CRM-система для школи танців

CRM для школи танців рахує наповнення групи й зайнятість залу: абонементи, відвідуваність і оплати прив'язані до конкретного заняття в розкладі. Видно, скільки учнів реально ходить проти кількості проданих абонементів, батьки отримують нагадування про оплату й заняття, а тих, хто перестав з'являтися, видно до того, як вони підуть остаточно. Менший відтік, вища відвідуваність і прозорий контроль завантаження залів.

Що дає CRM школі танців

Головна цінність CRM для танцювальної студії — це утримання учнів і продовження абонементів. Усі учні зібрані по групах і напрямах, абонементи й оплати під контролем, а нагадування працюють автоматично. Нижче — шлях учня від пробного заняття до продовження абонемента.

Заявки та запис на пробне заняття

Заявка із сайту, Instagram чи реклами одразу потрапляє в CRM і стає записом на пробне заняття в потрібний напрям і зручний час. Система нагадує про пробне й веде його до оплати абонемента, тож новачки не «зливаються» після першого дзвінка, а доходять до групи.

Групи, напрями та розклад залів

CRM веде групи за напрямами й рівнями — бальні, хіп-хоп, contemporary, дитячі — з розкладом по залах і педагогах. Видно, де є вільні місця, а де переповнено, тож зали завантажені рівномірно, а адміністратор записує учня в правильну групу без плутанини.

Де найчастіше зривається облік

Більшість суперечок у школі танців виникає не на занятті, а навколо абонемента — нижче ті самі ситуації, які найчастіше плутають облік.

Утримання учнів і продовження абонементів

Головний важіль школи танців — утримання учнів: студія втрачає гроші не на нових, а на тих, хто тихо перестає ходити. CRM бачить пропуски, нагадує про заняття й закінчення абонемента та вчасно повертає учня, поки він не пішов остаточно, тож відтік падає, а дохід від тієї самої бази зростає. Скільки дає утримання учнів на абонементах — можна прикинути в калькуляторі нижче.

Абонементи, оплати та заморозки

Система веде абонементи, разові заняття, оплати й заморозки: скільки занять залишилось, коли спливає абонемент, хто не оплатив. CRM нагадує батькам про оплату й продовження, тож заборгованостей менше, а адміністратор не зводить оплати вручну по зошиту.

Відвідуваність, прогрес і зв'язок з батьками

CRM веде відмітки відвідуваності по кожному заняттю, прогрес учня й зв'язок із батьками через сповіщення. Батьки бачать, що дитина ходить і розвивається, тож довіра до студії зростає, а пропуски помічають одразу, а не наприкінці місяця.

Педагоги, зарплати та завантаження залів

Система веде графік педагогів, кількість груп і учнів кожного та нараховує зарплату за проведені заняття. Видно завантаження залів і виробіток педагогів, тож розклад складається без вікон і накладок, а мотивація прозора.

Виторг по напрямах і педагогах

Власник бачить ключові цифри: кількість учнів і відтік, продовження абонементів, відвідуваність по групах, завантаження залів, виторг по напрямах і педагогах. З ними будують розклад залів, ціну абонемента й план набору груп.

Школи танців, студії та дитячі гуртки

Учень зникає тихо, і в кожному напрямі це видно по-різному — в оплатах, у парі, у групі:

• Школи та студії танців — тримаються на місячних абонементах, тому пропущений місяць одразу видно в оплатах;
• Дитячі танцювальні студії — домовляються не з учнем, а з батьками: продовжує той, хто сам на заняття не ходить;
• Школи бальних і спортивних танців — готують пари до турнірів, тому вихід одного партнера зупиняє двох учнів;
• Студії сучасної хореографії — продають разові заняття по різних напрямах, і учень легко зникає між ними;
• Мережі студій — ведуть одного учня по кількох залах, тому абонемент має списуватися незалежно від локації.

Як ми впроваджуємо CRM у вашій студії

Робота починається з виявлення обсягу: ви вже маєте готове технічне завдання або ми з'ясовуємо потреби разом у розмові (зазвичай це займає від 20 хвилин до години). На основі цього складається прайс-лист, поділений на етапи (розділи, звіти та функції — наприклад, картка учня, групи й розклад залів, абонементи, нарахування педагогам), і кожен етап має власну ціну. Ви бачите не одну суму за «CRM», а зрозумілий перелік і самі вирішуєте, з чого почати. Виконання кожного етапу ви контролюєте й приймаєте його окремо. Готову систему ви отримуєте повністю у власність, а ми надалі супроводжуємо проєкт і за потреби масштабуємо його: доопрацювання й вдосконалення, новий танцювальний напрям, нові розділи та функціонал.

Часті запитання

Чи обов'язково писати заяву на заморозку абонемента, якщо дитина хворіла два тижні?

Зазвичай так: у правилах студії заморозку ставлять за заявою до початку пропусків і з лімітом — наприклад, до 14 днів на абонемент. Сама заморозка ставиться на конкретні дати, і строк дії абонемента зсувається рівно на ці дні, а не обнуляється. Система стежить, щоб ліміт не перевищували мовчки.

Як зарахувати заняття, якщо учень прийшов відпрацювати в чужу групу?

Відвідування відмічається у фактичній групі, а списання йде з абонемента учня — напрям і рівень при цьому видно, тому педагог розуміє, хто в нього сьогодні з чужого потоку. Відпрацювання можна обмежити тим самим напрямом, щоб новачок не потрапляв у групу вищого рівня.

Чи бачать батьки залишок занять самі, без адміністратора?

Так, якщо ввімкнути особистий кабінет або повідомлення — тоді батьки бачать залишок, дату закінчення абонемента й розклад групи. Без цього залишок надсилається нагадуванням за два-три заняття до кінця, і більшість студій обмежується саме таким варіантом.

Чи можна проводити оплати прямо в системі замість каси?

Ні. CRM фіксує факт оплати й закриває нею абонемент, але фіскальний чек лишається за касою чи програмним РРО — платіжний сервіс і система обліку тут не одне й те саме. Онлайн-оплату підключають окремо, і в CRM приходить лише підтвердження платежу.

Хто ставить відмітки про відвідування — педагог чи адміністратор?

Зазвичай педагог із телефона перед початком заняття: список групи відкривається на дату, відмітка ставиться у два дотики. Адміністратор потрібен там, де в залі немає інтернету або педагог принципово не працює з телефоном — тоді відмітки заносять із журналу ввечері.