CRM для IT-компанії та веб-студії: проєкти за спринтами, тікети підтримки з SLA, облік годин розробників і релізи.
CRM для IT-компанії зводить клієнтів, проєкти, спринти, тікети підтримки, облік годин розробників і релізи в один контур. Кожна задача прив'язана до беклогу й спринту, SLA на підтримку дотримується, а завантаження команди й регулярний дохід (MRR) під контролем.
Що дає CRM IT-компанії
Для IT-бізнесу ключові — утилізація розробників і регулярний дохід від підтримки. CRM зводить трекінг годин, спринти й тікети в єдиний контур, тож видно завантаження команди, рентабельність проєкту й виконання SLA. Нижче — шлях задачі від беклогу до релізу.
Заявки та воронка продажів
Продаж розробки — довгий цикл: лід, дискавері, оцінка, технічне завдання, договір. CRM веде воронку за цими стадіями, зберігає історію переписки й оцінок, нагадує про follow-up, тож довга угода не завмирає через ненадісланий вчасно лист.
Оцінка, ТЗ та комерційні пропозиції
На кожну заявку CRM веде оцінку обсягу робіт, ТЗ і комерційну пропозицію. Видно, скільки годин і ресурсів потрібно, тож оцінка точніша, а клієнт отримує пропозицію швидко, поки інтерес ще гарячий.
Як рахуються час і гроші
Студія одночасно веде фікс, погодинку й підтримку — гроші та час у кожному типі рахуються по-різному.
| Тип роботи | Як рахуються час і гроші |
|---|---|
| Проєкт із фіксованою ціною | етап закривається актом, оплата прив'язана до прийнятого результату |
| Погодинна розробка | списані години збираються по задачах і йдуть у рахунок за місяць |
| Ретейнер на підтримку | невикористані години місяця не переносяться, перевитрата рахується окремо |
| Тікет із SLA | час реакції рахується з моменту створення, порушення строку видно у звіті |
| Зміна обсягу робіт | правка поза технічним завданням отримує окрему оцінку і зсуває дату релізу |
| Підписка на власний продукт | продовження списується автоматично, невдалий платіж блокує доступ за тиждень |
Проєкти, спринти та задачі команди
Кожен проєкт CRM веде за спринтами й етапами: задачі для розробників, дизайнерів і тестувальників, дедлайни та статус виконання. Керівник бачить, які задачі стоять на критичному шляху релізу, а які можна посунути, тож дата виходу тримається на цифрах, а не на відчутті.
Облік годин, бюджет і маржа проєкту
Команда фіксує витрачені на проєкт години, а CRM порівнює план із фактом і рахує маржу. Видно, де проєкт виходить за бюджет, тож ви не працюєте в збиток і виставляєте клієнту реально витрачений час.
Договори, оплати та етапи
Система веде договори, рахунки, передоплати й поетапні оплати за кожним проєктом. Видно, за який етап оплата вже пройшла, за який виставлено рахунок і які акти підписані. По кожному проєкту видно, скільки з бюджету вже вибрано годинами команди.
Підтримка, абонементи та регулярний дохід
Після запуску CRM веде звернення на підтримку, абонементи й SLA. Більшість клієнтів готові залишитися на супроводі — їх лише треба вчасно перевести на абонемент і нагадувати про себе. Так компанія отримує регулярний дохід без витрат на залучення. Скільки дає переведення проєктів на підтримку — рахує калькулятор нижче.
Рентабельність і перевитрата годин
Система показує ключові показники: кількість заявок і конверсію в проєкти, маржу й перевитрату годин, регулярний дохід від підтримки та завантаження команди. За ними видно, які проєкти окупають команду, а які тягнуться в мінус.
Продуктові команди, веб-студії та аутсорс
Що спільного в цих команд? Усі втрачають гроші там, де роботу зробили, але не зафіксували:
- Веб-студії та диджитал-агенції — здають проєкт етапами, тому правки поза кошторисом з'їдають маржу непомітно;
- Студії розробки застосунків — тримають кілька релізів одночасно, тому задача без прив'язки до версії губиться;
- SaaS і продуктові компанії — живуть на підписці, тому відтік важливіший за нові реєстрації в тому ж місяці;
- Аутсорс і аутстаф-команди — виставляють рахунок за години, і незафіксована година стає просто неоплаченою роботою;
- Системні інтегратори й IT-підтримка — відповідають за час реакції, тому прострочений тікет коштує штрафу за SLA.
Як ми впроваджуємо CRM у вашій компанії
Робота починається з виявлення обсягу: ви приносите готове технічне завдання або ми з'ясовуємо потреби разом у розмові (зазвичай це займає від 20 хвилин до години). На основі цього складається прайс-лист, поділений на етапи (розділи, звіти та функції — наприклад, проєкти, спринти, облік годин, маржа проєкту), і кожен етап має власну ціну. Ви бачите не одну суму за «CRM», а зрозумілий перелік і самі вирішуєте, з чого почати. Виконання кожного етапу ви контролюєте й приймаєте його окремо. Готову систему ви отримуєте повністю у власність, а ми надалі супроводжуємо проєкт і за потреби масштабуємо його: доопрацювання й вдосконалення, підтримка на абонплаті, нові розділи та функціонал.
Часті запитання
Чим CRM відрізняється від таск-трекера, у якому працює команда?
Трекер живе на рівні задач і спринтів, CRM — на рівні договору, етапів оплат і маржі. У трекері не видно, що проєкт із фіксованим бюджетом уже з'їв 140 годин зі 100 закладених, а в CRM це помітно тоді, коли ще можна перемовитися про доплату. Тому їх зазвичай не замінюють одне одним, а зв'язують.
Як система рахує маржу проєкту з фіксованим бюджетом?
Від суми договору віднімаються списані години за внутрішньою вартістю виконавця плюс прямі витрати — підрядники, ліцензії, хостинг. Перерахунок іде щодня, тож просідання видно посеред проєкту, а не в місяці закриття, коли змінити вже нічого не можна.
Звідки система знає, що розробник не списав години за тиждень?
З порожніх днів у тайм-шиті: без них проєкт виглядатиме прибутковішим, ніж є, тому система нагадує виконавцю і показує керівнику, у кого лишилися незаповнені дні. Списати години заднім числом можна, але правка лишається в історії — це утримує від домальовування цифр перед звітом.
Чи веде CRM бухгалтерію та закриваючі документи?
Ні. Система готує рахунки й акти за етапами договору та веде реєстр оплат, а податковий облік, розрахунки з ФОПами-підрядниками й банківські виписки лишаються бухгалтерській програмі. Дублювати ті самі суми у двох місцях не доводиться — з CRM іде вивантаження реалізацій.
