CRM для автошколи: розклад теорії та практики, години з інструктором, оплати за курс і шлях до іспиту.
CRM для автошколи будується навколо набору групи: заявки, склад групи, розклад теорії, години водіння з інструктором і оплати за курс. Видно, скільки місць у групі ще вільно, графік водіння завантажений рівно, а курсанти доходять до іспиту й рекомендують школу. Менше «вікон» у графіку інструкторів, менше боргів за навчання й більше випускників.
Що дає CRM автошколі
Головна цінність CRM для автошколи — це набір груп і завантаження інструкторів та авто. Заявки стоять у черзі на найближчий набір, розклад теорії й практики видно на місяць уперед, а нагадування ведуть курсанта від запису до отримання прав. Нижче — шлях курсанта від заявки до іспиту.
Заявки та набір груп
Заявка із сайту, реклами чи телефону одразу потрапляє в CRM і закріплюється за менеджером. Заявка рухається від першого контакту до зарахування в групу, тож видно, скільки людей чекає на старт, і групи набираються без затримок.
Розклад теорії та практики
Лекції, групи й заняття з водіння — в єдиному розкладі: коли, з ким і де. Курсант записується на практику онлайн, а система не дає накладок, тож аудиторії й автомобілі не простоюють, а заняття не зриваються.
Без чого курсант не йде далі
Курсант проходить кілька контрольних точок, і на кожній система вимагає конкретний документ або підпис.
| Крок курсанта | Чим він підтверджений |
|---|---|
| Зарахування в групу | медична довідка й копія паспорта підшиваються до справи до першого заняття |
| Теоретичні заняття | пропуск понад п'яту частину годин не дає допуску до внутрішнього іспиту |
| Години практики | заняття підписує інструктор, у книжці рахуються фактичні години, не заплановані |
| Оплата частинами | графік прив'язаний до дат групи, борг закриває доступ до виїздів |
| Подання документів до сервісного центру | пакет формується після внутрішнього іспиту, дата подання фіксується |
Інструктори, автомобілі та завантаження
Система веде графік інструкторів і навчальних авто: хто, коли й з ким на занятті. Видно вільні години водіння, тож диспетчер заповнює графік щільніше й зменшує простій авто. Скільки дає завантаження автомобілів на практику — видно в калькуляторі нижче.
Картка курсанта та прогрес навчання
На кожного курсанта ведеться картка з категорією, відвідуваністю лекцій, проведеними годинами водіння, результатами тестів і оплатами. Менеджер бачить, хто готовий до іспиту, а хто відстає, тож жоден курсант не «губиться» посеред навчання.
Оплати, абонементи та контроль боргів
CRM веде оплати за курс, додаткові години водіння й залишки. Видно залишок за курсом і додаткові години водіння понад програму, тож школа не веде заняття в борг, а адміністратор не рахує все вручну.
Іспити, документи та нагадування
Система веде внутрішні іспити, допуск до іспиту МВС і видачу документів, а також нагадує курсантам про заняття, оплати й дату іспиту. Менше пропусків і перенесень, тож більше курсантів доходить до прав вчасно.
Конверсія в курсантів і виторг
Звіти дають повну картину: кількість заявок і конверсію в курсантів, завантаження груп та інструкторів, відсоток складання іспитів і виторг за період. За ними легко зрозуміти, що покращити в навчанні й де школа втрачає курсантів.
Автошколи, інструктори та центри навчання водінню
Одні продають групу під дату, інші — окремі години, і розклад рахують по-різному:
- Автошколи — стартують групу під дату, тому недобір курсантів за тиждень до теорії зсуває весь потік;
- Курси водіння різних категорій — навчають на різній техніці, тому кожна категорія має свій графік і свій пакет документів;
- Приватні інструктори — продають години, а не курс, і скасоване заняття — це порожній день та спалене пальне;
- Курси підвищення кваліфікації водіїв — звітують перед замовником, тому строки видачі документів важать більше за сам розклад.
Як ми впроваджуємо CRM у вашій автошколі
Робота починається з виявлення обсягу: ви приходите з готовим технічним завданням або ми з'ясовуємо потреби разом у розмові (зазвичай це займає від 20 хвилин до години). На основі цього складається прайс-лист, поділений на етапи (розділи, звіти та функції — наприклад, картка курсанта, набір груп, графік інструкторів, іспити), і кожен етап має власну ціну. Ви бачите не одну суму за «CRM», а зрозумілий перелік і самі вирішуєте, з чого почати. Виконання кожного етапу ви контролюєте й приймаєте його окремо. Готову систему ви отримуєте повністю у власність, а ми надалі супроводжуємо проєкт і за потреби масштабуємо його: доопрацювання й вдосконалення, друга філія автошколи, нові розділи та функціонал.
Часті запитання
Як система рахує години водіння, якщо курсант скасував заняття за годину до початку?
Залежить від правила, яке ви задасте: більшість автошкіл списує годину при скасуванні пізніше ніж за добу, і CRM робить це автоматично при зміні статусу заняття. Слот при цьому звільняється й пропонується іншим курсантам групи. У картці курсанта видно, скільки годин програми відкатано й скільки лишилося до іспиту.
На чому зупиняється навчання курсанта, який не склав внутрішній іспит?
Ні на чому: він лишається в групі зі статусом перескладання, а система ставить завдання записати його на повторний тест і, за потреби, на додаткові години водіння. Оплата додаткових годин рахується окремо від вартості курсу, тому підсумковий борг видно одразу, а не наприкінці навчання.
Чи передає CRM дані до сервісного центру МВС?
Ні. Подання документів на іспит лишається у ваших регламентах і державних сервісах — замінити державний реєстр система не може. CRM зберігає копії медичної довідки, паспортних даних і свідоцтва про закінчення, готує списки груп до подання й нагадує про строки.
Яку частину перенесення діючих груп і оплат система бере на себе?
Майже все, якщо облік вели в Excel: курсант, група, сплачена сума й залишок читаються з таблиці за кілька днів і майже без ручної роботи. Складніше з відкатаними годинами практики — їх майже завжди звіряють з інструкторами вручну, тому нові набори часто заводять уже в системі, а старі групи доводять до випуску по-старому.
