CRM для организации праздников, программа для event-агентства

CRM для event-агентств – программа, позволяющая повысить качество сервиса

Сегодня многие люди стараются отметить важнейшие и наиболее значимые в своей жизни события, используя для организации праздника профессионалов, а именно, прибегая к услугам event-агентства. Именно по этой причине практически во всех городах страны работают специализированные организации, способные помочь клиентам организовать весёлый, торжественный и незабываемый праздник.

При этом если говорить о деятельности таких компаний, то очень часто они по роду своей деятельности вынуждены сталкиваться с трудностями, которые связаны с наличием большого количества клиентов, а также контрагентов в виде актёров, ведущих, диджеев, аниматоров, ресторанов, кафе и баров, используемых для проведения торжественных мероприятий.

Ещё одной важной проблемой любого event-агентства является наличие высокой конкурентности в нише, из-за которой организациям приходится бороться за каждого своего клиента. И для того, чтобы получить высокие конкурентные преимущества, а также повысить качество работы, агентству по организации праздников рекомендуется начать использовать CRM для организации праздников.

С какими проблемами сталкиваются руководители компаний по организации праздника без CRM для event-агентств?

Работая в сфере организации праздников, многие event-агентства сталкиваются со следующими проблемами:

• - Наличие долгого цикла продаж. В некоторых случаях организация мероприятия может длиться очень большой отрезок времени, например, полгода и даже больше. За такое длительное время основной задачей организации является не только подготовить необходимое клиенту мероприятие таким образом, чтобы оно отвечало всем его требованиям и пожеланиям, но и не упустить важные и наиболее актуальные договорённости с заказчиком.
• - Наличие у заказчика неоднозначных требований и пожеланий. Во время организации торжественного мероприятия многие клиенты забывают, о чём договорились с менеджерами компании на первоначальном этапе, либо неожиданно полностью меняют собственные пожелания. Поэтому менеджеру агентства, занимающемуся организацией праздника, периодически приходится напоминать заказчику обо всех ключевых моментах и повторно их согласовывать. И если что-то идёт не так, то важно не забывать внести необходимые изменения в план проведения мероприятия.
• - Работа специалистов отдела продаж и менеджеров агентства. Как показывают исследования, далеко не все специалисты, работающие в агентствах по организации праздника, в процессе исполнения своих профессиональных обязанностей готовы выкладываться на сто процентов, для того чтобы предоставить клиентам максимально высокий уровень сервиса. В связи с этим компания теряет довольно много клиентов, которые уходят к конкурентам, а также оставляют негативные отзывы о работе организации.
• - Наличие на рынке высокой конкурентности. На сегодняшний день практически во всех городах присутствует довольно высокий уровень конкуренции между event-агентствами, в связи с чем клиенты даже при небольших сомнениях в компетентности специалистов или в сервисе организации очень быстро могут обратиться к конкурентам. И поэтому для того, чтобы агентство работало максимально успешно и было востребовано среди клиентов, необходимо, чтобы оно имело высокие конкурентные преимущества, а также предлагало высочайший уровень сервиса.
• - Наличие высокой стоимости услуг. При наличии высокой стоимости услуг по организации праздников клиент ожидает от исполнителя высокой компетентности, профессионализма, а также наиболее внимательного отношения ко всем своим пожеланиям.

Что собой представляют CRM для агентства праздников?

По своей сути CRM для компании праздников представляет собой специализированное программное обеспечение, которое было создано для того, чтобы сотрудники и руководство агентства могли организовать максимально качественное взаимодействие со своими клиентами, а также автоматизировать большую часть процессов, протекающих внутри организации. Благодаря наличию оптимально подобранного функционала эта программа позволяет:

• - выполнять привлечение новых корпоративных и частных заказчиков;
• - поможет повысить уровень повторных обращений заказчиков;
• - максимально комфортно организует работу каждого специалиста организации;
• - позволит создать единые базы данных клиентов, а также привлечённых специалистов в виде музыкантов, диджеев, актёров или сценаристов;
• - снизить количество ошибок, которые допускают сотрудники в процессе обработки заявок, поступающих от клиентов, общения с заказчиками, а также исключат забывчивость или невнимательность менеджеров.

CRM для проведения праздников – удобная клиентская база данных

Внедрение в работу компании CRM для проведения праздников позволит получить максимально удобную в работе клиентскую базу данных, в которой будет автоматически сохраняться вся важная для компании информация о каждом заказчике. Используя эту базу данных, сотрудники агентства смогут не упустить даже самых мельчайших деталей и организуют клиенту праздничное мероприятие его мечты.

Стоит отметить, что имея большую клиентскую базу данных, компания сможет использовать её для продвижения и популяризации собственных услуг. Так, например, если родители заказывали в компании организацию детского праздника для своего ребёнка на день рождения и оставили положительный отзыв, то менеджер организации через десять месяцев снова может позвонить им и предложить в очередной раз организовать праздник. Помимо этого, менеджеры могут обращаться к молодожёнам, для того чтобы организовать юбилей свадьбы.

CRM для event-агентств – единая база данных аниматоров, ведущих, музыкантов и актёров

Хранящаяся в этом программном обеспечении информация о привлечённых специалистах также даст возможность использовать очень удобную для работы базу данных. Используя эту базу данных, менеджеры могут быстро находить нужных им специалистов и связываться с ними для подтверждения участия в мероприятии.

Помимо этого, используя сервис интеграции, присутствующий в этой программе, можно будет выполнять рассылку СМС-сообщений, которые будут напоминать музыкантам, актёрам или ведущим о дате и времени проведения мероприятия. Наличие в программе больших аналитических возможностей позволит руководителю проанализировать, какие именно ведущие, музыканты, диджеи и актёры пользуются у клиентов более высокой популярностью и повысить цену на их услуги.

Кроме того, понимая, какие специалисты пользуются более высокой популярностью и востребованностью, в дальнейшем менеджеры будут чаще привлекать их для участия в праздниках.

Настройка эффективного управления персоналом

Внедрение CRM для организации праздников также позволяет максимально эффективно организовать работу каждого сотрудника компании. Так, например, используя это программное обеспечение, руководитель сможет назначать специалистам различные поручения, а также следить за быстротой и качеством их исполнения. При этом руководителю достаточно только сформировать в программе задачу и назначить исполнителя, после чего специалист получит уведомление, что перед ним поставлена новая задача.

Стоит отметить, что программа может даже отправлять уведомление о задании на телефон или электронную почту. Пока специалист не выполнит возложенное ему поручение, программа систематически будет уведомлять его о сроках.