого звіту, оскільки дані можуть внести від однієї дати до іншої, з проміжком кілька років, якщо не більше. Такий перерахунок можна запустити за конкретну дату, цей функціонал необхідний з урахуванням страховки на випадок, якщо сервер з якоїсь причини не виконає перерахунок за кроном.
Розділ Товари: таблиця товарів з онлайн пошуком по всіх полях, додавання, редагування та видалення. У картці товару вказується артикул, штрих-код, назва, вибирається постачальник (з однойменного розділу «Постачальники», де також передбачено «Архів» для них), ціна. Кількість на складі вираховується згідно з даними з розділу «Прихід» (вкладка у розділі «Кафе»).
У розділі «Кафе» є фільтри за період, клієнтом та способом оплати, з їх урахуванням відбувається калькуляція даних: сум за способом оплати, кількістю операцій, кількістю товарів, вартості всього товару, відображається інформація хто проводив операцію. У картці замовлення можна додавати необхідну позицію щодо товару, виставляти його кількість, сума до оплати буде підраховуватися автоматично онлайн з урахуванням знижки (фіксована сума або відсоток). При пошуку товару за першими літерами відбувається пошук у базі даних і під полем з'являються варіанти з назвою товару, його роздрібною ціною та кількістю. Поле «EAN» необхідно для роботи зі сканером, коли система знаходить штрих-код товару, який визначив сканер, автоматично додається позиція цього товару, а при повторному скануванні нарощується його кількість.
Вкладка «Закупівлі» необхідна для обліку витрат на роботу кафе, ці дані беруть участь у формуванні звіту за балансом.
Розділ Кейтеринг схожий на попередній розділ, такі ж фільтри, вкладка Закупівлі. Тільки тут під час формування замовлення немає позицій товарів.
У розділі «Витрати»: фільтр за періодом, категоріями витрат (наприклад, комунальні послуги, значення беруться з таблиці «Категорії витрат»), підкатегорії витрат (наприклад, електрика, вода і так далі, із вкладки «Підкатегорії витрат») та способом оплати. У вкладці «Звіт» підраховуються дані за підкатегоріями з урахуванням фільтрації, відбувається калькуляція за кількістю, загальною сумою та сумами за різними способами оплати. >
У пункті меню «Довідники» можна побачити такі вкладки: «Співробітники», «Категорії бронювання» та «Категорії поставки ». У першому розділі заносяться дані співробітників, вказується їхня роль, залежно від якої – їм відкритий або закритий доступ до розділів CRM. Наприклад, стажист може бачити частину розділів, але він нічого ніде не може додавати, редагувати та видаляти. У своєму профілі співробітник може завантажити фотографію. Дані з Категорії бронювання підтягуються у відповідне поле на сторінці нової броні, а дані Категорії поставки використовуються на сторінках із закупівлями в закладах Кафе та «Кейтеринг».
