CRM для косметологической клиники: записи, карты, абонементы, оплаты и напоминания о следующем сеансе.
CRM для косметологической клиники — это система, которая ведёт клиентов, записи, карты процедур, курсы, абонементы и оплаты вокруг курса процедур конкретного клиента. Видно, на каком сеансе курс остановился, администратор видит расписание косметологов, а напоминания возвращают клиентов на следующую процедуру. Больше процедур на клиента, выше доход с клиента и прозрачный контроль загрузки кабинетов.
Что даёт CRM косметологической клинике
Главная ценность CRM для косметологии — это удержание клиентов и рост количества процедур на каждого. Расписание показывает свободные окна каждого косметолога, в карте стоят показания и противопоказания клиента, а остаток сеансов в курсе считается сам. Ниже — путь клиента от записи до повторного визита.
Запись и заявки клиентов
Заявка с сайта, Instagram, рекламы или звонка сразу попадает в CRM и становится записью к нужному косметологу на свободное время. Система показывает расписание кабинетов и мастеров, поэтому администратор записывает клиента за несколько секунд, а окон и накладок в графике не бывает.
Карта клиента: показания и история процедур
CRM ведёт карту каждого клиента: тип кожи, показания и противопоказания, перечень сделанных процедур, фото «до/после», аллергии и препараты. Косметолог видит всю историю перед сеансом, поэтому процедуры безопасны и последовательны, а клиент чувствует индивидуальный подход.
Что остаётся в карте после визита
Косметологический приём заканчивается записью в карте, и от её полноты зависит следующий сеанс.
| Тип визита | Что остаётся в карте |
|---|---|
| Первичная консультация | анкета противопоказаний с подписью клиента, без неё процедуру не начинают |
| Инъекционная процедура | серия и срок годности препарата и введённый объём в миллилитрах |
| Лазерная процедура | тип кожи по Фицпатрику и параметры аппарата на этом сеансе |
| Сеанс в составе курса | остаток сеансов и минимальная пауза до следующего по протоколу |
| Контрольный осмотр | фото в том же ракурсе и освещении, иначе динамику не показать |
Удержание клиентов и курсы процедур
Главный рычаг косметологии — количество процедур на клиента: разовый визит даёт мало, а курс и возвращение дают основной доход. CRM напоминает о следующем сеансе, ведёт курсы и абонементы и возвращает тех, кто давно не был, поэтому суммарный доход с клиента растёт без новых затрат на рекламу. Сколько даёт удержание клиентов на курсах процедур — можно прикинуть в калькуляторе ниже.
Абонементы, пакеты и оплаты
Система ведёт курсы и абонементы: сколько процедур куплено, сколько использовано, когда истекает срок. CRM фиксирует оплаты, предоплаты и остатки по каждому пакету, поэтому клиент не «сгорает», а клиника видит, кому нужно докупить продолжение.
Напоминания, повторные визиты и лояльность
CRM автоматически отправляет напоминания о записи и о времени следующей процедуры по курсу, поздравляет с событиями и начисляет бонусы. Клиенты реже забывают о визите и чаще возвращаются, поэтому загрузка косметологов ровная, а «спящие» клиенты оживают.
Складские запасы препаратов и расходники
Система ведёт учёт препаратов и расходников: филлеры, мезококтейли, ампулы, расходка. CRM списывает их по процедурам и показывает, чего не хватает, поэтому косметолог всегда имеет нужное, а владелец контролирует себестоимость и не замораживает деньги в избыточных запасах.
Выручка по косметологам и загрузка кабинетов
Владелец видит ключевые цифры: количество записей и процедур на клиента, выручку по косметологам и направлениям, конверсию консультаций в курсы, загрузку кабинетов и повторные визиты. С ними решают, какую процедуру продвигать акцией и как плотнее собрать расписание косметологов.
Косметология, дерматология и эстетическая медицина
В косметологии деньги держатся на повторном визите, а он зависит от разных вещей:
- Косметологические клиники — ведут курс из нескольких визитов, поэтому пропущенная процедура ломает весь протокол;
- Кабинеты косметолога — держатся на одном мастере, и его отпуск сразу останавливает все записи;
- Центры аппаратной косметологии — считают ресурс насадок и часы аппарата, ведь он ограничивает число визитов в день;
- Клиники эстетической медицины — работают с инъекционными препаратами, где серию и срок годности нужно фиксировать в карте.
Как мы внедряем CRM в вашей клинике
Работа начинается с выявления объёма: вы приносите готовое техническое задание или мы выясняем потребности вместе в разговоре (обычно это занимает от 20 минут до часа). На основе этого составляется прайс-лист, разделённый на этапы (разделы, отчёты и функции — например, карта пациента, курсы и абонементы, склад препаратов, расписание кабинетов), и каждый этап имеет свою цену. Вы видите не одну сумму за «CRM», а понятный перечень и сами решаете, с чего начать. Выполнение каждого этапа вы контролируете и принимаете его отдельно. Готовую систему вы получаете полностью в собственность, а мы в дальнейшем сопровождаем проект и при необходимости масштабируем его: доработки и улучшения, направление аппаратной косметологии, новые разделы и функционал.
Частые вопросы
Почему пропущенный сеанс посреди курса — не просто перенос на другую дату?
Неиспользованный сеанс остаётся в абонементе, а администратор сразу видит разрыв в графике курса. Для процедур с жёстким интервалом — лазер, инъекции, срединные пилинги — система подсказывает, когда перенос ещё допустим, а когда курс придётся начинать сначала.
Кто подписывает информированное согласие и где живёт медицинская карта пациента?
Не CRM: согласие на процедуру и протокол ведения пациента подписываются на бумаге или в медицинской информационной системе — медицинскую документацию система не заменяет. CRM держит запись, историю визитов, фото «до/после», перечень использованных препаратов и напоминания. Это учёт клиента, а не медицинская документация.
Кто видит фото «до/после» и указанные противопоказания?
Косметолог — по своим клиентам, администратор — только запись и оплаты, без снимков и анамнеза. Фото открываются из карточки с журналированием: видно, кто и когда их просматривал или выгружал. Это самый частый запрос клиник, которые уже сталкивались с утечкой снимков.
Как списывать препарат, если флакон расходуется на нескольких клиентов?
Расходники списываются не штуками, а единицами: миллилитры филлера, единицы ботулотоксина, граммы маски. В процедуре задаётся норма расхода, остаток флакона уменьшается после каждого визита, а по вскрытому флакону система следит ещё и за сроком годности после вскрытия.
