CRM для школы танцев: абонементы, посещаемость, оплаты и контроль оттока.
CRM для школы танцев считает наполнение группы и занятость зала: абонементы, посещаемость и оплаты привязаны к конкретному занятию в расписании. Видно, сколько учеников реально ходит против количества проданных абонементов, родители получают напоминания об оплате и занятиях, а тех, кто перестал появляться, видно до того, как они уйдут окончательно. Меньше отток, выше посещаемость и прозрачный контроль загрузки залов.
Что даёт CRM школе танцев
Главная ценность CRM для танцевальной студии — это удержание учеников и продление абонементов. Все ученики собраны по группам и направлениям, абонементы и оплаты под контролем, а напоминания работают автоматически. Ниже — путь ученика от пробного занятия до продления абонемента.
Заявки и запись на пробное занятие
Заявка с сайта, Instagram или рекламы сразу попадает в CRM и становится записью на пробное занятие в нужное направление и удобное время. Система напоминает о пробном и ведёт его до оплаты абонемента, поэтому новички не «сливаются» после первого звонка, а доходят до группы.
Группы, направления и расписание залов
CRM ведёт группы по направлениям и уровням — бальные, хип-хоп, contemporary, детские — с расписанием по залам и педагогам. Видно, где есть свободные места, а где переполнено, поэтому залы загружены равномерно, а администратор записывает ученика в правильную группу без путаницы.
Где чаще всего срывается учёт
Большинство споров в школе танцев возникает не на занятии, а вокруг абонемента — ниже те самые ситуации, которые чаще всего путают учёт.
| Ситуация | Где чаще всего срывается учёт |
|---|---|
| Пропуск занятия из-за болезни | справка продлевает абонемент, без неё занятие сгорает по дате |
| Переход в более сильную группу | остаток занятий переносится по разнице стоимости уровней |
| Разовая замена педагога | оплата идёт тому, кто фактически провёл урок, по табелю зала |
| Подготовка к отчётному концерту | взнос за костюм считается вне абонемента и не замораживается |
Удержание учеников и продление абонементов
Главный рычаг школы танцев — удержание учеников: студия теряет деньги не на новых, а на тех, кто тихо перестаёт ходить. CRM видит пропуски, напоминает о занятиях и окончании абонемента и вовремя возвращает ученика, пока он не ушёл окончательно, поэтому отток падает, а доход от той же базы растёт. Сколько даёт удержание учеников на абонементах — можно прикинуть в калькуляторе ниже.
Абонементы, оплаты и заморозки
Система ведёт абонементы, разовые занятия, оплаты и заморозки: сколько занятий осталось, когда истекает абонемент, кто не оплатил. CRM напоминает родителям об оплате и продлении, поэтому задолженностей меньше, а администратор не сводит оплаты вручную по тетради.
Посещаемость, прогресс и связь с родителями
CRM ведёт отметки посещаемости по каждому занятию, прогресс ученика и связь с родителями через уведомления. Родители видят, что ребёнок ходит и развивается, поэтому доверие к студии растёт, а пропуски замечают сразу, а не в конце месяца.
Педагоги, зарплаты и загрузка залов
Система ведёт график педагогов, количество групп и учеников каждого и начисляет зарплату за проведённые занятия. Видно загрузку залов и выработку педагогов, поэтому расписание составляется без окон и накладок, а мотивация прозрачна.
Выручка по направлениям и педагогам
Владелец видит ключевые цифры: количество учеников и отток, продление абонементов, посещаемость по группам, загрузку залов, выручку по направлениям и педагогам. С ними строят расписание залов, цену абонемента и план набора групп.
Школы танцев, студии и детские кружки
Ученик исчезает тихо, и в каждом направлении это видно по-разному — в оплатах, в паре, в группе:
- Школы и студии танцев — держатся на месячных абонементах, поэтому пропущенный месяц сразу виден в оплатах;
- Детские танцевальные студии — договариваются не с учеником, а с родителями: продлевает тот, кто сам на занятия не ходит;
- Школы бальных и спортивных танцев — готовят пары к турнирам, поэтому уход одного партнёра останавливает двух учеников;
- Студии современной хореографии — продают разовые занятия по разным направлениям, и ученик легко исчезает между ними;
- Сети студий — ведут одного ученика по нескольким залам, поэтому абонемент должен списываться независимо от локации.
Как мы внедряем CRM в вашей студии
Работа начинается с выявления объёма: у вас уже есть готовое техническое задание или мы выясняем потребности вместе в разговоре (обычно это занимает от 20 минут до часа). На основе этого составляется прайс-лист, разделённый на этапы (разделы, отчёты и функции — например, карточка ученика, группы и расписание залов, абонементы, начисления педагогам), и каждый этап имеет свою цену. Вы видите не одну сумму за «CRM», а понятный перечень и сами решаете, с чего начать. Выполнение каждого этапа вы контролируете и принимаете его отдельно. Готовую систему вы получаете полностью в собственность, а мы в дальнейшем сопровождаем проект и при необходимости масштабируем его: доработки и улучшения, новое танцевальное направление, новые разделы и функционал.
Частые вопросы
Обязательно ли писать заявление на заморозку абонемента, если ребёнок болел две недели?
Обычно да: в правилах студии заморозку ставят по заявлению до начала пропусков и с лимитом — например, до 14 дней на абонемент. Сама заморозка ставится на конкретные даты, и срок действия абонемента сдвигается ровно на эти дни, а не обнуляется. Система следит, чтобы лимит не превышали молча.
Как зачесть занятие, если ученик пришёл отработать в чужую группу?
Посещение отмечается в фактической группе, а списание идёт с абонемента ученика — направление и уровень при этом видны, поэтому педагог понимает, кто у него сегодня из чужого потока. Отработки можно ограничить тем же направлением, чтобы новичок не попадал в группу более высокого уровня.
Видят ли родители остаток занятий сами, без администратора?
Да, если включить личный кабинет или уведомления — тогда родители видят остаток, дату окончания абонемента и расписание группы. Без этого остаток отправляется напоминанием за два-три занятия до конца, и большинство студий ограничивается именно таким вариантом.
Можно ли проводить оплаты прямо в системе вместо кассы?
Нет. CRM фиксирует факт оплаты и закрывает ею абонемент, но фискальный чек остаётся за кассой или программным РРО — платёжный сервис и система учёта здесь не одно и то же. Онлайн-оплату подключают отдельно, и в CRM приходит только подтверждение платежа.
Кто ставит отметки о посещении — педагог или администратор?
Обычно педагог с телефона перед началом занятия: список группы открывается на дату, отметка ставится в два касания. Администратор нужен там, где в зале нет интернета или педагог принципиально не работает с телефоном — тогда отметки заносят из журнала вечером.
