В CRM-системе для рекрутинговой компании «Simha», было предусмотрено 9 ролей пользователей: суперадминистратор, администратор, координатор, рекрутер, удаленный рекрутер, ресечер, удаленный ресечер, фрилансер и бухгалтер.
Настройки на сайте включали в себя следующие разделы: «Пользователи», «Права доступа», «Страны», «Города», «Технологии» и «Стеки». Для пользователей были реализованы чек-боксы: какими мессенджерами он пользуется, так же поля: ник в Skype, страница на LinkedIn. В случае наличия таких данных, генерируются ссылки, по которым можно открыть чат с этим сотрудником в предустановленной программе.
Для городов и стран предусмотрен ввод на нескольких языках, например, на польском, что необходимо при дальнейшем парсинге вакансий с интернет-ресурсов Польши. Важно выйти именно на ID города, что необходимо для оптимизации и скорости поиска на сайте вакансии или кандидата в определенном городе.
Раздел «Компании» включал все компании, которые предоставляют вакансии. Скриптами реализована возможность добавлять/удалять города, при выборе города страна подставляется автоматически, если выбирается страна, то подтягиваются только ее города, такой функционал используется по всему проекту.
В разделе «Вакансии» 5 вкладок: «В работе», «На холде», «На модерации», «Вопросы» и «Спарсенные». Все вакансии, которые созданы не суперадмином и не координатором, создаются со статусом «На модерации», и попадают в работу только после утверждения. По каждой вакансии можно задать вопрос и адресовать его определенным ролям (их может быть несколько), переписка ведется в модальном окне без перезагрузки страницы, так же все открытые вопросы можно просматривать в соответствующей вкладке. По вакансиям, которые находятся «На холде» - с течением времени вопросы-ответы затираются системой по крону с учетом утраты актуальности этих данных и оптимизации работы с БД.
В разделе реализованы фильтры: автокомплиты (при вводе символов – выдаются подходящие варианты на выбор) – Основная технология, Вторая технология, Страна, Город, Компания, и остальные фильтры – Заработная плата (от), Агентство/Фрилансеры (только для суперадмина), Статус (во вкладке «В работе» могут быть вакансии Горячие и Активные), Название вакансии и Уровень кандидата.
Таблица с вакансиями реализована с помощью плагина Datatable, имеет фиксированный хедер для удобства работы, а так же переключение страниц происходит онлайн, без перезагрузки всей страницы. Дополнительные данные можно просмотреть прямо из таблицы в модальном окне: Тело вакансии, Маст хэв, Чек-лист компании, Чек-лист вакансии, Стоп-лист компаний, Стоп-лист кандидатов и Форма саммери. Подобный функционал реализован и в других разделах CRM-системы.
Над таблицей есть список стеков и с подсчитанным количеством вакансий. Вакансию можно перенести в раздел «Прикрепленные вакансии» (это вакансия + прикрепленный кандидат). На одну вакансию могут претендовать несколько кандидатов, поэтому у одной вакансии может быть соответственно несколько прикрепленных вакансий, по которым ведется работа. Так же по каждой вакансии можно сделать ее копию, окно добавления будет уже с заполненными данными, куда вносятся изменения.
Во вкладке «Спарсенные вакансии» находится таблица, с вакансиями, которые спарсены с 5 различных сайтов. Поскольку данные по ним не полные, что касается обязательных полей, то они редактируются, и только после этого попадают в основные вкладки. Так же была поставлена задача парсить DOCX-файл с огромных количеством ссылок (до нескольких сотен, файл генерировался автоматически, поэтому его структура везде была одинаковой). Задача была решена: DOCX преобразовывали в XML, и далее при парсинге из нового файла, рекурсией прорабатывалась каждая ссылка в отдельности, со статистикой: сколько всего ссылок, сколько осталось и сколько из них уже недействительны.
