CRM для автошколы: расписание теории и практики, часы с инструктором, оплаты за курс и путь к экзамену.
CRM для автошколы строится вокруг набора группы: заявки, состав группы, расписание теории, часы вождения с инструктором и оплаты за курс. Видно, сколько мест в группе ещё свободно, график вождения загружен ровно, а курсанты доходят до экзамена и рекомендуют школу. Меньше «окон» в графике инструкторов, меньше долгов за обучение и больше выпускников.
Что даёт CRM автошколе
Главная ценность CRM для автошколы — это набор групп и загрузка инструкторов и авто. Заявки стоят в очереди на ближайший набор, расписание теории и практики видно на месяц вперёд, а напоминания ведут курсанта от записи до получения прав. Ниже — путь курсанта от заявки до экзамена.
Заявки и набор групп
Заявка с сайта, рекламы или телефона сразу попадает в CRM и закрепляется за менеджером. Заявка движется от первого контакта до зачисления в группу, поэтому видно, сколько людей ждёт старта, и группы набираются без задержек.
Расписание теории и практики
Лекции, группы и занятия по вождению — в едином расписании: когда, с кем и где. Курсант записывается на практику онлайн, а система не даёт накладок, поэтому аудитории и автомобили не простаивают, а занятия не срываются.
Без чего курсант не идёт дальше
Курсант проходит несколько контрольных точек, и на каждой система требует конкретный документ или подпись.
| Шаг курсанта | Чем он подтверждён |
|---|---|
| Зачисление в группу | медсправка и копия паспорта подшиваются к делу до первого занятия |
| Теоретические занятия | пропуск более пятой части часов не даёт допуска к внутреннему экзамену |
| Часы практики | занятие подписывает инструктор, в книжке считаются фактические часы, не плановые |
| Оплата частями | график привязан к датам группы, долг закрывает доступ к выездам |
| Подача документов в сервисный центр | пакет формируется после внутреннего экзамена, дата подачи фиксируется |
Инструкторы, автомобили и загрузка
Система ведёт график инструкторов и учебных авто: кто, когда и с кем на занятии. Видно свободные часы вождения, поэтому диспетчер заполняет график плотнее и уменьшает простой авто. Сколько даёт загрузка автомобилей на практику — видно в калькуляторе ниже.
Карточка курсанта и прогресс обучения
На каждого курсанта ведётся карточка с категорией, посещаемостью лекций, проведёнными часами вождения, результатами тестов и оплатами. Менеджер видит, кто готов к экзамену, а кто отстаёт, поэтому ни один курсант не «теряется» посреди обучения.
Оплаты, абонементы и контроль долгов
CRM ведёт оплаты за курс, дополнительные часы вождения и остатки. Виден остаток по курсу и дополнительные часы вождения сверх программы, поэтому школа не ведёт занятия в долг, а администратор не считает всё вручную.
Экзамены, документы и напоминания
Система ведёт внутренние экзамены, допуск к экзамену МВД и выдачу документов, а также напоминает курсантам о занятиях, оплатах и дате экзамена. Меньше пропусков и переносов, поэтому больше курсантов доходит до прав вовремя.
Конверсия в курсантов и выручка
Отчёты дают полную картину: количество заявок и конверсию в курсантов, загрузку групп и инструкторов, процент сдачи экзаменов и выручку за период. По ним легко понять, что улучшить в обучении и где школа теряет курсантов.
Автошколы, инструкторы и центры обучения вождению
Одни продают группу под дату, другие — отдельные часы, и расписание считают по-разному:
- Автошколы — стартуют группу под дату, поэтому недобор курсантов за неделю до теории сдвигает весь поток;
- Курсы вождения разных категорий — учат на разной технике, поэтому каждая категория имеет свой график и свой пакет документов;
- Частные инструкторы — продают часы, а не курс, и отменённое занятие — это пустой день и сожжённое топливо;
- Курсы повышения квалификации водителей — отчитываются перед заказчиком, поэтому сроки выдачи документов важнее самого расписания.
Как мы внедряем CRM в вашей автошколе
Работа начинается с выявления объёма: вы приходите с готовым техническим заданием или мы выясняем потребности вместе в разговоре (обычно это занимает от 20 минут до часа). На основе этого составляется прайс-лист, разделённый на этапы (разделы, отчёты и функции — например, карточка курсанта, набор групп, график инструкторов, экзамены), и каждый этап имеет свою цену. Вы видите не одну сумму за «CRM», а понятный перечень и сами решаете, с чего начать. Выполнение каждого этапа вы контролируете и принимаете его отдельно. Готовую систему вы получаете полностью в собственность, а мы в дальнейшем сопровождаем проект и при необходимости масштабируем его: доработки и улучшения, второй филиал автошколы, новые разделы и функционал.
Частые вопросы
Как система считает часы вождения, если курсант отменил занятие за час до начала?
Зависит от правила, которое вы зададите: большинство автошкол списывает час при отмене позже чем за сутки, и CRM делает это автоматически при смене статуса занятия. Слот при этом освобождается и предлагается другим курсантам группы. В карточке курсанта видно, сколько часов программы откатано и сколько осталось до экзамена.
На чём останавливается обучение курсанта, который не сдал внутренний экзамен?
Ни на чём: он остаётся в группе со статусом пересдачи, а система ставит задачу записать его на повторный тест и, при необходимости, на дополнительные часы вождения. Оплата дополнительных часов считается отдельно от стоимости курса, поэтому итоговый долг виден сразу, а не в конце обучения.
Передаёт ли CRM данные в сервисный центр МВД?
Нет. Подача документов на экзамен остаётся в ваших регламентах и государственных сервисах — заменить государственный реестр система не может. CRM хранит копии медицинской справки, паспортных данных и свидетельства об окончании, готовит списки групп к подаче и напоминает о сроках.
Какую часть переноса действующих групп и оплат система берёт на себя?
Почти всё, если учёт вели в Excel: курсант, группа, оплаченная сумма и остаток читаются из таблицы за несколько дней и почти без ручной работы. Сложнее с откатанными часами практики — их почти всегда сверяют с инструкторами вручную, поэтому новые наборы часто заводят уже в системе, а старые группы доводят до выпуска по-старому.
