У CRM-системі для рекрутингової компанії «Simha», було передбачено 9 ролей користувачів: суперадміністратор, адміністратор, координатор, рекрутер, віддалений рекрутер, ресечер, віддалений ресечер, фрілансер та бухгалтер.
Налаштування на сайті включали такі розділи: «Користувачі», «Права доступу», «Країни» «Міста», «Технології» та «Стеки». Для користувачів були реалізовані чек-бокси: якими месенджерами він користується, так само поля: нік у Skype, сторінка на LinkedIn. У разі наявності таких даних, генеруються посилання, за якими можна відкрити чат із цим співробітником у встановленій програмі.
Для міст та країн передбачено введення кількома мовами, наприклад, польською, що необхідно при подальшому парсингу вакансій з інтернет-ресурсів Польщі. Важливо вийти саме на ID міста, що необхідно для оптимізації та швидкості пошуку на сайті вакансії або кандидата у певному місті.
Розділ «Компанії» включав усі компанії, які надають вакансії. Скриптами реалізована можливість додавати/видаляти міста, при виборі міста країна підставляється автоматично. Якщо вибирається країна, то підтягуються тільки її міста, такий функціонал використовується по всьому проекту.
У розділі «Вакансії» 5 вкладок: «У роботі», «На холді», «На модерації», «Питання» та «Спарсені» . Усі вакансії, які створені не суперадміном та не координатором, створюються зі статусом «На модерації», і потрапляють у роботу лише після затвердження. Щодо кожної вакансії можна поставити запитання та адресувати його певним ролям (їх може бути декілька), листування ведеться в модальному вікні без перезавантаження сторінки, так само всі відкриті питання можна переглядати у відповідній вкладці. По вакансіях, які знаходяться «На холді» - з часом запитання-відповіді затираються системою по крону з урахуванням втрати актуальності цих даних та оптимізації роботи з БД.
У розділі реалізовані фільтри: автокомпліти (при введенні символів – видаються відповідні варіанти на вибір) – Основна технологія, Друга технологія, Країна, Місто, Компанія та інші фільтри – Заробітна плата (від), Агентство/Фрілансери (тільки для суперадміна), Статус (у вкладці «У роботі» можуть бути вакансії Гарячі та Активні), Назва вакансії та Рівень кандидата.
Таблиця з вакансіями реалізована за допомогою плагіна Datatable, має фіксований хедер для зручності роботи, а так само переключення сторінок відбувається онлайн без перезавантаження всієї сторінки. Додаткові дані можна переглянути прямо з таблиці в модальному вікні: Тіло вакансії, Маст хев, Чек-лист компанії, Чек-лист вакансії, Стоп-лист компаній, Стоп-лист кандидатів та Форма саммері. Подібний функціонал реалізований і в інших розділах CRM системи.
Над таблицею є список стеків з підрахованою кількістю вакансій. Вакансію можна перенести до розділу «Прикріплені вакансії» (це вакансія + прикріплений кандидат). На одну вакансію можуть претендувати кілька кандидатів, тому одна вакансія може мати відповідно декілька прикріплених вакансій, за якими ведеться робота. Також по кожній вакансії можна зробити її копію, вікно додавання буде вже із заповненими даними, куди вносяться зміни.
У вкладці «Спарсені вакансії» знаходиться таблиця з вакансіями, які спарсені з 5 різних сайтів. Оскільки дані щодо них не повні, що стосується обов'язкових полів, то вони редагуються і лише після цього потрапляють до основних вкладок. Також було поставлено завдання парсити DOCX-файл з величезною кількістю посилань (до кількох сотень, файл генерувався автоматично, тому його структура скрізь була однаковою). Завдання було вирішено: DOCX перетворювали на XML і далі при парсингу з нового файлу, рекурсією опрацьовувалося кожне посилання окремо, зі статистикою: скільки всього посилань, скільки залишилося і скільки вже недійсні.
