Кейс впровадження CRM для онлайн-магазину
Для польського інтернет-магазину «Kayer», який веде продажі через Baselinker, ми розробили польськомовну CRM з 4 ролями: адміністратор, керівник, менеджер і гість. Замовлення, товари та клієнти синхронізуються з Baselinker через API та вебхуки, дзвінки йдуть через IP-телефонію Zadarma, а фінанси зводяться в місячний баланс у PLN, EUR і USD.
Налаштування та співробітники
«Налаштування» (Ustawienia) включають розділи «Співробітники» (Pracownicy), «Теги клієнтів» (Tagi klientów), «Константи» (Stałe), «Налаштування RFM» (Ustawienia RFM) та «Логи авторизації» (Logi logowania). У картці співробітника задаються роль, керівник (обов'язковий для менеджера й гостя), посада, банківський рахунок, мотивація та внутрішній номер АТС із логіном і паролем Zadarma, а у вкладці «Документи» (Dokumenty) зберігаються його файли.
У «Константах» (Stałe) задаються значення за замовчуванням — відсоток собівартості та курси EUR, USD і USD до EUR, які підставляються в замовлення, витрати й баланс. Кожен вхід фіксується в «Логах авторизації» (Logi logowania), а права доступу розмежовані за ролями: «Баланс» (Bilans) бачать лише адміністратор і керівник.
Замовлення
Замовлення надходять із Baselinker автоматично: вебхуки створюють, змінюють і видаляють їх у CRM, а кнопка «Оновити дані замовлень» (Aktualizuj dane zamówień) довантажує їх за вибраний період пакетами по 100. Під час синхронізації клієнт знаходиться або створюється автоматично — за NIP, телефоном, e-mail чи ім'ям, — а для кожного замовлення рахуються сума, оплата, борг, ПДВ і наявність фактури чи чека.
На сторінці «Замовлення» (Zamówienia) — фільтри (клієнт, джерело, товар, період, ціна від–до, валюта, статус оплати, фактура/чек, відповідальний, видалені), а над таблицею — підсумки: сума оплат брутто й нетто, ПДВ і дебіторська заборгованість окремо в PLN, EUR, USD та загалом у злотих. У рядку замовлення видно товари з кількістю та ціною, доставку, сплачену суму й залишок «До сплати» (Do zapłaty), виділений червоним.
У картці «Редагування замовлення» (Edycja zamówienia) поля підписані назвами змінних Baselinker, а зміни відправляються в Baselinker через API: дані покупця, доставки (зокрема пункту видачі) і фактури, знижка, ставка ПДВ, комплектація та пакування. Статус змінюється окремою кнопкою, так само окремо додаються, редагуються й видаляються товари замовлення, а курс валюти з фактури чи чека перераховує суму в PLN.
Клієнти та RFM-аналіз
Розділ «Клієнти» (Klienci) має фільтри (ПІБ/компанія, телефон/e-mail, NIP, дні народження, теги, відповідальний, давність останнього замовлення), а клієнти без замовлень понад місяць підсвічуються червоним. Кнопка «Згенерувати RFM» (Generuj RFM) проходить усю базу й розподіляє клієнтів за давністю покупки, сумою покупок і кількістю замовлень із чеком або фактурою — результат видно в колонках R, M, F, а межі інтервалів задаються в «Налаштуваннях RFM» (Ustawienia RFM).
Відфільтровану базу можна вивантажити — «Експорт клієнтів у CSV» (Eksport klientów do CSV) пише файл циклічно, тож працює і на великій базі, а всі файли зберігаються в «Історії експорту CSV» (Historia eksportu CSV). У «Картці клієнта» (Karta klienta) — контакти з кнопками Viber, WhatsApp і Telegram, Instagram, бажаний спосіб зв'язку, день народження, персональна знижка, «Теги клієнта» (Tagi klienta), відповідальний, CRM-коментар і кількість замовлень із переходом до них.
Дзвінки через Zadarma
У вкладці «Дзвінки» (Połączenia) зібрана історія дзвінків клієнта за його номером: початок, звідки й куди, внутрішній номер АТС, тривалість і статус (прийнятий, без відповіді, зайнято, скасований). Записані розмови можна прослухати й завантажити, а до кожного дзвінка залишити коментар.
