Для компании «БУХ+», которая предоставляет бухгалтерские услуги, была разработана CRM-система со следующими ролями: собственник, администратор, менеджер, старший бухгалтер, бухгалтер и юрист. Каждая роль видит свой объём данных, а права на изменение статусов задач разграничены на уровне системы.
Справочник отчётов
В справочнике «Отчеты» есть возможность добавить отчеты с определенными типами отчетности и периода, указать дату месяца — это дата, до которой нужно сдать отчет. В дальнейшем все эти данные необходимы для автоматического формирования задач по отчетам клиентов.
Клиенты и мессенджеры
В разделе «Клиенты» реализован поиск по ФИО, компании, адресу электронной почты и нику в Telegram, так же есть фильтры: по системе налогооблажения и по коду ЕГРПОУ.
В карточке клиента можно выбрать используемые им мессенджеры, и сразу через ссылку открыть с ним нужный чат. Viber и WhatsApp привязаны к номеру телефона, Telegram — к нику, поэтому переход в переписку занимает один клик прямо из таблицы клиентов.
Отчёты клиента
У каждого клиента есть вкладка «Отчеты», где можно увидеть список всех его отчетов: актуальных и неактуальных. Если отчет сделать неактуальным, то по нему не будут создаваться автозадачи.
Автоматическое создание задач
Для создания автозадач на сервере настроены кроны (CRON-задачи). Автоматическое создание таких задач происходит поэтапно, сначала месячные по их типам отчетности, затем — квартальные и годовые. Это архитектурное решение для разгрузки системы и исключения зависания этих процессов.
Так же система периодически зачищает старые записи, срок выполнения которых истек более чем два года назад и они были успешно завершены.
Автозадачи
В разделе «Автозадачи» есть следующие фильтры: по периоду дедлайна, ID автозадачи, статусу, просроченности, клиенту, отчету, типу отчетности, типу периода, ответственному, комментарию и его наличию.
Ответственные для таких задач формируются автоматически и только они могут изменить их статус, за исключением собственника и администратора, у которых в системе максимальные права. В случае отмены задачи необходимо указать её причину.
Задачи в таблице выделены разными цветами в зависимости от их статуса: красным — просроченные задачи, желтым — в работе, выполненные — зеленым, отмененные — серым. В карточке автозадачи видны дедлайн, клиент, отчет, тип отчетности и тип периода.
Задачи
Для обычных задач в компании разработан свой одноименный раздел со следующими фильтрами: по дате выполнения, автору, ответственному, статусу, просроченности, ID задачи и клиенту. При создании новой задачи ответственному пользователю приходит сообщение в CRM со ссылкой на карточку задачи.
В данном случае автор может выбрать другого исполнителя и закрыть задачу. Кроме ответственного изменить статус еще могут пользователи с суперролями в системе CRM. При этом автор получает уведомление об изменении статуса, которое загружается из базы данных онлайн — без перезагрузки страницы.
Собственник и администратор видят все задачи в системе, даже там, где они не ставили задачу и где они не являются исполнителями. У остальных в разделе только две вкладки: «Входящие» и «Исходящие».
Важная информация
В разделе «Важная информация» собственник вносит информацию в текстовое поле с возможностью форматировать текст, добавлять ссылки и изображения. В данном случае используется плагин summernote.
Результат
Отчётный календарь компании стал управляемым: система сама создаёт задачи к срокам сдачи, назначает ответственных бухгалтеров и юриста, а руководитель видит картину по всем клиентам в одном списке с фильтрами и цветовой подсветкой статусов.
Подробнее о возможностях отраслевого решения — на странице CRM-система для бухгалтерии.
Смотрите также наш кейс внедрения CRM для бухгалтерской компании — другая система в той же нише, с оплатами, консультациями и чатом.
Закажите разработку и внедрение CRM-системы — автоматизируем учёт клиентов, отчётности, задач и сроков сдачи.
