CRM-система для аптеки и аптечной сети

CRM для аптеки — это система, которая ведёт продажи, товар, сроки годности, заказы поставщикам и программу лояльности аптечной сети. Каждая продажа списывает конкретную серию, остатки и сроки годности видны по каждой партии, а покупатели возвращаются благодаря бонусам. Меньше списаний просроченного, меньше дефектуры и больше повторных покупок.

Что даёт CRM аптеке

Главная ценность CRM для аптеки — это контроль товара и сроков годности и возвращение покупателей. Вся номенклатура с сериями и остатками собрана в одной системе, а лояльность возвращает клиентов за лекарствами. На схеме — судьба одной упаковки: от заказа у поставщика до выдачи по рецепту и повторного обращения.

Касса, продажи и фискализация

CRM ведёт каждую продажу: позиции в чеке, рецептурный отпуск, оплаты и фискализацию. Видно, что, когда и за сколько продано, поэтому учёт точный, а владелец видит реальную картину по каждой аптеке и кассе.

Товар, серии и сроки годности

Система ведёт номенклатуру, остатки, серии и сроки годности каждого препарата. CRM заранее предупреждает о лекарствах, у которых скоро заканчивается срок, поэтому провизор успевает их продать или вернуть, а списаний просроченного становится меньше. Сколько возвращает контроль сроков годности — видно в калькуляторе ниже.

Что идёт не так и где это видно

Аптечный учёт ломается на мелочах — просроченная серия, чек без рецепта, пустая полка; ниже видно, где система это показывает.

Заказы поставщикам и дефектура

CRM формирует заказы поставщикам по остаткам и продажам, ведёт дефектуру и контролирует приход товара. Видно, чего не хватает и что заказать, поэтому ходовые позиции заказывают заранее, а покупатель не уходит в соседнюю аптеку из-за отсутствия лекарств.

Программа лояльности и возвращение покупателей

На каждого покупателя ведётся карточка с историей покупок и бонусным счётом. Баллы, персональные скидки и напоминания возвращают клиентов, а для хронических покупателей CRM напоминает о повторной покупке препарата. Так постоянные покупатели приносят стабильный доход.

Сеть аптек и единый учёт

Для сети CRM ведёт все аптеки в единой базе: остатки, продажи, цены и перемещения между точками. Видно, где товар залёживается, а где заканчивается, поэтому его легко перераспределить между аптеками, а не списывать.

Цены, наценка и акции

Система ведёт закупочные и розничные цены, наценку и акции по каждой позиции и аптеке. Видна маржа каждой продажи, поэтому ценообразование прозрачно, а акции запускаются там, где они реально нужны.

Оборот, маржа и списание просроченного

Отчёты дают полную картину: оборот и средний чек, самые ходовые позиции, списание просроченного, маржу и работу каждой точки. По ним видно, какой препарат держать в наличии, что выводить из ассортимента и когда делать акцию.

Аптеки, сети и онлайн-заказы

У каждого аптечного направления свой узел, где теряются деньги — от срока годности до гарантии:

• Аптеки и аптечные пункты — списывают просроченную серию за свой счёт, поэтому сроки годности проверяют ежедневно;
• Сети аптек — перебрасывают дефицит между точками, и перемещение закрывает спрос быстрее новой закупки;
• Аптечные склады и дистрибуция — отгружают партиями по сериям, поэтому каждое движение товара привязывают к документу;
• Ветеринарные аптеки — отпускают товар по другим правилам, а часть позиций идёт только по назначению врача;
• Магазины медтехники и оптики — подбирают изделие под человека и ведут гарантию, поэтому заказ живёт дольше чека.

Как мы внедряем CRM в вашей аптеке

Работа начинается с выявления объёма: вы приносите готовое техническое задание или мы выясняем потребности вместе в разговоре (обычно это занимает от 20 минут до часа). На основе этого составляется прайс-лист, разделённый на этапы (разделы, отчёты и функции — например, карточка препарата, серии и сроки, заказ поставщику, касса), и каждый этап имеет свою цену. Вы видите не одну сумму за «CRM», а понятный перечень и сами решаете, с чего начать. Выполнение каждого этапа вы контролируете и принимаете его отдельно. Готовую систему вы получаете полностью в собственность, а мы в дальнейшем сопровождаем проект и при необходимости масштабируем его: доработки и улучшения, новая аптека в сети, новые разделы и функционал.

Частые вопросы

Почему перенос товарного справочника занимает от трёх дней до двух недель?

Основное время уходит не на выгрузку, а на сверку. Номенклатура с остатками, сериями и сроками годности выгружается в таблицу и подтягивается по штрихкоду и торговому названию; сложнее с позициями, которые раньше вели вручную без штрихкода — их сверяют на инвентаризации. Движение товара за прошлые годы переносить не стоит, берут остаток на дату старта.

Кто увидит просроченную серию раньше, чем она попадёт в чек?

Сама касса: система не даст подобрать такую серию — она предлагает другую партию того же препарата или блокирует позицию в чеке. Просроченные серии переводятся в карантинный остаток, из которого затем формируют акт списания или возврата дистрибьютору.

Заменит ли CRM бухгалтерскую программу и отчётность по «Доступным лекарствам»?

Нет. Система ведёт товар, серии, цены и продажи, а реестры для реимбурсации, налоговая отчётность и фискальные чеки остаются за учётной программой и ПРРО. Обмен идёт выгрузкой: приходные накладные от дистрибьюторов заходят в CRM, реализация возвращается в бухгалтерию.

Как формируется заказ поставщику, если позиции нет ни в одной точке?

Дефектура собирается из двух источников — отказов на первом столе и минимальных остатков. Провизор фиксирует запрос покупателя, позиция попадает в список к заказу, а система показывает, у кого из дистрибьюторов она есть и по какой цене. Если препарат есть в соседней аптеке сети, сначала предлагается перемещение, а не новая закупка.

Можно ли закрыть закупочные цены и наценку от первого стола?

Да, это решается правами ролей. Заведующий и закупщик работают с приходными накладными и наценкой, а провизору на кассе остаются розничная цена, остаток и срок годности. Так же закрывают отчёты по обороту отдельных точек — их обычно видит только руководство сети.