Для компанії «БУХ+», яка надає бухгалтерські послуги, була розроблена CRM-система з такими ролями: власник, адміністратор, менеджер, старший бухгалтер, бухгалтер і юрист. Кожна роль бачить свій обсяг даних, а права на зміну статусів завдань розмежовані на рівні системи.
Довідник звітів
У довіднику «Звіти» є можливість додати звіти з певними типами звітності та періоду, вказати дату місяця — це дата, до якої потрібно здати звіт. Надалі всі ці дані потрібні для автоматичного формування завдань за звітами клієнтів.
Клієнти та месенджери
У розділі «Клієнти» реалізований пошук за ПІБ, компанією, адресою електронної пошти та ніком у Telegram, так само є фільтри: за системою оподаткування та за кодом ЄДРПОУ.
У картці клієнта можна вибрати месенджери, якими він користується, і одразу через посилання відкрити з ним потрібний чат. Viber і WhatsApp прив’язані до номера телефону, Telegram — до ніка, тому перехід у листування займає один клік просто з таблиці клієнтів.
Звіти клієнта
У кожного клієнта є вкладка «Звіти», де можна побачити список усіх його звітів: актуальних і неактуальних. Якщо звіт зробити неактуальним, то за ним не створюватимуться автозавдання.
Автоматичне створення завдань
Для створення автозавдань на сервері налаштовані крони (CRON-завдання). Автоматичне створення таких завдань відбувається поетапно, спочатку місячні за їхніми типами звітності, потім — квартальні та річні. Це архітектурне рішення для розвантаження системи і виключення зависання цих процесів.
Так само система періодично зачищає старі записи, строк виконання яких минув більше ніж два роки тому і які були успішно завершені.
Автозавдання
У розділі «Автозавдання» є такі фільтри: за періодом дедлайну, ID автозавдання, статусом, простроченістю, клієнтом, звітом, типом звітності, типом періоду, відповідальним, коментарем та його наявністю.
Відповідальні для таких завдань формуються автоматично і лише вони можуть змінити їхній статус, за винятком власника й адміністратора, у яких у системі максимальні права. У разі скасування завдання необхідно вказати його причину.
Завдання в таблиці виділені різними кольорами залежно від їхнього статусу: червоним — прострочені завдання, жовтим — у роботі, виконані — зеленим, скасовані — сірим. У картці автозавдання видно дедлайн, клієнта, звіт, тип звітності та тип періоду.
Завдання
Для звичайних завдань у компанії розроблений свій однойменний розділ з такими фільтрами: за датою виконання, автором, відповідальним, статусом, простроченістю, ID завдання та клієнтом. При створенні нового завдання відповідальному користувачеві надходить повідомлення в CRM з посиланням на картку завдання.
У цьому випадку автор може вибрати іншого виконавця і закрити завдання. Крім відповідального, змінити статус ще можуть користувачі із суперролями в системі CRM. При цьому автор отримує сповіщення про зміну статусу, яке завантажується з бази даних онлайн — без перезавантаження сторінки.
Власник і адміністратор бачать усі завдання в системі, навіть там, де вони не ставили завдання і де вони не є виконавцями. У решти в розділі лише дві вкладки: «Вхідні» та «Вихідні».
Важлива інформація
У розділі «Важлива інформація» власник вносить інформацію в текстове поле з можливістю форматувати текст, додавати посилання та зображення. У цьому випадку використовується плагін summernote.
Результат
Звітний календар компанії став керованим: система сама створює завдання до строків здачі, призначає відповідальних бухгалтерів і юриста, а керівник бачить картину за всіма клієнтами в одному списку з фільтрами та кольоровим підсвічуванням статусів.
Докладніше про можливості галузевого рішення — на сторінці CRM-система для бухгалтерії.
Дивіться також наш кейс впровадження CRM для бухгалтерської компанії — інша система в тій самій ніші, з оплатами, консультаціями та чатом.
Замовте розробку та впровадження CRM-системи — автоматизуємо облік клієнтів, звітності, завдань і строків здачі.
