CRM для кадрового агентства та рекрутингу: база кандидатів і вакансій, воронка підбору, комунікація, комісії.
CRM для кадрового агентства — це система, яка веде базу кандидатів, вакансії роботодавців і весь процес підбору в одному контурі. Кожна вакансія має строк закриття й погоджений профіль, а кандидат рухається стадіями від першого контакту до виходу на роботу. Рекрутери закривають вакансії швидше, керівник бачить усю воронку, а клієнти повертаються з новими замовленнями.
Що дає CRM кадровому агентству
Головна цінність CRM для рекрутингу — це швидкість підбору й порядок у базі кандидатів. Резюме лежить у картці вакансії, а не в скриньці рекрутера, кожна вакансія ведеться за етапами, а кандидати не «холонуть» через забуту відповідь. Нижче — повний шлях від вакансії клієнта до закриття та оплати за підібраного кандидата.
Єдина база кандидатів і резюме
На кожного кандидата CRM веде картку з усім, що потрібно для підбору:
- Досвід і навички — посада, кваліфікація, очікувана зарплата;
- Резюме й документи — прикріплені файли та портфоліо;
- Історія взаємодій — дзвінки, співбесіди, статус по кожній вакансії;
- Теги й пошук — швидкий підбір кандидатів за критеріями із бази.
Вакансії та клієнти-роботодавці
Усі вакансії й компанії-замовники — в одній базі: вимоги до кандидата, умови, відповідальний рекрутер і статус закриття. Видно, які вакансії в роботі, які горять і які вже закриті, тож жодне замовлення не залишається без уваги.
Воронка підбору за етапами
Кожна вакансія рухається воронкою: відгук → телефонне інтерв'ю → співбесіда → пропозиція → вихід. Видно, на якому етапі кожен кандидат, де процес завис і скільки людей у роботі за вакансією. Це прибирає хаос і пришвидшує закриття.
Автоматичний підбір кандидатів під вакансію
CRM сама пропонує кандидатів із бази, що відповідають вимогам вакансії, — за досвідом, навичками й зарплатними очікуваннями. Рекрутер не починає пошук з нуля щоразу, а використовує накопичену базу, тож закриває вакансії швидше за конкурентів.
Комунікація з кандидатами
Система допомагає підтримувати зв'язок: масові й персональні розсилки про вакансії, нагадування про співбесіди, шаблони листів і повідомлень. Кандидати не залишаються без відповіді, а рекрутер не витрачає час на ручні листи кожному.
Облік розміщень і комісій
CRM фіксує закриті вакансії, виходи кандидатів і нараховану комісію по кожному рекрутеру та клієнту. Винагорода рахується автоматично за результатом, тож розрахунки з рекрутерами й виставлення рахунків клієнтам прозорі та зводяться самі.
Звіти керівнику: строки й джерела кандидатів
Аналітика збирає головні метрики: кількість вакансій і відсоток закриття, середній час підбору, результат кожного рекрутера, найкращі джерела кандидатів і оборот за період. За ними видно, які вакансії закриваються швидко, а які висять і з'їдають час рекрутера.
Як рахується гонорар агентства
Гонорар агентства рахується не однаково, тому умови оплати зберігаються в CRM окремо за типами підбору.
| Тип підбору | З чого складається гонорар агентства |
|---|---|
| Постійна вакансія | відсоток річного доходу, рахунок виставляється після виходу кандидата |
| Масовий набір | оплата за кожного, хто відпрацював випробувальний строк до кінця |
| Executive search | аванс на старті пошуку, решта — після завершення гарантійного періоду |
Для кого підходить ця CRM
Моделі підбору відрізняються моментом оплати й тим, за що агентство відповідає перед замовником:
- Кадрові та рекрутингові агентства — отримують комісію за факт виходу кандидата, тому ведуть гарантійний строк після працевлаштування;
- Хедхантинг і точковий пошук — місяцями працюють з одним кандидатом, і вся угода тримається на історії контактів із ним;
- Аутстафінг і аутсорсинг персоналу — самі платять зарплату виведеним працівникам, тому рахують табель і зміни щомісяця;
- Працевлаштування за кордоном — ведуть кандидата через документи й візи, де один етап тягнеться тижнями й потребує контролю.
Як ми впроваджуємо CRM у вашому агентстві
Робота починається з виявлення обсягу: ви приносите готове технічне завдання або ми з'ясовуємо потреби разом у розмові (зазвичай це займає від 20 хвилин до години). На основі цього складається прайс-лист, поділений на етапи (розділи, звіти та функції — наприклад, картка кандидата, база резюме, статуси вакансій, звіт по рекрутерах), і кожен етап має власну ціну. Ви бачите не одну суму за «CRM», а зрозумілий перелік і самі вирішуєте, з чого почати. Виконання кожного етапу ви контролюєте й приймаєте його окремо. Готову систему ви отримуєте повністю у власність, а ми надалі супроводжуємо проєкт і за потреби масштабуємо його: доопрацювання й вдосконалення, напрям масового підбору, нові розділи та функціонал.
Як це виглядає на практиці — дивіться кейс CRM для агентства «Тотал» з базою кандидатів і розсилками та кейс для рекрутингової компанії «Simha» з вакансіями, прикріпленими кандидатами й розрахунком виплат.
Часті запитання
Звідки в базу потрапляють резюме з job-сайтів?
Найчастіше двома шляхами: розширенням у браузері, яке зберігає відкрите резюме в один клік, і розбором пошти, куди падають відгуки на вакансію. Поля — досвід, місто, очікувана вилка — розкладаються автоматично, рекрутер лише перевіряє. Прямий обмін по API залежить від тарифу конкретного майданчика й погоджується окремо.
Що буде, якщо двоє рекрутерів подали одного кандидата на різні вакансії?
Система ловить дубль за телефоном і поштою ще на етапі створення картки й пропонує об'єднати. Кандидат лишається один, а участь у двох підборах видно в його історії — разом із тим, хто його привів першим. Це головна причина суперечок про комісію, тому дату першого контакту система фіксує окремим полем.
Як дати замовнику доступ до статусів його вакансій?
Для цього роблять окремий кабінет клієнта: роботодавець бачить рух власних вакансій і надісланих йому кандидатів, але не має доступу до бази агентства. Туди ж зазвичай виводять погодження часу співбесіди — це прибирає половину листування.
Чи можна тримати резюме в базі скільки завгодно довго?
Ні. Кандидат дає згоду на обробку своїх даних, і в системі є строк її дії: коли він спливає, картка йде в архів або знеособлюється, а рекрутер отримує завдання поновити згоду. Це вимога закону про захист персональних даних, і краще, щоб її відстежувала система, а не пам'ять рекрутера.
Хто відповідає за кандидата після співбесіди у замовника?
Той рекрутер, за яким закріплена вакансія: щойно етап змінюється на «співбесіда відбулася», система ставить йому завдання зібрати зворотний зв'язок від обох сторін із дедлайном. Якщо відповіді немає два дні, завдання підсвічується керівнику напряму.