«Прикрепленные вакансии» имеют 10 статусов: На проверке, Подготовка саммери / CV, Кандидаты в работе, Преоффер, Принял преоффер, Оффер, Принял оффер, Список-Ч, Отказ кандидата и Реджект. Реализованы фильтры: автокомлиты – Компания, Вакансия, Кандидат, Ответственный рекрутер, Ответственный ресечер, и еще один фильтр – Дата последнего собеседования.
Ссылки на компанию, вакансию и кандидата в таблице кликабельны, так же при нажатии на статус – появляется модальное окно с краткой информацией по вакансии для быстрого копирования. В таких же окнах можно просмотреть следующую информацию: Фидбек кандидата, Фидбек компании и Форма саммери.
Раздел «Кандидаты» расположены 4 вкладки: «В работе», «Активные», «На модерации» и «Лиды». При создании прикрепленной вакансии с кандидатом, он автоматически становится со статусом «В работе». В разделе можно загружать резюме кандидата, перейти в окно создания прикрепленной вакансии, где часть данных по кандидату уже будет заполнена, а так же по клику открыть раздел «Прикрепленные вакансии», где уже автоматически сработает фильтр, и будут отображены вакансии только этого кандидата.
В разделе реализованы фильтры: поиск – по ФИО, адресу электронной почты, телефону и стажу работы (от… сам стаж работы высчитывается автоматически системой, так как в карточке кандидата указывается начало его стажа), автокомплиты – основная технология, вторая технология, страна, город, ответственный рекрутер и ответственный ресечер, значения – уровень кандидата.
Если кандидат сам решает зарегистрироваться в системе, то для него на странице можно сгенерировать временную ссылку на страницу, она будет доступна в течении определенного времени, или же до момента самой регистрации.
Во вкладке «Лиды» можно спарсить данные кандидатов из LinkedIn, но при условии копирования всей структуры HTML из консоли (так как у них предусмотрены защиты от парсинга), а так же импорт данных из CSV-файла. В лидах еще сохраняется информация, которая может быть полезна при заполнении данных, например, последнее место работы, где обычно указывается уровень кандидата.
Раздел «Задачи» с 4 вкладками: «Входящие», «Закрытые входящие», «Исходящие», «Закрытые исходящие». В разделе реализован фильтр: период и автокомплит - автор/ответсвтенный (в зависимости от вкладки). На странице с таблицей можно в модальном окне просмотреть комментарии автора и ответственного. Все просроченные задачи подсвечиваются красным цветом.
В CRM предусмотрена система уведомлений. При постановке новой задачи, ответственному приходит сообщение со ссылкой на задачу, так же при изменении ее статусу (например, о том, что задача выполнена) – уже автору. Уведомления приходят при появлении прикрепленных вакансий, новых вопросов и ответов в вакансии, о том, когда у кого день рождения, для бухгалтера – информация по выплатам и т.д. Некоторые уведомления формируются по крону, как напоминания о выплате, к тому, что срок выполнения задачи подходит к концу.
Раздел «Условия сотрудничества» содержит информацию о компании, с которой есть соглашение, о налоге, испытательном сроке, расчете, порядке расчета, гонораре, реферальных процентах и информацию о том, кто порекомендовал.
В разделе «Выплаты» есть 2 вкладки: «В процессе» и «Реализованные». На странице с таблицей выплат есть фильтры: за период выхода, окончание испытательного срока, автокомплиты – компания, ответственный рекрутер и ответсвенный ресечер.
По каждой выплате подсчитывается гонорар с учетом налога, выплаты с учетом процентов, которые заработали координатор, рекрутер и ресечер, а так же выплаты по реферальной программе. Рекрутер и ресечер могут просматривать только свои выплаты, суперадминистратор и бухгалтер – все, но первый видит еще суммарный подсчет по каждой роли.
Так же в CRM могут работать независимые специалисты – фрилансеры, у каждого из них есть свои данные по разделам. Их работу курирует администратор.
