Кейс внедрения CRM для онлайн-магазина

Для польского интернет-магазина «Kayer», который ведёт продажи через Baselinker, мы разработали польскоязычную CRM с 4 ролями: администратор, руководитель, менеджер и гость. Заказы, товары и клиенты синхронизируются с Baselinker через API и вебхуки, звонки идут через IP-телефонию Zadarma, а финансы сводятся в месячный баланс в PLN, EUR и USD.

Настройки и сотрудники

«Настройки» (Ustawienia) включают разделы «Сотрудники» (Pracownicy), «Теги клиентов» (Tagi klientów), «Константы» (Stałe), «Настройки RFM» (Ustawienia RFM) и «Логи авторизации» (Logi logowania). В карточке сотрудника задаются роль, руководитель (обязателен для менеджера и гостя), должность, банковский счёт, мотивация и внутренний номер АТС с логином и паролем Zadarma, а во вкладке «Документы» (Dokumenty) хранятся его файлы.

В «Константах» (Stałe) задаются значения по умолчанию — процент себестоимости и курсы EUR, USD и USD к EUR, которые подставляются в заказы, расходы и баланс. Каждый вход фиксируется в «Логах авторизации» (Logi logowania), а права доступа разграничены по ролям: «Баланс» (Bilans) видят только администратор и руководитель.

Заказы

Заказы поступают из Baselinker автоматически: вебхуки создают, изменяют и удаляют их в CRM, а кнопка «Обновить данные заказов» (Aktualizuj dane zamówień) догружает их за выбранный период пакетами по 100. При синхронизации клиент находится или создаётся автоматически — по NIP, телефону, e-mail или имени, — а для каждого заказа считаются сумма, оплата, долг, НДС и наличие фактуры или чека.

На странице «Заказы» (Zamówienia) — фильтры (клиент, источник, товар, период, цена от–до, валюта, статус оплаты, фактура/чек, ответственный, удалённые), а над таблицей — итоги: сумма оплат брутто и нетто, НДС и дебиторская задолженность отдельно в PLN, EUR, USD и в целом в злотых. В строке заказа видны товары с количеством и ценой, доставка, оплаченная сумма и остаток «К оплате» (Do zapłaty), выделенный красным.

В карточке «Редактирование заказа» (Edycja zamówienia) поля подписаны названиями переменных Baselinker, а изменения отправляются в Baselinker через API: данные покупателя, доставки (в том числе пункта выдачи) и фактуры, скидка, ставка НДС, комплектация и упаковка. Статус меняется отдельной кнопкой, так же отдельно добавляются, редактируются и удаляются товары заказа, а курс валюты из фактуры или чека пересчитывает сумму в PLN.

Клиенты и RFM-анализ

Раздел «Клиенты» (Klienci) содержит фильтры (ФИО/компания, телефон/e-mail, NIP, дни рождения, теги, ответственный, давность последнего заказа), а клиенты без заказов больше месяца подсвечиваются красным. Кнопка «Сгенерировать RFM» (Generuj RFM) проходит всю базу и распределяет клиентов по давности покупки, сумме покупок и количеству заказов с чеком или фактурой — результат виден в колонках R, M, F, а границы интервалов задаются в «Настройках RFM» (Ustawienia RFM).

Отфильтрованную базу можно выгрузить — «Экспорт клиентов в CSV» (Eksport klientów do CSV) пишет файл циклически, поэтому работает и на большой базе, а все файлы хранятся в «Истории экспорта CSV» (Historia eksportu CSV). В «Карточке клиента» (Karta klienta) — контакты с кнопками Viber, WhatsApp и Telegram, Instagram, предпочтительный способ связи, день рождения, персональная скидка, «Теги клиента» (Tagi klienta), ответственный, CRM-комментарий и количество заказов с переходом к ним.

Звонки через Zadarma

Во вкладке «Звонки» (Połączenia) собрана история звонков клиента по его номеру: начало, откуда и куда, внутренний номер АТС, длительность и статус (отвечен, без ответа, занято, отменён). Записанные разговоры можно прослушать и скачать, а к каждому звонку оставить комментарий.

