CRM-система для оптової компанії та B2B-продажів

CRM для оптової компанії починається з прайсу. У кожного контрагента своя цінова колонка, свій кредитний ліміт і свій строк відстрочки, і замовлення підтягує все це саме, без ручного перерахунку. Відвантаження закриває резерв, а рахунок після нього стає боргом із конкретною датою. Менше прострочених боргів, більше повторних замовлень і прозорий контроль складу й маржі.

Що дає CRM оптовій компанії

В опті товар їде раніше, ніж приходять гроші, — і весь облік тримається на цьому проміжку. Борг у межах ліміту дозволяє відвантажити наступну партію без зупинки; прострочений строк відстрочки виводить замовлення на погодження керівника. Шлях від прайсу до повторного відвантаження показано нижче.

Клієнти, прайси та індивідуальні умови

Ціна в опті не одна: базовий прайс, дилерська колонка, акційна позиція, договірна ціна під контракт. Система підставляє ту, що належить контрагенту за договором, а ручне відхилення вимагає погодження й лишає слід у документі.

Замовлення, резерв і наявність на складі

Замовлення формується прямо з картки клієнта з актуальними залишками й резервом товару під клієнта. Видно, що є на складі, а що під замовлення, тож менеджер не обіцяє те, чого немає, а товар не «зависає» в подвійному резерві.

Стан угоди від рахунку до оплати

Оптова угода живе довше за один рахунок, тому система тримає її стан на кожному кроці:

Відвантаження, документи та логістика

Система формує рахунки, видаткові накладні й ТТН прямо із замовлення, а також веде доставку й передачу перевізнику. Документи прив'язані до замовлення, тож відвантаження проходить швидко, а паперів не доводиться шукати вручну.

Дебіторка та контроль оплат

Борг рахується від дати відвантаження, а не від дати рахунка — і саме тому строк оплати в опті рідко збігається з очікуваннями менеджера. Реєстр показує суми за днями прострочення: до 7 днів, до 30, понад 30. Скільки грошей повертає щоденна робота з цим реєстром, прикиньте калькулятором нижче.

Воронка продажів і робота менеджерів

Оптова угода закривається не одним рахунком, а низкою відвантажень за одним договором. Тому менеджера оцінюють не за кількістю дзвінків, а за оборотом закріплених контрагентів і за тим, скільки з них зникло з відвантажень за квартал.

Повторні замовлення та утримання клієнтів

Магазин чи виробництво замовляє за своїм циклом — раз на два тижні, раз на місяць, під сезон. Система знає цей інтервал за історією відвантажень і виводить контрагента в окремий список, коли звичний строк вийшов, а замовлення так і не було.

Оборот, маржа й прибуткові клієнти

У дашборді — оборот і маржа за період, дебіторка з розбивкою по днях прострочення, оборотність складу за групами товару. Найкорисніший звіт тут — по неліквіду: позиції, що лежать без відвантажень квартал і довше, це заморожені гроші.

Опт, B2B-продажі та торгові компанії

Товар уже відвантажено, а гроші ще ні — на цьому розриві й будується оптовий облік:

• Оптові компанії та бази — відвантажують з відстрочкою, тому прострочений платіж клієнта блокує наступне замовлення;
• Дистрибуція та постачання — тримають дилерів на різних умовах, тому ціна має підтягуватись сама, без ручного прайсу;
• Виробники з оптовим відділом — продають те, що ще виробляється, тому резерв рахують під план випуску, а не залишок;
• Імпортери й торгові доми — везуть партії наперед, і собівартість змінюється з курсом ще до відвантаження.

Як ми впроваджуємо CRM у вашій компанії

Робота починається з виявлення обсягу: у вас уже є готове технічне завдання або ми з'ясовуємо потреби разом у розмові (зазвичай це займає від 20 хвилин до години). На основі цього складається прайс-лист, поділений на етапи (розділи, звіти та функції — наприклад, картка контрагента, резерв партії, дебіторка, кабінет дилера), і кожен етап має власну ціну. Ви бачите не одну суму за «CRM», а зрозумілий перелік і самі вирішуєте, з чого почати. Виконання кожного етапу ви контролюєте й приймаєте його окремо. Готову систему ви отримуєте повністю у власність, а ми надалі супроводжуємо проєкт і за потреби масштабуємо його: доопрацювання й вдосконалення, другий склад, нові розділи та функціонал.

Складський блок у роботі показує кейс CRM для складського обліку «Instech» — з матеріалами, пачками, слябами, бронюванням і оплатами.

Часті запитання

Скільки триває перенесення номенклатури та залишків із товарної програми?

Зазвичай від тижня до трьох. Довідник контрагентів із кодами ЄДРПОУ та прайси імпортуються майже автоматично, а от залишки заводять на дату інвентаризації — інакше резерв із першого ж дня розійдеться з фактом на складі. Найдовше узгоджують не самі дані, а те, які одиниці виміру й кратність пакування вважати основними.

Як зрозуміти, що останню партію товару вже зарезервував інший менеджер?

Вільний залишок у рядку стає нульовим одразу: резерв закріплюється за замовленням, підтвердженим першим, а рядок другого менеджера стає дефіцитним. Відвантажити більше, ніж є, система не дасть, а дефіцит потрапляє в перелік позицій до закупівлі. Це знімає ситуацію, коли клієнту пообіцяли товар, який уже поїхав іншому.

Де межа між CRM і складською програмою з адресним зберіганням?

CRM веде замовлення, резерв, відвантаження та дебіторку, але комірок, партій за термінами придатності й маршрутів комплектувальника вона не рахує і WMS не замінює. На складах із кількома тисячами артикулів дві системи працюють поруч і обмінюються залишками.

Хто бачить закупівельну ціну й маржу в замовленні?

Права налаштовуються окремо: менеджер працює з відпускною ціною й рамкою знижки, а закупівельна ціна та маржа лишаються керівнику відділу й власнику. Так менеджер не може ані здати умови постачальника, ані самостійно зайти нижче межі рентабельності.

Чи можна відвантажити клієнту, у якого є прострочена дебіторка?

Так, але замовлення піде через погодження: система підсвічує суму боргу й кількість днів прострочення та блокує відвантаження до рішення керівника. Кредитний ліміт і відстрочка задаються по кожному контрагенту, тому постійному покупцеві з добрим платіжним досвідом погодження проходить за хвилини.