CRM для аптеки та аптечної мережі: продажі за серіями, залишки й терміни придатності по партіях, замовлення й програма лояльності.
CRM для аптеки — це система, яка веде продажі, товар, терміни придатності, замовлення постачальникам і програму лояльності аптечної мережі. Кожен продаж списує конкретну серію, залишки й терміни придатності видно по кожній партії, а покупці повертаються завдяки бонусам. Менше списань простроченого, менше дефектури й більше повторних покупок.
Що дає CRM аптеці
Головна цінність CRM для аптеки — це контроль товару й термінів придатності та повернення покупців. Уся номенклатура з серіями й залишками зібрана в одній системі, а лояльність повертає клієнтів за ліками. На схемі — доля однієї упаковки: від замовлення в постачальника до видачі за рецептом і повторного звернення.
Каса, продажі та фіскалізація
CRM веде кожен продаж: позиції в чеку, рецептурний відпуск, оплати й фіскалізацію (ПРРО). Видно, що, коли й за скільки продано, тож облік точний, а власник бачить реальну картину по кожній аптеці й касі.
Товар, серії та терміни придатності
Система веде номенклатуру, залишки, серії та терміни придатності кожного препарату. CRM заздалегідь попереджає про ліки, у яких скоро закінчується термін, тож провізор встигає їх продати чи повернути, а списань простроченого стає менше. Скільки повертає контроль термінів придатності — видно в калькуляторі нижче.
Що йде не так і де це видно
Аптечний облік ламається на дрібницях — прострочена серія, чек без рецепта, порожня полиця; нижче видно, де система це показує.
| Що йде не так | Де це видно в системі |
|---|---|
| Серія з коротким терміном | залишок підсвічується за 60 днів до кінця придатності, ціну знижують заздалегідь |
| Рецептурний відпуск | без номера рецепта позиція не проб'ється в чек, продаж блокується на касі |
| Дефектура за запитами | кожна незакрита позиція падає в заявку постачальнику з датою першого запиту |
| Різні ціни в мережі | переоцінка розходиться по точках одним документом, розбіжність видно у звіті |
| Бонусна картка | нараховані бали прив'язані до чека, повернення товару списує їх назад |
Замовлення постачальникам і дефектура
CRM формує замовлення постачальникам за залишками й продажами, веде дефектуру й контролює прихід товару. Видно, чого не вистачає й що замовити, тож ходові позиції замовляють завчасно, а покупець не йде в сусідню аптеку через відсутність ліків.
Програма лояльності та повернення покупців
На кожного покупця ведеться картка з історією покупок і бонусним рахунком. Бали, персональні знижки й нагадування повертають клієнтів, а для хронічних покупців CRM нагадує про повторну купівлю препарату. Так постійні покупці приносять стабільний дохід.
Мережа аптек і єдиний облік
Для мережі CRM веде всі аптеки в єдиній базі: залишки, продажі, ціни й переміщення між точками. Видно, де товар залежується, а де закінчується, тож його легко перерозподілити між аптеками, а не списувати.
Ціни, націнка та акції
Система веде закупівельні й роздрібні ціни, націнку та акції по кожній позиції й аптеці. Видно маржу кожного продажу, тож ціноутворення прозоре, а акції запускаються там, де вони реально потрібні.
Оборот, маржа й списання простроченого
Звіти дають повну картину: оборот і середній чек, найходовіші позиції, списання простроченого, маржу й роботу кожної точки. За ними видно, який препарат тримати в наявності, що виводити з асортименту й коли робити акцію.
Аптеки, мережі та онлайн-замовлення
У кожного аптечного напряму свій вузол, де губляться гроші — від строку придатності до гарантії:
- Аптеки та аптечні пункти — списують прострочену серію за свій кошт, тому строки придатності перевіряють щодня;
- Мережі аптек — перекидають дефіцит між точками, і переміщення закриває попит швидше за нову закупівлю;
- Аптечні склади й дистрибуція — відвантажують партіями за серіями, тому кожен рух товару прив'язують до документа;
- Ветеринарні аптеки — відпускають товар за іншими правилами, а частина позицій іде тільки за призначенням лікаря;
- Магазини медтехніки й оптики — підбирають виріб під людину й ведуть гарантію, тому замовлення живе довше за чек.
Як ми впроваджуємо CRM у вашій аптеці
Робота починається з виявлення обсягу: ви приносите готове технічне завдання або ми з'ясовуємо потреби разом у розмові (зазвичай це займає від 20 хвилин до години). На основі цього складається прайс-лист, поділений на етапи (розділи, звіти та функції — наприклад, картка препарату, серії та терміни, замовлення постачальнику, каса), і кожен етап має власну ціну. Ви бачите не одну суму за «CRM», а зрозумілий перелік і самі вирішуєте, з чого почати. Виконання кожного етапу ви контролюєте й приймаєте його окремо. Готову систему ви отримуєте повністю у власність, а ми надалі супроводжуємо проєкт і за потреби масштабуємо його: доопрацювання й вдосконалення, нова аптека в мережі, нові розділи та функціонал.
Часті запитання
Чому перенесення товарного довідника займає від трьох днів до двох тижнів?
Основний час іде не на вивантаження, а на звірку. Номенклатура із залишками, серіями та строками придатності вивантажується в таблицю й підтягується за штрихкодом і торговою назвою; складніше з позиціями, які раніше вели вручну без штрихкода — їх звіряють на інвентаризації. Рух товару за минулі роки переносити не варто, беруть залишок на дату старту.
Хто побачить прострочену серію раніше, ніж вона потрапить у чек?
Сама каса: система не дасть підібрати таку серію — вона пропонує іншу партію того самого препарату або блокує позицію в чеку. Прострочені серії переводяться в карантинний залишок, з якого потім формують акт списання чи повернення дистриб'ютору.
Чи замінить CRM бухгалтерську програму й звітність за «Доступними ліками»?
Ні. Система веде товар, серії, ціни та продажі, а реєстри для реімбурсації, податкова звітність і фіскальні чеки лишаються за обліковою програмою та ПРРО. Обмін іде вивантаженням: прибуткові накладні від дистриб'юторів заходять у CRM, реалізація повертається в бухгалтерію.
Як формується замовлення постачальнику, якщо позиції немає в жодній точці?
Дефектура збирається з двох джерел — відмов на першому столі й мінімальних залишків. Провізор фіксує запит покупця, позиція потрапляє в список до замовлення, а система показує, у кого з дистриб'юторів вона є та за якою ціною. Якщо препарат є в сусідній аптеці мережі, спочатку пропонується переміщення, а не нова закупівля.
Чи можна закрити закупівельні ціни й націнку від першого столу?
Так, це вирішується правами ролей. Завідувач і закупівельник працюють із прибутковими накладними та націнкою, а провізору на касі лишаються роздрібна ціна, залишок і строк придатності. Так само закривають звіти з обороту окремих точок — їх зазвичай бачить тільки керівництво мережі.