Кнопка «Позвонить» (Zadzwoń) запускает звонок из CRM через внутренний номер менеджера, а завершённые звонки приходят от Zadarma вебхуком с проверкой подписи и автоматически привязываются к клиенту.

Товары и себестоимость

Раздел «Товары» (Produkty) синхронизируется с Baselinker: вебхуки добавляют, изменяют и удаляют товары, а кнопка «Обновить данные всех товаров» (Aktualizuj dane wszystkich produktów) обновляет каталог пакетами. Есть фильтры (название, EAN, SKU, производитель, категория с иерархией), а в таблице — фото, EAN и SKU, производитель, категория, количество, цена, средняя себестоимость со склада Baselinker и стоимость остатка; над таблицей считается общая стоимость склада.

Во вкладке «Отчёты продаж по себестоимости» (Raporty sprzedaży wg kosztu własnego) формируется месячный CSV-отчёт с суммами в PLN, EUR, USD и в целом в злотых, который копируется в «Баланс» (Bilans) одной кнопкой, а во вкладке «Экспорт в CSV» (Eksport do CSV) выгружается весь каталог.

Расходы и календарь выплат

В разделе «Расходы» (Wydatki) у каждого расхода есть дата, «Категория расходов» (Kategorie wydatków), «Контрагент» (Kontrahenci), валюта с курсом, статус оплаты и файлы — фактура, вторая фактура и подтверждение банка; нетто, НДС и брутто считаются автоматически. Расходы бывают циклическими — ежемесячными или раз в N дней, — и такие записи создаются автоматически по крону. Фильтры (период, категория, контрагент) дают сумму расходов в каждой валюте и в целом в злотых по курсам.

«Календарь выплат» (Kalendarz płatności) показывает неоплаченные расходы на месяц, неделю или день: у каждой категории свой цвет, а клик по платежу открывает его карточку. Так видно, какие оплаты ждут компанию в ближайшие дни.

Баланс и банковские счета

Страница «Баланс» (Bilans) строится за месяц с переходом на предыдущий и следующий: доходы по фактурам и чекам (брутто, нетто, НДС) в PLN, EUR, USD и в целом в злотых, себестоимость, НДС с импорта, расходы по категориям, валовые расходы и прибыль, EBITDA, НДС на начало, текущий и на конец месяца, PIT, EBIT и рентабельность, а также активы, долги, средства на счетах, предоплата поставщику и склад.

Ручные ячейки (себестоимость, НДС на начало, PIT, курсы, предоплата, склад) сохраняются отдельно и отмечаются цветом: зелёным — сохранённые, жёлтым — значения по умолчанию, красным — изменённые, но не сохранённые; итоги пересчитываются онлайн. Вкладка «Банковские счета» (Rachunki bankowe) хранит платежи с валютой, курсом и суммой в злотых, а также файлы выписок MT940 и PDF.

Задачи

В разделе «Задачи» (Zadania) 3 вкладки — «Все задачи» (Wszystkie zadania), «Входящие» (Przychodzące) и «Исходящие» (Wychodzące); «Все задачи» видят только администратор и руководитель. Есть фильтры по периоду, автору, ответственному, статусу (новая, в работе, завершена) и просроченности, к задаче прикрепляется файл, а комментарии автор и ответственный оставляют отдельно. Циклические задачи — ежемесячные или раз в N дней — создаются автоматически по крону.

Результат

Интернет-магазин работает в одной польскоязычной системе, связанной с Baselinker: заказы, товары и клиенты синхронизируются автоматически, менеджеры видят долги, историю звонков и RFM-сегменты, а расходы, календарь выплат и месячный баланс показывают финансы в трёх валютах. Решение масштабируется под новые каналы продаж, валюты и сотрудников.

Если у вас онлайн-продажи, посмотрите, как устроена CRM для интернет-магазина — с заказами, клиентами и финансами.

Другие наши проекты — в разделе кейсов внедрения CRM.

Нужна такая же система под вашу компанию? Закажите разработку и внедрение CRM-системы — автоматизируем учёт заказов, клиентов, товаров и финансов.