Кнопка «Зателефонувати» (Zadzwoń) запускає дзвінок з CRM через внутрішній номер менеджера, а завершені дзвінки надходять від Zadarma вебхуком із перевіркою підпису й автоматично прив'язуються до клієнта.
Товари та собівартість
Розділ «Товари» (Produkty) синхронізується з Baselinker: вебхуки додають, змінюють і видаляють товари, а кнопка «Оновити дані всіх товарів» (Aktualizuj dane wszystkich produktów) оновлює каталог пакетами. Є фільтри (назва, EAN, SKU, виробник, категорія з ієрархією), а в таблиці — фото, EAN і SKU, виробник, категорія, кількість, ціна, середня собівартість зі складу Baselinker і вартість залишку; над таблицею рахується загальна вартість складу.
У вкладці «Звіти продажів за собівартістю» (Raporty sprzedaży wg kosztu własnego) формується місячний CSV-звіт із сумами в PLN, EUR, USD і загалом у злотих, який копіюється в «Баланс» (Bilans) однією кнопкою, а у вкладці «Експорт у CSV» (Eksport do CSV) вивантажується весь каталог.
Витрати та календар виплат
У розділі «Витрати» (Wydatki) кожна витрата має дату, «Категорію витрат» (Kategorie wydatków), «Контрагента» (Kontrahenci), валюту з курсом, статус оплати та файли — фактуру, другу фактуру й підтвердження банку; нетто, ПДВ і брутто рахуються автоматично. Витрати бувають циклічними — щомісячними або раз на N днів, — і такі записи створюються автоматично за кроном. Фільтри (період, категорія, контрагент) дають суму витрат у кожній валюті та загалом у злотих за курсами.
«Календар виплат» (Kalendarz płatności) показує неоплачені витрати на місяць, тиждень чи день: кожна категорія має свій колір, а клік по платежу відкриває його картку. Так видно, які оплати чекають на компанію найближчими днями.
Баланс і банківські рахунки
Сторінка «Баланс» (Bilans) будується за місяць із переходом на попередній і наступний: доходи за фактурами й чеками (брутто, нетто, ПДВ) у PLN, EUR, USD і загалом у злотих, собівартість, ПДВ з імпорту, витрати за категоріями, валові витрати й прибуток, EBITDA, ПДВ на початок, поточний і на кінець місяця, PIT, EBIT і рентабельність, а також активи, борги, кошти на рахунках, передоплата постачальнику та склад.
Ручні комірки (собівартість, ПДВ на початок, PIT, курси, передоплата, склад) зберігаються окремо й позначаються кольором: зеленим — збережені, жовтим — значення за замовчуванням, червоним — змінені, але не збережені; підсумки перераховуються онлайн. Вкладка «Банківські рахунки» (Rachunki bankowe) зберігає платежі з валютою, курсом і сумою в злотих, а також файли виписок MT940 і PDF.
Завдання
У розділі «Завдання» (Zadania) 3 вкладки — «Всі завдання» (Wszystkie zadania), «Вхідні» (Przychodzące) та «Вихідні» (Wychodzące); «Всі завдання» бачать лише адміністратор і керівник. Є фільтри за періодом, автором, відповідальним, статусом (нове, в роботі, завершене) й простроченістю, до завдання прикріплюється файл, а коментарі автор і відповідальний залишають окремо. Циклічні завдання — щомісячні або раз на N днів — створюються автоматично за кроном.
Результат
Інтернет-магазин працює в одній польськомовній системі, зв'язаній із Baselinker: замовлення, товари й клієнти синхронізуються автоматично, менеджери бачать борги, історію дзвінків і RFM-сегменти, а витрати, календар виплат і місячний баланс показують фінанси в трьох валютах. Рішення масштабується під нові канали продажів, валюти та співробітників.
Якщо у вас онлайн-продажі, подивіться, як влаштована CRM для інтернет-магазину — із замовленнями, клієнтами та фінансами.
Інші наші проєкти — у розділі кейсів впровадження CRM.
Потрібна така сама система під вашу компанію? Замовте розробку та впровадження CRM-системи — автоматизуємо облік замовлень, клієнтів, товарів і фінансів.
