CRM-система для косметологічної клініки

CRM для косметологічної клініки — це система, яка веде клієнтів, записи, картки процедур, курси, абонементи й оплати навколо курсу процедур конкретного клієнта. Видно, на якому сеансі курс зупинився, адміністратор бачить розклад косметологів, а нагадування повертають клієнтів на наступну процедуру. Більше процедур на клієнта, вищий дохід з клієнта і прозорий контроль завантаження кабінетів.

Що дає CRM косметологічній клініці

Головна цінність CRM для косметології — це утримання клієнтів і зростання кількості процедур на кожного. Розклад показує вільні вікна кожного косметолога, у картці стоять показання й протипоказання клієнта, а залишок сеансів у курсі рахується сам. Нижче — шлях клієнта від запису до повторного візиту.

Запис і заявки клієнтів

Заявка із сайту, Instagram, реклами чи дзвінка одразу потрапляє в CRM і стає записом до потрібного косметолога на вільний час. Система показує розклад кабінетів і майстрів, тож адміністратор записує клієнта за кілька секунд, а вікон і накладок у графіку не буває.

Картка клієнта: показання та історія процедур

CRM веде картку кожного клієнта: тип шкіри, показання й протипоказання, перелік зроблених процедур, фото «до/після», алергії та препарати. Косметолог бачить усю історію перед сеансом, тож процедури безпечні й послідовні, а клієнт відчуває індивідуальний підхід.

Що лишається в картці після візиту

Косметологічний прийом закінчується записом у картці, і від його повноти залежить наступний сеанс.

Утримання клієнтів і курси процедур

Головний важіль косметології — кількість процедур на клієнта: разовий візит дає мало, а курс і повернення дають основний дохід. CRM нагадує про наступний сеанс, веде курси й абонементи та повертає тих, хто давно не був, тож сумарний дохід із клієнта зростає без нових витрат на рекламу. Скільки дає утримання клієнтів на курсах процедур — можна прикинути в калькуляторі нижче.

Абонементи, пакети та оплати

Система веде курси й абонементи: скільки процедур куплено, скільки використано, коли спливає строк. CRM фіксує оплати, передоплати й залишки по кожному пакету, тож клієнт не «згорає», а клініка бачить, хто має докупити продовження.

Нагадування, повторні візити та лояльність

CRM автоматично надсилає нагадування про запис і про час наступної процедури за курсом, вітає з подіями й нараховує бонуси. Клієнти рідше забувають про візит і частіше повертаються, тож завантаження косметологів рівне, а «сплячі» клієнти оживають.

Складські запаси препаратів і розхідники

Система веде облік препаратів і розхідників: філери, мезококтейлі, ампули, витратка. CRM списує їх за процедурами й показує, чого бракує, тож косметолог завжди має потрібне, а власник контролює собівартість і не заморожує гроші в надлишкових запасах.

Виторг по косметологах і завантаження кабінетів

Власник бачить ключові цифри: кількість записів і процедур на клієнта, виторг по косметологах і напрямах, конверсію консультацій у курси, завантаження кабінетів і повторні візити. З ними вирішують, яку процедуру просувати акцією і як щільніше зібрати розклад косметологів.

Косметологія, дерматологія та естетична медицина

У косметології гроші тримаються на повторному візиті, а він залежить від різних речей:

• Косметологічні клініки — ведуть курс із кількох візитів, тому пропущена процедура ламає весь протокол;
• Кабінети косметолога — тримаються на одному майстрі, і його відпустка одразу зупиняє всі записи;
• Центри апаратної косметології — рахують ресурс насадок і години апарата, бо він обмежує кількість візитів на день;
• Клініки естетичної медицини — працюють з ін'єкційними препаратами, де серію й строк придатності треба фіксувати в картці.

Як ми впроваджуємо CRM у вашій клініці

Робота починається з виявлення обсягу: ви приносите готове технічне завдання або ми з'ясовуємо потреби разом у розмові (зазвичай це займає від 20 хвилин до години). На основі цього складається прайс-лист, поділений на етапи (розділи, звіти та функції — наприклад, картка пацієнта, курси й абонементи, склад препаратів, розклад кабінетів), і кожен етап має власну ціну. Ви бачите не одну суму за «CRM», а зрозумілий перелік і самі вирішуєте, з чого почати. Виконання кожного етапу ви контролюєте й приймаєте його окремо. Готову систему ви отримуєте повністю у власність, а ми надалі супроводжуємо проєкт і за потреби масштабуємо його: доопрацювання й вдосконалення, напрям апаратної косметології, нові розділи та функціонал.

Часті запитання

Чому пропущений сеанс посеред курсу — не просто перенесення на іншу дату?

Невикористаний сеанс лишається в абонементі, а адміністратор одразу бачить розрив у графіку курсу. Для процедур із жорстким інтервалом — лазер, ін'єкції, серединні пілінги — система підказує, коли перенесення ще допустиме, а коли курс доведеться починати спочатку.

Хто підписує інформовану згоду і де живе медична картка пацієнта?

Не CRM: згода на процедуру й протокол ведення пацієнта підписуються на папері або в медичній інформаційній системі — медичну документацію система не замінює. CRM тримає запис, історію візитів, фото «до/після», перелік використаних препаратів і нагадування. Це облік клієнта, а не медична документація.

Хто бачить фото «до/після» та зазначені протипоказання?

Косметолог — по своїх клієнтах, адміністратор — лише запис і оплати, без знімків і анамнезу. Фото відкриваються з картки під журналювання: видно, хто й коли їх переглядав або вивантажував. Це найчастіший запит клінік, які вже мали витік знімків.

Як списувати препарат, якщо флакон витрачається на кількох клієнтів?

Розхідники списуються не штуками, а одиницями: мілілітри філера, одиниці ботулотоксину, грами маски. У процедурі задається норма витрати, залишок флакона зменшується після кожного візиту, а по відкритому флакону система стежить ще й за строком придатності після розкриття.