«Прикріплені вакансії» мають 10 статусів: На перевірці, Підготовка саммері / CV, Кандидати в роботі, Преоффер, Прийняв преоффер, Оффер, Прийняв оффер, Список-Ч, Відмова кандидата та Реджект. Реалізовані фільтри: автокомпліти – Компанія, Вакансія, Кандидат, Відповідальний рекрутер, Відповідальний ресечер та ще один фільтр – Дата останньої співбесіди.
Посилання на компанію, вакансію та кандидата в таблиці клікабельні, так само при натисканні на статус – з'являється модальне вікно з короткою інформацією по вакансії для швидкого копіювання. У таких же вікнах можна переглянути таку інформацію: Фідбек кандидата, Фідбек компанії та Форма саммері.
Розділ «Кандидати» - розташовані 4 вкладки: «У роботі», «Активні», «На модерації» та Ліди». При створенні прикріпленої вакансії з кандидатом він автоматично стає зі статусом «У роботі». У розділі можна завантажувати резюме кандидата, перейти у вікно створення прикріпленої вакансії, де частина даних по кандидату вже буде заповнена, а також за кліком відкрити розділ «Прикріплені вакансії», де вже автоматично спрацює фільтр, і будуть відображені вакансії лише цього кандидата.
У розділі реалізовані фільтри: пошук – за ПІБ, адресою електронної пошти, телефоном та стажем роботи (від… сам стаж роботи вираховується автоматично системою, оскільки в картці кандидата вказується початок його стажу), автокомпліти – основна технологія, друга технологія, країна, місто, відповідальний рекрутер та відповідальний ресечер, значення – рівень кандидата.
Якщо кандидат сам вирішує зареєструватися в системі, то для нього на сторінці можна згенерувати тимчасове посилання на сторінку. Вона буде доступна протягом певного часу або ж до моменту самої реєстрації.
У вкладці «Ліди» можна спарсить дані кандидатів з LinkedIn, але за умови копіювання всієї структури HTML з консолі (оскільки вони передбачені захистом від парсингу), а так само імпорт даних із CSV-файлу. У лідах ще зберігається інформація, яка може бути корисною при заповненні даних, наприклад, останнє місце роботи, де зазвичай вказується рівень кандидата.
Розділ Завдання із 4 вкладками: «Вхідні», «Закриті вхідні», «Вихідні», «Закриті вихідні». У розділі реалізовано фільтр: період та автокомпліт - автор/відповідальний (залежно від вкладки). На сторінці з таблицею можна в модальному вікні переглянути коментарі автора та відповідального. Всі прострочені завдання підсвічуються червоним кольором.
У CRM передбачено систему сповіщень. При постановці нового завдання, відповідальному надходить повідомлення з посиланням на завдання. Так само за зміни його статусу (наприклад, про те, що завдання виконано) – вже автору. Повідомлення надходять при появі прикріплених вакансій, нових питань та відповідей у вакансії, про те, коли у кого день народження, для бухгалтера – інформація щодо виплат тощо. Деякі сповіщення формуються за кроном, як нагадування про виплату, до того, що термін виконання завдання добігає кінця.
Розділ «Умови співробітництва» містить інформацію про компанію, з якою є угода, про податок, випробувальний термін, розрахунок, порядок розрахунку, гонорари, реферальні відсотки та інформацію про те, хто порекомендував.
У розділі «Виплати» є 2 вкладки: «У процесі» та «Реалізовані». На сторінці з таблицею виплат є фільтри: за період виходу, закінчення випробувального терміну, автокомпліти – компанія, відповідальний рекрутер та відповідальний ресечер.
За кожною виплатою підраховується гонорар з урахуванням податку, виплати з урахуванням відсотків, які заробили координатор, рекрутер та ресечер, а також виплати за реферальною програмою. Рекрутер і ресечер можуть переглядати лише свої виплати, суперадміністратор та бухгалтер – все, але перший бачить ще сумарний підрахунок за кожною роллю.
Так само в CRM можуть працювати незалежні фахівці – фрілансери, кожен з них має свої дані по розділах. Їхню роботу контролює адміністратор.
