CRM для нотаріальної контори: запис клієнтів, перелік документів під дію, шаблони, спадкові справи, реєстр і архів.
CRM для нотаріальної контори — це система, яка веде запис клієнтів і попередні консультації, перелік документів під кожну дію, підготовку пакета за шаблонами, спадкові справи, реєстр учинених дій, оплати за тарифами та архів. Клієнт приходить одразу з повним комплектом, помічник не набирає ті самі дані вчетверте, а знайти справу дворічної давнини — питання секунд. Менше рутини на кожну дію, менше повторних візитів через забуту довідку й рівний потік прийому.
Що дає CRM нотаріальній конторі
Головна цінність CRM для нотаріальної контори — це швидка підготовка пакета документів. Тариф за нотаріальну дію фіксований, тож заробіток контори прямо залежить від того, скільки дій вона встигає провести і скільки часу помічники витрачають на ручне переписування паспортних даних із документа в документ. Нижче — шлях клієнта від запису до видачі документа й архіву.
Запис клієнтів і попередня консультація
Звернення з телефону, сайту й месенджерів потрапляють в один список із типом дії: договір купівлі-продажу, довіреність, згода на виїзд дитини, заява, спадщина. CRM одразу показує, який перелік документів потрібен саме для цієї дії, і надсилає його клієнту перед візитом. Через це значно менше ситуацій, коли людина приїхала, відстояла чергу — і поїхала по забуту довідку.
Перевірка реєстрів і підготовка справи
Перед посвідченням потрібно перевірити правовстановлюючі документи, обтяження, дієздатність сторін, шлюбний статус. CRM веде чек-лист такої перевірки під кожен тип дії: що вже перевірено, ким і коли, які витяги отримано й підшито. Нічого не робиться «по пам’яті», а якщо справу передають між помічниками, наступний бачить, на чому зупинився попередній.
Що потрібно зібрати до кожної дії
Нотаріальна дія починається задовго до прийому: спершу треба зібрати документи, строк дії яких обмежений.
| Нотаріальна дія | Що потрібно зібрати до неї |
|---|---|
| Договір купівлі-продажу нерухомості | витяги з реєстрів дійсні короткий строк, їх беруть у день угоди |
| Спадкова справа | заява подається протягом шести місяців, пропуск строку веде сторони в суд |
| Довіреність | строк дії та обсяг повноважень визначають тариф і форму бланка |
| Засвідчення підпису й копій | потрібні оригінал документа та паспорт особи, що звертається |
| Шлюбний договір | присутність обох сторін обов'язкова, наслідки роз'яснюють під запис |
Підготовка пакета документів
Головний важіль нотаріальної контори — час на підготовку одного пакета: паспортні дані, коди, адреси й реквізити сторін вручну переносяться в договір, у заяву, у реєстр і в примірники, і кожне таке перенесення — це і хвилини, і ризик описки. CRM зберігає дані сторін один раз і підставляє їх у всі документи справи, тому підготовка займає помітно менше часу, а описки в номерах і датах практично зникають. Скільки часу звільняє підготовка пакета документів — можна прикинути в калькуляторі нижче.
Шаблони договорів, довіреностей і заяв
Система тримає бібліотеку шаблонів під кожен тип дії з полями, які заповнюються з картки справи. Шаблони версіонуються: коли змінюється законодавство чи формулювання, оновлена редакція стає доступною всім помічникам одночасно, і ніхто не готує документ за файлом, який лежить на робочому столі з позаминулого року.
Спадкові справи
Спадкова справа живе довго й має жорсткі строки, тому CRM веде її окремо: коло спадкоємців, подані заяви, отримані документи, дата відкриття справи, шестимісячний строк і дата, коли можна видавати свідоцтво. Система нагадує про наближення строків, тому справа не «губиться» на пів року, а спадкоємці отримують зрозумілий статус на кожному етапі.
Архів, реєстрація дій і зберігання
CRM веде реєстр учинених нотаріальних дій із номерами, датами та учасниками, а також електронний архів справи з прив’язаними скан-копіями. Пошук за прізвищем, номером реєстру чи адресою об’єкта займає секунди, тому повторне звернення клієнта через рік обробляється одразу, а не через похід до стелажів.
Дії за типами та завантаження прийому
Нотаріус бачить ключові цифри: кількість дій за типами, завантаження прийомних годин і помічників, середній час підготовки пакета, оплати за тарифами й за додаткові послуги, кількість спадкових справ у роботі та строки по них. Вони — основа графіка прийому й розподілу справ між помічниками.
Приватні нотаріуси та контори з помічниками
Одна дія займає день, інша справа тягнеться місяцями — і облік під них потрібен різний.
- Приватні нотаріуси — ведуть прийом і архів самі, тому кожну дію треба внести до реєстру того ж дня;
- Контори з помічниками — розводять справи між помічниками, і без чек-листа пакет приходить на підпис неповним;
- Спадкові справи та угоди з нерухомістю — тягнуться місяцями, де пропущений строк подання заяви скасовує всю роботу.
Як ми впроваджуємо CRM у вашій конторі
Робота починається з виявлення обсягу: у вас уже є готове технічне завдання або ми з'ясовуємо потреби разом у розмові (зазвичай це займає від 20 хвилин до години). На основі цього складається прайс-лист, поділений на етапи (розділи, звіти та функції — наприклад, реєстр дій, картка клієнта, шаблони договорів, електронний архів), і кожен етап має власну ціну. Ви бачите не одну суму за «CRM», а зрозумілий перелік і самі вирішуєте, з чого почати. Виконання кожного етапу ви контролюєте й приймаєте його окремо. Готову систему ви отримуєте повністю у власність, а ми надалі супроводжуємо проєкт і за потреби масштабуємо його: доопрацювання й вдосконалення, окремий напрям спадкових справ, нові розділи та функціонал.
Часті запитання
Як зрозуміти, що лишається за державними реєстрами, а що бере на себе система?
Реєстрація дій, перевірки обтяжень і записи виконуються у відповідних державних реєстрах через персональний доступ нотаріуса — замінити їх система не може й не намагається. На ній запис клієнтів, підготовка пакета документів, шаблони, строки у справах і внутрішній архів сканів. Тобто вона працює поруч із реєстрами, а не замість них.
Як нагадати про шестимісячний строк у спадковій справі?
Строк на прийняття спадщини відлічується від дати смерті спадкодавця, і справа підсвічується заздалегідь — зазвичай за місяць і повторно за тиждень. Поруч видно коло спадкоємців: хто вже подав заяву, хто відмовився, з ким досі немає контакту. Так справа не спливає в останній тиждень.
Чи обов'язково щоразу складати перелік документів вручну?
Ні. За типом дії — купівля-продаж, довіреність, згода на виїзд дитини — до справи підтягується готовий перелік, і ненадані позиції лишаються позначеними. Клієнту йде список того, що донести, з датою наступного візиту. Помічник не переписує цей перелік щоразу заново.
Хто має доступ до сканів документів у справі?
Права роздаються за ролями: помічник відкриває лише ті справи, які веде, нотаріус бачить усі. Скани паспортів і правовстановлюючих документів — це персональні дані, тому в системі лишається журнал звернень: хто й коли відкривав картку.
Чи можна знайти справу трирічної давнини за прізвищем?
Так. Пошук іде за прізвищем сторони, реєстровим номером, типом дії або адресою об'єкта, а картка одразу відкриває скани й список учасників. Паперовий примірник лишається обов'язковим і зберігається як раніше, але шукати починають у системі, а не в шафі.
