CRM для бухгалтерії та аутсорсингу: клієнти, календар звітності з дедлайнами, завдання бухгалтерів і контроль абонплати.
CRM для бухгалтерської компанії живе календарем звітності: за кожним клієнтом стоять свої строки подання, завдання під них і оплата за обслуговування періоду. Строки подання під контролем, кожне завдання закріплене за бухгалтером із нагадуваннями, а абонплата збирається вчасно. Бухгалтери встигають вести більше клієнтів, керівник бачить навантаження команди, а компанія масштабується без хаосу.
Що дає CRM бухгалтерській компанії
Головна цінність CRM для бухгалтерії — це дотримання дедлайнів і більше клієнтів на одного бухгалтера. Звітність під контролем, рутина автоматизована, а оплати збираються без нагадувань вручну. Нижче — шлях клієнта від укладення договору до здачі звітності та оплати наступного періоду.
База клієнтів за формами бізнесу
Обсяг робіт по клієнту залежить від форми бізнесу й системи оподаткування — у CRM це закладено прямо в тариф:
| Клієнт на обслуговуванні | Що визначає обсяг робіт і вартість |
|---|---|
| ФОП другої групи | фіксована абонплата, звіт раз на квартал, ЄСВ сплачується щомісяця |
| ТОВ з ПДВ | вартість залежить від кількості податкових накладних за місяць |
| Клієнт зі штатом | до абонплати додається сума за кожного працівника в розрахунку зарплати |
| Зовнішньоекономічні операції | окремий тариф за валютний контроль і строки розрахунків за контрактами |
Календар звітності та дедлайнів
CRM веде календар звітності по кожному клієнту й типу податку: коли подавати, що готувати, скільки днів лишилося. Система завчасно нагадує бухгалтеру про наближення дедлайну, тож звіти подаються вчасно, а клієнти не отримують штрафів.
Завдання бухгалтерів і контроль виконання
Кожне завдання — від щомісячної звітності до разового запиту — закріплене за бухгалтером зі статусом і терміном. Керівник бачить, що зроблено, що в роботі й де є ризик прострочення, тож завдання не спливає в останній день перед дедлайном.
Документообіг і зберігання документів
Договори, акти, накладні та звіти зберігаються в картці клієнта, тож потрібний документ знаходиться за секунди. Менше паперу й пошуку по папках — більше часу на саму роботу.
Абонплата та контроль оплат
Система фіксує абонплату за обслуговування, показує боржників і нагадує клієнтам про оплату наступного періоду. Керівник бачить, хто й скільки винен, тож оплати збираються вчасно, а дохід компанії прогнозований.
Розподіл навантаження між бухгалтерами
CRM показує, скільки клієнтів і завдань на кожному бухгалтері, тож навантаження розподіляється рівномірно. Видно, хто перевантажений, а хто може взяти ще клієнтів — це основа для зростання без втрати якості.
Показники компанії за період
Звіти дають повну картину: кількість клієнтів і навантаження на бухгалтерів, дотримання дедлайнів, зібрану абонплату й боржників, оборот за період. За ними видно, який клієнт приносить прибуток, а який лише завантажує бухгалтера у звітний період.
Для кого підходить ця CRM
Бухгалтерські практики відповідають за різні дедлайни й за різні штрафи:
- Бухгалтерські та аутсорсингові компанії — ведуть десятки клієнтів на різних системах оподаткування, і в кожного власний календар звітів;
- Приватні бухгалтери — тримають усіх клієнтів на собі, тому пропущений дедлайн нема кому перехопити;
- Аудиторські компанії — працюють проєктами перевірок, де все залежить від зібраних документів і строку видачі висновку;
- Юридично-бухгалтерські фірми — закривають клієнту облік і договори разом, тому завдання ходять між двома відділами.
Як ми впроваджуємо CRM у вашій компанії
Робота починається з виявлення обсягу: ви приходите з готовим технічним завданням або ми з'ясовуємо потреби разом у розмові (зазвичай це займає від 20 хвилин до години). На основі цього складається прайс-лист, поділений на етапи (розділи, звіти та функції — наприклад, картка клієнта, календар звітності, завдання бухгалтерів, абонплата), і кожен етап має власну ціну. Ви бачите не одну суму за «CRM», а зрозумілий перелік і самі вирішуєте, з чого почати. Виконання кожного етапу ви контролюєте й приймаєте його окремо. Готову систему ви отримуєте повністю у власність, а ми надалі супроводжуємо проєкт і за потреби масштабуємо його: доопрацювання й вдосконалення, новий режим оподаткування, нові розділи та функціонал.
Як це виглядає на практиці — дивіться кейс CRM для бухгалтерської компанії з оплатами, консультаціями та чатом і кейс для компанії «БУХ+», де завдання зі звітності створюються автоматично за розкладом.
Часті запитання
Чи замінює CRM бухгалтерську програму?
Ні. Проводки, регістри й звітність лишаються в обліковій програмі — CRM веде клієнтів, договори, дедлайни, завдання й оплати за обслуговування. Це різні шари: одна відповідає за цифри у звіті, друга — за те, щоб звіт подали вчасно й за нього заплатили.
Що буде з клієнтом, якщо бухгалтер звільниться?
Історія лишається у фірмі, а не в чаті звільненого. У картці клієнта — договір, доступи, листування, здані звіти, домовленості про терміни. Нового виконавця призначають одним рухом, і він бачить, на чому зупинилися, без усного «передавання справ».
Як система розподіляє клієнтів між бухгалтерами?
За фактичним навантаженням, а не за кількістю. Кожен клієнт має вагу — форма власності, обсяг операцій, наявність ПДВ і найманих працівників, тож 20 ФОПів на єдиному податку та 20 ТОВ із ПДВ — це різні обсяги роботи. Перед квартальним піком видно, у кого вже перебір.
Де зберігаються документи клієнтів і хто має до них доступ?
Документи прикріплюються до картки клієнта, доступ дається за ролями — бухгалтер бачить лише своїх. Кожне відкриття й вивантаження лишає слід у журналі, тож зрозуміло, хто й коли брав акт чи виписку.
