CRM для SMM-агентства: брифи, контент-плани, узгодження, задачі команди й оплати.
CRM для SMM-агентства — це система, яка веде заявки, брифи, проєкти клієнтів, контент-плани, узгодження, ретейнери й оплати навколо місячного ретейнера кожного клієнта. Видно, скільки робіт уже зроблено в межах абонплати, задачі команди під контролем, а звіти й нагадування тримають клієнта на абонплаті довше. Довший строк співпраці, менше правок наосліп і прозорий облік завантаження команди.
Що дає CRM SMM-агентству
Головна цінність CRM для діджитал-агентства — це утримання клієнтів на ретейнері й контроль усіх проєктів одночасно. Заявки стоять у черзі за строком старту, контент-плани й задачі згруповані по клієнтах, а рахунки виставляються за графіком. Нижче — шлях клієнта від брифу до продовження ретейнера.
Заявки, бриф і воронка продажів
Заявка із сайту, соцмереж чи рекомендації одразу потрапляє в CRM разом із брифом: ніша, задачі, бюджет, поточні канали. Система веде воронку від першого контакту до підписання договору й нагадує менеджеру про кожен етап, тож ліди не «зависають» після відправленої презентації.
Проєкти, задачі та контент-план
Кожен клієнт веде свій проєкт: контент-план на місяць, задачі для копірайтера, дизайнера й таргетолога, дедлайни публікацій. Команда бачить, що і коли робити, тож пости виходять за планом, а не «в останній день», і жодна сторіс не забувається.
Що входить в оплату, а що понад неї
У ретейнері важливо, де закінчується узгоджений обсяг і починається те, що рахується додатково.
| Тип роботи | Що визначає її вартість у ретейнері |
|---|---|
| Контент-план на місяць | обсяг рахується постами й сторіс, понад норму — за окремою ставкою |
| Раунди правок | у ціну входять два кола, третє фіксується як додаткові години |
| Погодження публікації | без затвердження напередодні пост зсувається на наступний слот |
| Ведення рекламного бюджету | комісія рахується відсотком від витрат за звітом кабінету |
| Закриття місяця | акт формується зі зведення фактичних публікацій, а не з плану |
Утримання клієнтів на ретейнері
Головний важіль діджитал-агентства — строк співпраці: клієнт, який залишається дев'ять місяців замість шести, приносить у півтора раза більше без жодної нової угоди. CRM веде регулярні звіти за KPI, нагадує про продовження й показує менеджеру клієнтів із ризиком відтоку, тож співпраця триває довше. Скільки дає довший строк співпраці — можна прикинути в калькуляторі нижче.
Узгодження контенту та комунікація з клієнтом
Система веде узгодження макетів і текстів із версіями та правками поруч із самим макетом, а не в розкиданих чатах. Видно, хто що затвердив і на якій ітерації застряг проєкт, тож нескінченних кіл правок менше, а клієнт не каже «я цього не бачив».
Ретейнери, рахунки та контроль оплат
CRM веде щомісячні ретейнери, разові проєкти, рахунки й акти та нагадує про оплату наперед. Видно, за який місяць оплата вже пройшла, а за який ні, тож агентство не працює наперед без домовленості.
Завантаження команди й облік годин
Система показує, скільки проєктів і задач у кожного спеціаліста та скільки годин пішло на клієнта. Видно збиткових клієнтів, які їдять більше ресурсу, ніж платять, тож ціни й склад команди коригуються на основі цифр, а не відчуттів.
Строк співпраці й рентабельність клієнтів
Власник бачить ключові цифри: кількість лідів і конверсію в договори, середній ретейнер, строк співпраці й відтік, завантаження команди, рентабельність по кожному клієнту. Ці цифри показують, який пакет послуг тримати в лінійці і скільки клієнтів потягне команда.
SMM-агенції, digital-студії та фрилансери
Що спільного в цих напрямів? Усі вони втрачають гроші між роботою та рахунком:
- SMM-агентства — живуть на ретейнерах: прострочене погодження контенту наближає відмову від наступного місяця;
- Діджитал-агентства повного циклу — ведуть один проєкт кількома командами, і години однієї з них з'їдають прибуток;
- Агентства таргетованої реклами — відповідають за чужий бюджет, тому питання про витрачені гроші приходить щодня;
- Контент-студії — здають роботу пачками до дедлайну, і зрив одного тексту зупиняє всю публікацію;
- Фрилансери та мікрокоманди — самі виставляють рахунки, тому неоплачений рахунок помічають лише через місяць.
Як ми впроваджуємо CRM у вашому агентстві
Робота починається з виявлення обсягу: ви приходите з готовим технічним завданням або ми з'ясовуємо потреби разом у розмові (зазвичай це займає від 20 хвилин до години). На основі цього складається прайс-лист, поділений на етапи (розділи, звіти та функції — наприклад, картка проєкту, контент-план, ретейнери й рахунки, облік годин команди), і кожен етап має власну ціну. Ви бачите не одну суму за «CRM», а зрозумілий перелік і самі вирішуєте, з чого почати. Виконання кожного етапу ви контролюєте й приймаєте його окремо. Готову систему ви отримуєте повністю у власність, а ми надалі супроводжуємо проєкт і за потреби масштабуємо його: доопрацювання й вдосконалення, друга команда фахівців, нові розділи та функціонал.
Часті запитання
Кому дістається пінг, коли пост другий день висить без погодження?
Конкретній людині, яка не поставила «ок». Погодження на боці клієнта зазвичай тягнеться від кількох годин до трьох діб, і саме тут ретейнер найчастіше зриває дедлайни публікацій. CRM тримає версії макета з коментарями й позначає, хто вже підтвердив, а хто мовчить, тож акаунт-менеджер пінгує адресно, а не пише у весь чат.
Що заважає таргетологу почати роботу, якщо клієнт не дав доступи вчасно?
Саме відсутність доступів — і задача зависає в статусі «очікує доступів», а не просто зникає з поля зору. Система тримає перелік доступів по кожному проєкту — сторінки, Business Manager, аналітика — і показує, скільки днів робота простоює з вини клієнта. Це та сама фактура, якою потім аргументують перенесення строків у звіті.
Наскільки близько CRM підходить до самої публікації постів у соцмережах?
Вона доходить до затвердженого посту й зупиняється: постинг лишається за спеціалізованим планувальником або за ручною публікацією. CRM веде контент-план як перелік задач із дедлайнами, відповідальними й статусами погодження. Вона знає, що пост затверджено й має вийти в четвер, але сама його в стрічку не публікує.
Як порахувати години, які команда реально витратила на ретейнер?
Кожна задача — сторіс, макет, монтаж рілса, звіт — списує час на проєкт клієнта. Наприкінці місяця видно фактичні години проти тих, що закладені в пакет: якщо на пакет за 20 годин пішло 34, ретейнер працює в мінус, і це привід переглянути умови на продовженні.
Чи можна вести кілька брендів одного клієнта окремо?
Так, кожен бренд заводиться окремим проєктом зі своїм брифом, контент-планом і доступами, але рахунки й акти при цьому йдуть на одну юридичну особу. Це звична ситуація для агенцій, які ведуть мережу закладів або кілька товарних напрямів одного власника.
